De nieuwe digitale werkplek van RST Zorgverleners is een feit! Toen begin 2022 bleek dat het huidige sociaal intranet niet voldeed aan de verwachtingen en wensen van de organisatie, begon de zoektocht naar een nieuwe digitale werkplek. Een die écht het startpunt van de medewerker moest gaan worden. Best een zoektocht, met zoveel aanbod. Hoe hebben ze dat aangepakt? Wat leidde uiteindelijk tot hun keuze voor a&m impact? En hoe verliep de samenwerking verder tot aan de livegang?
Om te weten waar je heen wil, is het altijd goed om te kijken waar je vandaan komt. Al helemaal als je al bekend bent met een sociaal intranet. Mark van Gameren, communicatieadviseur bij RST Zorgverleners vertelt: “Als organisatie liepen wij er tegenaan dat het vorige intranet vooral een intern communicatiemiddel was. Dat terwijl wij juist op zoek waren naar een digitaal communicatiemiddel dat dient als het startpunt van de werkdag van iedere RST’er. Het huidige intranet, de verschillende medewerker- en cliëntportalen en applicaties daarnaast zorgden voor versnipperde informatie en communicatie. Vanuit die behoefte om een meer gecentraliseerd portaal te hebben, zijn we verder gaan kijken.”
Nadat de knoop was doorgehakt voor een digitale werkplek, begon de zoektocht. De ICT’ers gingen de boer op en zijn uitgebreid gesprekken gaan voeren. Uit die gesprekken kwamen drie aanbieders naar voren. Op dat punt werden ook andere medewerkers betrokken: wie biedt het beste plaatje/wat voelt vertrouwd en goed? Mark: “We betrokken hierbij medewerkers uit alle lagen van de organisatie: uit de zorg, maar ook van P&O én Communicatie. Mede door de kennisdag van a&m impact was het een eyeopener voor ICT om Communicatie eerder en sneller te betrekken in het proces. Dat is bij dit als groot project begonnen, maar voeren we nu ook verder in de organisatie door.”
De visie van RST Zorgverleners is dat de medewerkers de digitale werkplek gaan zien en gebruiken als startpunt van de werkdag. Een startpunt waarop je alles wat je nodig hebt meteen kunt bereiken, denk aan informatie, (samenwerkings)groepen en applicaties zoals AFAS, HelloID, Vilans en Ons. Het koppelen van applicaties was een wens die bij zowel ICT, Communicatie en zorgmedewerkers speelde. Mark: “Wat wel interessant was, was dat iedereen het vanuit een andere kant bekeek. Als communicatieadviseur achter een computer kun je applicaties ook via het bureaublad makkelijk bereiken, terwijl het voor een ambulant zorgmedewerker heel veel kan schelen als het geïntegreerd is in de digitale werkplek.” De applicaties die medewerkers gebruiken blijven intact, maar door Single Sign-On (eenmalig inloggen) kan elke RST’er meteen door.
De rol van zorgmedewerkers was bij RST Zorgverleners tijdens dit project echt leidend. Door hen vanaf moment één te betrekken kon het sociaal portaal worden ingericht naar hun wensen en behoeftes. Immers, de digitale werkplek is vooral bedoeld om hun werk efficiënter en leuker te maken. Zo konden zorgmedewerkers beter aangeven welke inrichting van bijvoorbeeld de kennisbank of het serviceplein het beste was. Mark: “De digitale werkplek werd in eerste instantie opgezet voor medewerkers in de verpleging en verzorging en voor ondersteunend personeel. Maar we kwamen snel tot de conclusie dat het veel sneller ook naar andere onderdelen van de organisatie, zoals kraamzorg en huishoudelijke ondersteuning uitgebouwd kon worden. Het was mooi hoe we direct breder zijn gaan kijken in het uitzetten van de digitale werkplek binnen de organisatie.”
De zoektocht naar een nieuwe digitale werkplek leidde vlak voor de zomervakantie naar a&m impact. In september werden de eerste stappen gezet onder leiding van een externe projectleider. “De samenwerking verliep heel prettig, mede door de korte lijntjes die we hadden binnen RST Zorgverleners zelf en met a&m impact,” aldus Mark. “Iedere vrijdag werkten we gezamenlijk aan het project en begonnen we met een dagstart: waar zijn we mee bezig, wat zijn hick-ups, wat gaat goed, waar lopen we tegenaan. Vanuit daar konden we verder kijken.” Maikel Starreveld, projectmanager bij a&m impact, vult aan: "Samen afstemmen op de vrijdag hoe we ervoor stonden en waar we in de opvolgende week de meeste waarde toe konden voegen, dat werkte fijn! Binnen een korte tijd hebben we een portaal gebouwd op basis van de input vanuit de zorg, maar ook met bijzonder veel kennis vanuit de afdelingen ICT en Communicatie van RST."
Op 19 december is de nieuwe digitale werkplek gelanceerd! Tijdens de online eindejaarsbijeenkomst waar veel medewerkers bij aanwezig waren, is een eerste preview getoond en de naam van de nieuwe digitale werkplek bekend gemaakt. De naam? Floor. Geen toevallig gekozen naam, maar een verwijzing naar Florence Nightingale, de grondlegster van de moderne verpleegkunde. Klaar voor een frisse start in het nieuwe jaar!
