Je browser is verouderd en geeft deze website niet correct weer. Download een moderne browser en ervaar het internet beter, sneller en veiliger!

Sociaal intranet als onderdeel van digitale professionalisering Markenheem

Als je het doet, doe het dan goed! Dat was het motto van Markenheem toen zij eind 2019 besloten om een sociaal intranet te introduceren binnen de organisatie. Een ambitieus plan werd opgezet om niet alleen een nieuwe werkplek te implementeren, maar ook de verouderde techniek, hardware én het huidige IT-beheer aan te pakken. Deze digitale professionalisering leidde eind 2022 tot het nieuwe sociaal intranet genaamd JIP. Een mooie basis waarop alle volgende technologische ontwikkelingen kunnen landen.

Markenheem

Met zorg dichtbij biedt Markenheem ouderen in de regio Doetinchem en Bronckhorst een warm thuis. Op verschillende woonlocaties en in de thuiszorg, dagbestedingslocaties en bij de cliënten thuis door het bieden van hulp bij huishouden maakt Markenheem het haar missie om het leven van ouderen, maar ook mantelzorgers en verwanten, mooi te maken. Dat doen zij door de cliënt écht te leren kennen en de zorg af te stemmen op de persoonlijke wensen en behoeften.

Digitale strategie

De keuze voor een nieuw sociaal intranet had alles te maken met de digitale strategie die Markenheem heeft uitgezet. Leonie Scheerder, Projectleider bij Markenheem: “Centraal in het digitaliseringsprogramma staat de professionalisering van Markenheem. Daar is het mee begonnen. Bedrijfsprocessen moeten geoptimaliseerd worden en de digitale middelen moeten in dienst komen van het werk op de werkvloer. Het sociaal intranet is daar een heel groot onderdeel van, maar bijvoorbeeld ook de introductie van het Elektronisch cliëntdossier (ONS), Microsoft365 en Afas en –in de toekomst— nieuwe Domotica. Alles valt onder onder het digitaliseringsprogramma.”

Alles op de schop

Voordat tot realisatie van het nieuw sociaal intranet overgegaan kon worden, moesten daarom eerst andere stappen worden genomen. Remy Laurensse, Teammanager ICT en Servicedesk bij Markenheem: “We liepen er op een gegeven moment tegenaan dat wij zowel op het gebied van hardware als techniek een sterk verouderde omgeving hadden. Vanuit de medewerkers en ICT was daar best veel frustratie over. Gaan we echt een nieuw sociaal intranet implementeren op een omgeving die wankelt? Met applicaties die niet goed werken omdat ze antiek zijn? Toen hebben we, vrij ambitieus, besloten alles in één keer aan te pakken.”

Keuze snel gemaakt

In de zoektocht naar een geschikte leverancier voor het sociaal intranet werd het al vrij snel duidelijk dat het a&m impact moest worden. Remy: “Niet alleen sprak het intranet ons heel erg aan, het speelde ook mee dat onze website en werken-bij website al door a&m impact zijn gebouwd. Nu is het beheer voor iedereen, maar vooral voor communicatie, hetzelfde op alle drie de platformen. Niet drie aparte systemen, maar één CMS.” Om helemaal met een schone lei te beginnen werd in deze periode ook van ICT-partner gewisseld. Pink Elephant pakte vanaf dat moment het technische onderdeel van de digitale werkplek op binnen het project.

Behoefte voor contact

De complete technische ommezwaai was noodzakelijk voor Markenheem, maar minstens zo belangrijk was het contact met én tussen collega’s. Leonie: “Heel basaal had niet iedereen in de organisatie een eigen e-mailadres. We mailden wel veel kleine berichtjes, nieuws of informatie, maar dat bereikte dus niet iedereen. In de basis moest het sociaal intranet vooral een manier worden om elkaar te bereiken en te informeren. Later kwamen daar ook andere behoeften bij zoals het samenwerken in documenten – alles stond nog lokaal op schijven – en het werken in teams en toegang tot applicaties zoals ONS en nCare. Het sociaal intranet biedt daar de oplossing voor.”

Medewerkers meegenomen in het proces

De rest van de wensen werden vooral verzameld bij de medewerkers. Leonie: “Van begin af aan hebben we een klankbordgroep gehad met medewerkers uit de hele organisatie. Denk aan teammanagers, medewerkers van facilitaire afdelingen, uit de staf en bedrijfsbureau, maar ook collega’s uit de wijk, hulp bij huishouden en zorgmedewerkers van locaties. In een aantal design thinking sessies, mede begeleid door impact, hebben we naar het hele ontwerp gekeken. Daarnaast hebben medewerkers ook een belangrijke rol vervuld in het testen van de werkplek: wat werkt en wat kan beter? We hebben het echt actief samen met de medewerkers bekeken. Remy beaamt dit: “Vooral niet meer vanuit de gedachte, wij weten wel wat het beste voor je is.”

Persona’s

Het invullen voor collega’s gebeurde ook regelmatig bij het toewijzen van applicaties en rechten. Remy: “Vroeger bepaalde ICT voor medewerkers wat zij nodig hadden, puur op basis van functie of wat andere collega’s in een vergelijkbare rol gebruikte. Daar wilden we vanaf. Wij zijn mee gaan lopen en ons af gaan vragen: 'Welke functies zijn er allemaal?’ en ‘Werkt iemand thuis, op locatie of mobiel?’. Met die informatie zijn in samenwerking met de klankbordgroep persona’s gecreëerd en op basis daarvan worden applicaties, hardware middelen en autorisaties gekoppeld aan nieuwe medewerkers. Voor ICT maakt dat het werk een stuk makkelijker en efficiënter omdat je niet meer alles per medewerker hoeft uit te zoeken.”

Adoptie

In oktober 2022 was het tijd om alle medewerkers over te laten gaan naar de nieuwe werkomgeving met daarbij het nieuwe intranet, genaamd JIP (Jouw Informatie Punt). Om dat in goede banen te leiden werd er heel veel tijd en aandacht gestopt in de adoptie. Leonie: “Wij hebben verschillende dingen gedaan: handleidingen, video’s en een fysieke kaart die iedere medewerker heeft gekregen. Waar we echter het meeste tijd in hebben gestopt is persoonlijke begeleiding. Op iedere locatie zijn we vijf tot zeven dagen aanwezig geweest om iedereen te helpen inloggen en wegwijs te maken op het portaal. Voor medewerkers met een eigen laptop hebben we op kantoor een training georganiseerd. Live contact en écht even meekijken met de medewerker was ontzettend waardevol voor de adoptie.”

De rol van het bestuur is bij de adoptie ook heel belangrijk geweest, aldus Remy: “Wat daarin ook echt een verschil heeft gemaakt is dat medewerkers vanuit de organisatie de ruimte kregen om vier uur te schrijven om het sociaal intranet en de werkplek te leren kennen. Om het zich eigen te maken en video’s te kijken, maar ook om vragen te stellen aan ons. Het was niet iets wat ze even tussendoor moesten leren. Je merkt dat er daardoor hele andere vragen binnen komen op de servicedesk.”

Plannen voor de toekomst

Terwijl ze al heel blij zijn met wat er nu staat, zien Remy en Leonie ook kansen voor de toekomst. Remy: “Ons digitaliseringtraject loopt nog tot 2024, dus de komende tijd gaat de focus op verschillende applicaties en technologisering, zoals het koppelen van AFAS. Het sociaal intranet vormt in ieder geval een mooie basis om al deze doorontwikkelingen op te laten landen.” Leonie vult aan: “Verder zijn we bezig met de beheerstructuur aan te passen. Met afgevaardigden uit de organisatie willen we beheergroepen creëren die beslissingen maken over toekomstige plannen en wensen. Vraagstukken zoals ‘hoe kunnen we nieuwe functionaliteiten gebruiken’ kunnen daar worden besproken. Zo zorg je ervoor dat ook het portaal zelf blijft doorontwikkelen.”

Thuiswedstrijd

De samenwerking tussen Markenheem en a&m impact was voor beide organisaties een thuiswedstrijd te noemen. Niet alleen zitten beiden in Doetinchem, maar door eerdere gezamenlijke projecten was de werkwijze ook bekend. Remy: “We hadden standaard één vaste projectdag met Pink Elephant en Daan Seegers, projectmanager bij a&m impact, haakte daar regelmatig een dagdeel bij aan. Dat werkte ontzettend prettig omdat je veel gemakkelijker met elkaar overlegt én het ook stuk gezelliger maakt. Als je elkaar wekelijks live ziet, dan ontstaat er een ander soort samenwerking waarin je soms ook wat harder kan zijn. Met respect en waardering hebben we een fijne samenwerking en goed resultaat neergezet.”

Meer weten?

Een digitale ontwikkelingsslag zorgt voor veel verandering binnen je organisatie. Een sociaal intranet kan de perfecte basis vormen voor jouw organisatie om alle toekomstige ontwikkelingen op te laten landen. Wil je meer weten over hoe Markenheem dit heeft aangepakt of sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan even contact op, dan praten we verder.

Hoe ze dit hebben aangepakt?

Daan kan alles vertellen

Daan
Seegers
Projectmanager
[javascript protected email address]
Benieuwd geworden?

Laten we bellen!

Wil je meer weten over onze producten? Laat je telefoonnummer achter en we nemen z.s.m. contact met je op.

© 2024 a&m impact