Het is feest, want je sociaal intranet is live! Samen met medewerkers hebben jullie maanden hard gewerkt om een prachtige oplossing neer te zetten. Toch komt na een tijdje de vraag, hoe houden we medewerkers net zo enthousiast en betrokken als in het begin? Nou, bijvoorbeeld door een klein groepje medewerkers in te zetten als ambassadeurs! Een tijdje terug deelden we al dit artikel over de waarde van ambassadeurs tijdens de opbouw van het intranet. In deel 2 delen wij (en onze klanten) je hoe je medewerkers na livegang kan inzetten.
De grote vraag: hoe vind je de juiste medewerkers die passen bij de rol van ambassadeur? Kirsten Wagenaar, Communityexpert bij Bind: “In veel gevallen kun je de ambassadeurs van een community er wel uitpikken. Denk aan iemand die regelmatig wat plaatst op een tijdlijn of altijd ideeën pitcht. Toch zijn ze niet altijd zo zichtbaar. Soms is er onderzoek nodig om ambassadeurs te ontdekken. Breng in kaart welke kenmerken belangrijk zijn voor jouw community. Als je die kenmerken hebt, kun je op zoek gaan naar een selecte groep die daarbij past. Je kunt hen om suggesties en input vragen, waaruit blijkt of zij geschikt zijn als informele leider. Zo zoek en creëer je de informele leiders die je nodig hebt.”
Margret Schout is regieverpleegkundige bij Marga Klompé en is het perfecte voorbeeld van een ambassadeur. “Het sociaal intranet van onze organisatie stond al, maar werd nog veel te weinig gebruikt. Ik zag meteen kansen om zaken die voorheen verspreid waren, te verzamelen op het sociaal intranet. Daarom ben ik zelf alle mogelijkheden gaan ontdekken. Hoe kan ik mijn team ondersteunen in hun werk door het sociaal intranet optimaal in te richten? Aan de inrichting van onze groep heb ik aardig zitten sleutelen en nog steeds krijg ik van collega’s input om informatie toe te voegen. Wat ik heb toegepast zie ik nu langzaam als een olievlek bij meerdere teams terugkomen.”
Als je de juiste collega’s hebt gevonden die vol enthousiasme en energie aan het sociaal intranet willen werken, dan is het tijd om ze ook effectief in te gaan zetten. We delen een aantal manieren met je waarop je ambassadeurs kan inzetten om het sociaal intranet draaiend en up-to-date te houden.
Het liefst heb je natuurlijk alle medewerkers regelmatig op het sociaal intranet. Een participatie van 100% ga je echter nooit halen, dat moet ook niet je streven zijn. Je kan er echter wel voor zorgen dat zoveel mogelijk medewerkers actief zijn. Juist omdat ambassadeurs opereren vanuit hun eigen enthousiasme voor het portaal, zijn zij perfect in te zetten om de terughoudende collega’s te overtuigen het intranet (meer) te gebruiken. Zoals ze bij Jeugdstem (voorheen AKJ) deden. Rick Komen: “We werken in vijf provincies en benoemden binnen elk van deze vijf teams iemand die het voortouw nam. Deze medewerker gaf binnen deze teams een introductie over het portaal en maakte collega’s enthousiast over het gebruik.”
Als ouderenorganisatie weet Warande als geen ander hoe digitale vaardigheden per persoon kunnen verschillen. Daarom hebben wij medewerkers ingezet als digicoach om collega’s op weg te helpen. Dirk Boomstra zei daarover: “Alles draait om trainen, trainen en het blijven trainen van je medewerkers. Alleen op die manier kun je de overgang naar een nieuw sociaal intranet laten slagen. Wij hebben een paar maanden de tijd genomen om alle mensen te instrueren met workshops en webinars en daarop ook stevig geïnvesteerd. Als opvolging hebben we ook digicoaches aangesteld die daarna de vragen opvangen en collega’s verder wegwijs maken.”
Het intranet omvat vele verschillende modules, functionaliteiten en pagina’s die gevuld moeten worden met informatie. Communicatie kan dan wel mooie teksten schrijven, de inhoud die moet soms echt van afdelingen zelf komen. Zo heeft Mondriaan heel veel tijd gestopt in de onboarding, die is opgezet door Mandy Sijstermans, opleidingsadviseur bij de GGZ-instelling. In haar presentatie tijdens het Nationaal Intranetsymposium zij ze daar dit over: “Een deel van de informatie konden wij inhoudelijk vanuit onze afdeling niet vullen. Daarom hebben wij een projectgroep opgericht met medewerkers van verschillende disciplines die allemaal hun deel van de content hebben gevuld. Zij weten allemaal wat medewerkers op het gebied van HR, Communicatie of zorg nodig hebben in die eerste fase. Van die expertise moet je gebruik maken.”
Het is allemaal makkelijker gezegd dan gedaan natuurlijk, goede ambassadeurs vinden. Toch kun je zelf daar een groot aandeel in hebben. We hebben nog wel wat snelle praktische tips voor je om aan de slag te gaan:
-
Ga actief op zoek naar ambassadeursSoms zullen de perfecte ambassadeurs zich uit zichzelf aandienen. Doen ze dat niet? Geen zorgen, met een beetje onderzoek kun je toch die geschikte collega vinden die misschien wat stiller, maar wel vol ideeën zit.
-
Wijs een verantwoordelijke aan
Dat communicatie een groot aandeel heeft in het sociaal intranet, dat is geen geheim. Maar ook zij hebben niet alle wijsheid (lees inhoudelijke kennis) in pacht. Geef mensen dan ook de verantwoordelijkheid over bepaalde pagina’s of modules en geef ze daarin ook de vrijheid. Dat stimuleert extra om met het sociaal intranet bezig te zijn.
-
Geef terug aan medewerkers
Als ambassadeurs zijn medewerkers extra waardevol voor jouw organisatie. In de beginfase van het sociaal intranet, maar ook daarna. De technologie blijft constant in ontwikkeling, dus je zal ambassadeurs altijd nodig hebben. Laat ze dan ook vooral weten hoe belangrijk ze zijn, dan houd je ze ook langer verbonden.
Zoals je ziet, hebben we aardig wat ervaring bij verschillende zorgorganisaties. Al maakt het eigenlijk niet uit in welke branche je werkt, ambassadeurs voor het sociaal intranet zijn altijd waardevol. Wil je eens sparren over een sociaal intranet voor jullie organisatie? Of hoe je medewerkers stimuleert actiever te worden? Laat je gegevens achter, dan gaan we graag met je in gesprek!
