online vergaderen via het sociaal intranet
Met behulp van de vergaderingen module kun je in iedere groep op het sociaal intranet je vergaderingen beheren. Plan je overleg in een digitale vergaderruimte, stel agendapunten op, deel notulen, wijs taken toe aan deelnemers en leg besluiten vast — allemaal op één plek. Doordat deze module onderdeel is van je digitale werkplek, heb je geen losstaand systeem meer nodig. Alles zit geïntegreerd in het intranet. Dat maakt online vergaderen niet alleen overzichtelijk, maar ook een stuk effectiever.
Voordelen van online vergaderen op het sociaal intranet
- Toegankelijk voor alle medewerkers met toegang tot het intranet
- Makkelijk in gebruik
- Geen extra software/applicatie nodig als vergader- taken-, en notulentool
- Helpt bij de adoptie van het social intranet
- Heeft een Office 365 integratie
agendapunten verzamelen
Zodra een vergadering met tijdstip is aangemaakt kunnen hier nieuwe agendapunten aan toegevoegd worden. Dit kan op ieder moment, dus al vanaf het moment dat de meeting is aangemaakt, kunnen ze door alle leden van de groep toegevoegd worden. Ieder agendapunt heeft een titel, verwachte tijd om het te behandelen, een type om te zien wat er verwacht wordt, optioneel meerdere bestanden en optioneel de notulen. Bij ieder agendapunt wordt bijgehouden wie deze heeft ingevoerd en wanneer zodat hier geen ruis over kan ontstaan. Tijdens de vergadering kan bij ieder punt direct de notulen genoteerd worden zodat alles netjes bij elkaar staat.
besluiten en taken
Wanneer er besloten worden genomen over een agendapunt worden genomen, kunnen deze bij het agendapunt genoteerd worden en is onder het tabblad Besluiten een overzicht met alle besluiten van die vergadering te bekijken. Ook zijn er meerdere taken aan personen uit te delen die opgepakt moeten worden. Onder het tabblad Taken is een overzicht met alle taken van die vergadering te bekijken. Al je eigen taken vind je op /taken die via het icoon in de hoofdnavigatie (boven in beeld) te zien is. Taken zijn over te dragen aan andere collega’s. De status van een taak is door alle leden van de groep en vergadering te volgen zodat iedereen altijd up-to-date is.