Net als veel andere zorgorganisaties kent Zorgbalans meerdere locaties, afdelingen en teams die in verschillende plaatsen en buurten actief zijn. Maar hoe stimuleer je de onderlinge verbondenheid en zorg je dat je samen één identiteit uitstraalt? Het door a&m impact neergezette intranet geeft Zorgbalans daarbij een duwtje in de rug.
In Kennemerland en Zuid-Holland Noord bundelt Zorgbalans haar krachten in allerlei vormen van ouderenzorg en maatwerkondersteuning. Dit wordt uitgevoerd door bijna 4000 medewerkers en meer dan 900 vrijwilligers. De verleende zorg kan van tijdelijke of langdurige aard zijn. Behalve dat er zorg aan huis wordt geboden, zijn de cliënten ook welkom op de verschillende gespecialiseerde dag- en ontmoetingscentra of de dertien woonzorglocaties.
Het werken met een intranet kent Zorgbalans wel; een paar jaar geleden was een dergelijk systeem namelijk binnen de thuiszorg opgezet. Willemieke van Dam, werkzaam op de afdeling Communicatie van Zorgbalans: ‘Zij werken in buurtteams en het hele idee was dat dit instrument de communicatie tussen de teams zou bevorderen. Het werd dan ook voornamelijk door hen gebruikt en de andere collega’s wisten vaak niet eens dat we zoiets binnen onze organisatie hadden. Dat wilden we anders, dus besloten we dat we eigenlijk voor heel Zorgbalans zo’n portaal moesten hebben.’
Kon het oude intranet worden uitgebreid of was het slimmer om iets nieuws te kiezen? Een kennismaking met a&m impact gaf al snel de doorslag. Willemieke: ‘Het moest wat ons betreft hét interne communicatiemiddel van Zorgbalans worden en we zagen dat a&m impact binnen de zorgbranche al veel ervaring op dat vlak had. En hun portalen zagen er goed uit. Daarom hadden we er wel vertrouwen in.’
Een nieuw systeem past ook beter bij de missie en strategie binnen Zorgbalans waarbij ‘verbindend’ een van de kernwaarden is. Willemieke: ‘Meer verbinding maken tussen onze ‘eilandjes’ werd daarin opgesomd als een van de belangrijkste speerpunten. We zitten op zoveel verschillende plekken met onze ontmoetingscentra, woonzorglocaties en ook nog onze thuiszorg; je wilt als medewerker dus zien wat er overal speelt. Het portaal van a&m impact had alle potentie om dat tot stand te brengen.’
Inmiddels is het nieuwe intranet, dat de naam ‘InZorgbalans’ kreeg, op alle computers en mobieltjes van de medewerkers te bereiken. Willemieke: ‘Het is zo opgezet dat je je werkdag ermee kunt beginnen. Rechtsboven staan je applicaties en je kunt ook zoeken in onze protocollen en procedures, via de link met onze kennisbank. Een groot verschil met het vorige systeem is dat er nu ook meer ruimte is voor het delen van nieuws op de tijdlijn door onze collega’s. Dat staat ook prominenter in beeld.
Het valt op dat de indeling en inhoud vrijwel volledig vraaggestuurd is opgezet. Het is dus niet ingestoken op basis van afdeling en organisatiestructuur, zoals doorgaans gebruikelijk is op sites en portalen, benadrukt Maikel Starreveld, die het project vanuit a&m impact coördineerde. ‘Zorgbalans heeft de medewerkers gevraagd naar hun ideale systeem en zich vervolgens volledig verplaatst in alle gebruikers. Vanuit hun perspectief zijn de menu’s en pagina’s ingericht en geschreven. Wij kennen eigenlijk weinig portalen waar dit door de klant zo goed is gedaan.’
Een mooi voorbeeld is volgens Maikel het onderdeel verlof. ‘Wil je weten hoe het binnen Zorgbalans zit met het ouderschapsverlof, dan kun je via het menu alles daarover vinden en de voorwaarden nalezen. Maar ook krijg je meteen een knop in beeld waarmee je dat verlof gelijk kunt aanvragen. Dat is net dat stukje extra service en indenken, en levert een stuk tijdsbesparing op. Je hoeft nu niet meer na te gaan of je dat verlof nu bij HR moet aanvragen of via je manager moet regelen; je verzoek wordt via het portaal automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon. Zorgbalans heeft dit echt heel goed uitgewerkt.’
Ook is veel aandacht besteed aan de grafische ondersteuning. Het portaal opent met allerlei tegels die samen een groot keuzemenu vormen. Maikel: ‘Bij de meeste zorgportalen heb je vaak combinaties van beeld en toelichtende tekst. Maar bij Zorgbalans zijn de gekozen plaatjes, inclusief paginatitels, zo herkenbaar gemaakt dat de tekst weggelaten kon worden. Er zijn vooral foto’s van eigen mensen en situaties binnen Zorgbalans gebruikt. Die afbeeldingen passen ook nog eens mooi bij elkaar en bij alle tekstuele content. Dat zorgt voor een prettig ogend geheel en werkt lekker.’
Momenteel draait het intranet nog mee op de bestaande IT-infrastructuur van Zorgbalans. Maar gaat dat de komende tijd veranderen, dan kan het intranet daar zonder veel moeite op aansluiten. Maikel: ‘We zetten momenteel al, samen met STLN, het portaal via een testomgeving in voor een PoC (proof of concept), inclusief een koppeling met Azure en Microsoft365 en Liquit. Met een Microsoft account kun je dan via Single Sign On heel makkelijk je applicaties en documenten openen, zonder extra in te loggen. Dan kan ook Sharepoint worden geïntegreerd. Het is de bedoeling dat het intranet straks hét startpunt wordt van je dag, waarin je alles kunt vinden dat je nodig hebt voor je werk.’
In de tussentijd gaat Zorgbalans zeker nog een aantal functionaliteiten verfijnen en uitbreiden. Willemieke: ‘We hebben een HR gedeelte waarbinnen we ook een stuk onboarding willen gaan doen. Zodat je, voordat je in dienst komt, al goed kunt inlezen.’ En ook maakt het portaal het inpassen van zorgtechnologie mogelijk. Dat is ook weer een van de speerpunten waar Zorgbalans momenteel op inzet. ‘We zijn daar al in kleine stapjes mee begonnen. Zo gebruikt de thuiszorg al een reserveringsmodule waarmee cliënten of ondersteuners makkelijk een zorgrobot of snoezelzeehond kunnen reserveren. Of ze kunnen checken of er bijvoorbeeld een druppelbril beschikbaar is.’
Het uitwisselen van informatie via groepen – waarin zich vooral de kracht van een intranet toont – mag volgens Willemieke nog wel groeien. ‘Dat willen we dus nu veel onder de aandacht brengen en ook laten zien hoe leuk het is als je daar zelf actief in bent. En dat je helemaal vrij bent om zelf blogs, filmpjes of nieuwtjes te publiceren, dat hoeft allemaal niet meer via ons te lopen. We hebben zelf al wat groepen gemaakt, zoals voor onze ontmoetings- en woonlocaties, maar medewerkers kunnen ook groepen maken als ze samen in een project zitten of met collega’s overeenkomstige interesses hebben.’
Tenslotte is de samenwerking met a&m impact Zorgbalans ook goed bevallen. Daarom mogen ze straks ook de vernieuwing van de website oppakken. Willemieke: ‘Ze zijn vrij relaxt, lekker nuchter, ze geven vlot antwoord en ze staan overal voor open. Je hoort ook niet snel dat iets niet kan. Binnen onze afdeling vormt het intranet maar een klein deel van onze taken, terwijl je, als je het heel goed wilt doen, er vele uren aan kunt besteden. Daarom is het heel fijn dat a&m impact ook na de oplevering vinger aan de pols houdt en ons waar nodig ondersteunt.’
