Een goed sociaal intranet is voor én door medewerkers gemaakt. Een inkoppertje dat weten we, maar daarom niet minder belangrijk om nog even aan te stippen. Vaak genoeg is het sociaal intranet nog een feestje van de afdeling communicatie. Zonde, want binnen je organisatie zijn er vast genoeg enthousiaste medewerkers die zich in willen zetten als ambassadeur en het intranet naar een hoger niveau kunnen tillen. Maar hoe pak je dat aan? Geschikte ambassadeurs inzetten bij de opbouw van het sociaal intranet. Dat kunnen wij en een aantal van onze klanten je vertellen.
Alle medewerkers binnen jouw organisatie die op het sociaal intranet zitten, vormen samen een community. Kirsten Wagenaar, Communityexpert bij Bind, vertelde op onze kennisdag 2023 het volgende erover: een van de belangrijkste elementen van een succesvolle community is het vinden van de informele leiders. De aanjagers die een groot deel van de content helpen produceren en daarnaast andere aansporen ook te reageren en delen. Zonder deze groep mensen, die vaak maar uit 1% van de medewerkers bevat, is het niet vol te houden een sociaal intranet gevuld en levendig te houden. Ambassadeurs zijn de aanjagers van het sociaal intranet.
Inmiddels draait ons sociaal intranet al bij meer dan 200 (zorg)organisaties. Daardoor hebben we al aardig wat kennis en ervaring opgedaan over de inzet van ambassadeurs. Hieronder delen we daarom verschillende manieren waarop je ambassadeurs kan inzetten bij het opbouwen van je sociaal intranet.
Hoe eerder, hoe beter. Als het aankomt op ambassadeurs kun je niet vroeg genoeg beginnen met geschikte medewerkers betrekken bij het project sociaal intranet. Bij RST Zorgverleners werden medewerkers uit alle lagen van de organisatie al betrokken bij de keuze voor een nieuw sociaal intranet. Mark van Gameren: “Bij de laatste drie aanbieders hebben we ook andere medewerkers erbij gevraagd: wie biedt het beste plaatje/wat voelt vertrouwd en goed? We betrokken hierbij medewerkers uit alle lagen van de organisatie: uit de zorg, maar ook van P&O én Communicatie. Samen hebben zij geholpen de verschillende aanbieders te beoordelen.” Ook al blijft het groepje ambassadeurs in deze fase klein, je creëert zo wel vanaf moment één draagvlak binnen de organisatie. Dat kan zich in een latere fase nog verder uitbreiden.
Uiteraard hoef je dat voorbeeld niet te volgen, maar we raden wel aan echt niet veel langer te wachten met ambassadeurs inschakelen. Enthousiaste medewerkers zijn namelijk de perfecte klankbordgroep van je sociaal intranet in opbouw. Bij Markenheem zette ze medewerkers veelvuldig in om te testen. Leonie Scheerder: “Van begin af aan hebben we een klankbordgroep gehad met medewerkers uit de hele organisatie. Zij hebben onder andere een belangrijke rol vervuld in het testen van de werkplek: wat werkt en wat kan beter? We hebben het echt actief samen met de medewerkers bekeken.” En ook Bartiméus pakte het op die manier aan, aldus Sabine van Wanrooy: “We hebben tijdens het hele traject met toetsgroepen het intranet getest en feedback verwerkt. Dat blijven we ook in de toekomst doen. Vooral omdat we van de medewerkers willen horen waar ze tegenaan lopen en wat er beter kan.”
Een van de grootste hordes die je als organisatie moet nemen bij een nieuw sociaal intranet is het verzamelen, uitzoeken en schrijven van content. Informatie die verouderd is moet weg of herschreven worden. Terwijl er ook weer nieuwe informatie bij komt. Al deze content moet op het intranet een nieuwe (logische!) plek krijgen. Medewerkers kunnen daar ontzettend goed bij helpen. Zoals bij Zorgbalans legt Maikel Starreveld uit: “Zij hebben de medewerkers gevraagd naar hun ideale systeem en zich vervolgens volledig verplaatst in alle gebruikers. Vanuit hun perspectief zijn de menu’s en pagina’s ingericht en geschreven.”
Of bij Isala Ziekenhuis, aldus Gerben Hart: “Het project begonnen we met een contentworkshop waarbij zo’n twintig collega’s aangesloten waren, waaronder ook zorgmedewerkers. Er kwamen direct een aantal denklijnen naar voren o.a. over de hoofdnavigatie en het bundelen van informatie. Medewerkers in het ziekenhuis zijn heel praktisch ingesteld en willen snel informatie kunnen vinden. Daarom hebben we nu bijvoorbeeld de sectie ‘Weten en regelen’ gecreëerd. Dat vormt echt de basis van ons sociaal intranet.”
Iemand die even meekijkt terwijl je voor het eerst door het sociaal intranet navigeert, dat vinden veel medewerkers fijn. Vooral als ze niet zo technisch vaardig zijn. Woningcorporatie Welbions zette ook daar ambassadeurs voor in met het train-de-trainer principe. Nicole vertelt: “In acht trainingssessies hebben we iedereen in groepen overgebracht naar de nieuwe digitale werkplek. Hoe stel je iets in? Waar vind je welke informatie? Iedereen kreeg een training van ons. Op elke afdeling zat een ambassadeur en medewerkers die al eerder waren omgezet in de pilotfase. Dat werkte heel erg goed en zorgde dat kleine opstartproblemen snel waren verholpen.”
Al die succesverhalen, daar wil jouw organisatie de volgende keer toch ook bij staan?! Daarom nog een aantal snelle tips van ons, om direct goed van start te gaan met het inzetten van ambassadeurs.
- Betrek ambassadeurs vroeg in het proces | Dat kan al tijdens het keuzeproces zijn zoals RST Zorgverleners of zodra het project van start gaat en je gaat kijken naar de inrichting van het intranet. Probeer meteen te kijken naar wie er binnen je organisatie een waardevolle toevoeging is aan het project.
- Zorg ervoor dat alle lagen zijn vertegenwoordigd | Niet iedereen gebruikt het intranet op dezelfde manier. Per afdeling en per persoon kan dit heel erg verschillen. Door van alle lagen in de organisatie medewerkers te betrekken, creëer je voor iedereen een passende digitale werkplek.
- Heb ook voor de digitale vaardigheid van medewerkers | Een nieuwe digitale werkplek vraagt om een andere manier van werken. Voor sommige medewerkers is dat extra lastig omdat zij niet zo digitaal vaardig zijn of daar minder affiniteit mee hebben. Gebruik ambassadeurs ook vooral om anderen digitaal op weg te helpen. Dat scheelt de afdeling ICT veel vragen.
Nou klinkt het misschien alsof ambassadeurs vooral belangrijk zijn tijdens de opbouw van het sociaal intranet, maar niks is minder waar. Ambassadeurs moeten eigenlijk een vast onderdeel worden van het sociaal intranet om het up-to-date, levendig en relevant te houden. Hoe je medewerkers inzet als ambassadeur na de livegang, dat lees je binnenkort in deel 2.
