Isala had de wens én de noodzaak om in 2023 echt over te gaan op een nieuw sociaal intranet. Een portaal waar medewerkers alle informatie kunnen vinden, meer ruimte is voor sociaal contact en dat technisch helemaal up-to-date is. Na grondig onderzoek kwamen ze uit bij a&m impact als leverancier. Samen hebben wij de afgelopen maanden hard gewerkt om een mooie basis neer te zetten waar de organisatie vanaf moment één profijt van heeft.
De beslissing om over te stappen naar een nieuw sociaal intranet is vaak een proces van maanden soms wel jaren. Zo ook bij Isala. Gerben Hart, communicatieadviseur bij Isala, vertelt: “De wens voor een nieuw en modern systeem speelde al langer, met name bij de afdelingen Marketing en communicatie, HR en Informatie en ICT. Tijdens de coronapandemie misten we echt een centraal platform waar we berichten op konden delen met iedereen in de organisatie. Het systeem dat we hadden draaide op een oude SharePoint-omgeving, was statisch, niet mobiel toegankelijk en bood weinig ruimte voor samenwerken. Daarnaast hield ook de support voor deze omgeving op. Genoeg aanleiding voor ons om echt werk te gaan maken van een nieuw sociaal intranet.”
Met die stok achter de deur begonnen ze bij Isala aan de zoektocht naar een geschikte leverancier. Hoe pak je dat aan? Groots, aldus Gerben: “We hebben zelf veel online onderzoek gedaan, demo’s gezien en referentiegesprekken gehouden met andere ziekenhuizen met een social intranet. Daar kwam een aantal partijen uit waar we een programma van eisen hebben aangeleverd. Na deze eerste selectieronde bleven er vier partijen over die een pitch hebben gegeven voor onze projectgroep. Uiteindelijk viel daarbij de keuze op a&m impact met name door de ervaring die zij hebben in de zorg. Daardoor merkten wij direct dat onze visie voor het intranet hetzelfde is: de zorgmedewerker ontlasten.”
De projectgroep werd tijdens de beslissingsfase voor een leverancier bewust klein gehouden, met alleen Marketing en Communicatie, Informatie en ICT, Inkoop en HR. Toen het project echter van start ging, werden collega’s uit alle lagen van de organisatie betrokken. Gerben: “Het project begonnen we met een contentworkshop met a&m impact. Daarbij waren zo’n twintig collega’s aangesloten, waaronder ook zorgmedewerkers. Die eerste sessie was ontzettend waardevol. Er kwam direct een aantal denklijnen naar voren o.a. over de hoofdnavigatie en het bundelen van informatie. Medewerkers in het ziekenhuis zijn heel praktisch ingesteld en willen snel informatie kunnen vinden. Daarom hebben we nu bijvoorbeeld de sectie ‘Weten en regelen’ gecreëerd. Dat vormt echt de basis van ons sociaal intranet.”
De samenwerking met a&m impact was sowieso heel positief. Gerben: “Eigenlijk begon dat bij de pitch al. Niet alleen de gedeelde visie, maar ook de flexibele en frisse houding van a&m impact sprak ons aan. Die lijn heeft zich gedurende het hele project doorgezet. Het contact met onze projectmanager bij a&m impact, Maikel Starreveld, was heel laagdrempelig: via de mail, een berichtje op Trello of soms gewoon een appje. Hij was altijd betrokken. Tel daar de technische kennis bij op, waardoor ook onze ICT-afdeling volledig ontzorgd kan worden, en je hebt gewoon een hele fijne samenwerking.” Maikel kan dat alleen maar beamen: “Het was mooi om te zien hoe er bij Isala heel goed –decentraal– is gewerkt aan content. De kwaliteit en structuur werd bewaakt door Gerben en communicatie, maar er is vanuit allerlei rollen in de organisatie input geleverd. Zij gingen ook direct zelf aan de slag waardoor het eigenaarschap van de informatie direct op de juiste plek kwam te liggen. Dat werkte heel prettig.”
In juni ging het sociaal intranet van Isala live. Althans een kleine variant van waar zij uiteindelijk naar toe willen. Gerben: “Onze focus lag echt op klein beginnen met dat wat voor onze organisatie het belangrijkst is. Dus: alle noodzakelijke content is over en de belangrijkste functionaliteiten en applicaties werken. Er is daarbij ook ruimte voor luchtigere onderwerpen. Zoals de groep ‘Marktplaats’ die nu vrij prominent is weergegeven. Op het oude systeem heette dit prikbord werd dit heel veel gebruikt om leuke berichten onderling te delen. Het zorgt op het nieuwe sociaal intranet voor herkenning en een makkelijkere overgang.” In de volgende fase gaat Isala nadenken over nieuwe integraties op het sociaal intranet.
Dat een livegang van het sociaal intranet reden is voor een feestje, dat wisten ze bij Isala wel. Met taart en slingers werd de geboorte van hun nieuwe werkplek goed gevierd. Maar niet alleen op locatie, ook online was het een succes. Gerben: “Onze medewerkers reageerden heel enthousiast! Vooral de groepen en de tijdlijn, wat toch nieuwe features zijn ten opzichte van de oude omgeving, worden nu al veelvuldig gebruikt. Dat sociale aspect slaat heel goed aan. Verder hebben we ook relatief weinig vragen gekregen en kunnen onze medewerkers er nu al goed mee uit de voeten. En dat is vooral waar we voor gingen: een zo geruisloze overgang en onze zorgmedewerkers ontlasten.” Maikel vult aan: “Bij Isala is hard gewerkt aan een mooie en frisse vervanger van het oude intranet. Dat levert een mooie basis op waar we nog allerlei moois op kunnen verwezenlijken.”
Laat het ons weten! Wij vinden het namelijk hartstikke leuk om meer te vertellen over de oplossingen die wij creëren en de werkwijze die wij hanteren. Dus ben je benieuwd naar het project bij Isala of wil je gewoon eens sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie. Laat je gegevens achter en dan nemen we contact op.
