Toen a&m impact een intranet voor Stichting AKJ in Amsterdam ontwikkelde, moest dat vooral eenheid brengen in alle informatiestromen. Inmiddels is het portaal een vol jaar in gebruik, wat leidde tot een nieuwe manier van communiceren binnen deze jeugdhulporganisatie. Tegelijkertijd lagen er technische uitdagingen door een koppeling met Microsoft 365. Wat maakte de uitrol bij het AKJ zo succesvol?
Het AKJ is een landelijke, onafhankelijk organisatie van vertrouwenspersonen die inzetbaar zijn voor de jeugdhulp. Jongeren, ouders en begeleiders kunnen hier terecht voor informatie & advies of ondersteuning. Rick Komen, Manager Facilitair & ICT bij het AKJ: ‘We hadden voorheen een flink verouderd intranet. Dat was totaal niet interactief. Het bestond uit een aantal bestanden, geplaatst op de ‘achterkant’ van onze website. Met een inlog kon je daar dan bij. Onze medewerkers gaven al langer aan dat ze behoefte hadden aan een moderner systeem. Mijn toenmalig collega Ingrid Verver, Beleidsmedewerker Communicatie, heeft dit project toen opgezet en geleid. Ik ben als technische ondersteuning betrokken geweest.’
De sociaal intranetoplossing van a&m impact leek AKJ daarvoor het meest geschikt. Daan Derksen, projectmanager vanuit a&m impact: ‘We hebben het portaal bij het AKJ zo opgezet dat het op een gestructureerde manier alle informatie bevat die voor de medewerkers relevant is. Je vindt er het laatste nieuws, treft er gegevens over collega’s en hun expertises en laat automatisch zien hoe de organisatie in elkaar steekt. Ook is er een uitgebreid overzicht van alle bijscholingsmogelijkheden. Van een uitgebreide aanbod cursussen en leergangen tot een goed gevulde kennisbank.’
De uitrol van het nieuwe portaal zette voor het AKJ ook een andere manier van communiceren in gang. Rick: ‘We kozen er bewust voor om vanaf dat moment al onze nieuwsberichten op het portaal te zetten. Het e-mailen is daardoor flink geminimaliseerd. Dat werkt prettig, want iedereen kan die berichten op zijn eigen moment bekijken. Bovendien hoef je niet meer alle opvolgende replies, bij te houden. Wijzigingen en updates worden namelijk centraal aangepast. De mogelijkheden om nieuws aan te bieden zijn een flinke verbetering ten opzichte van de oude situatie.’
Ook alle protocollen, handboeken en kennispagina’s staan in het portaal - met handige zoekfunctie. Een vergroting van de zelfredzaamheid was dan ook de grootste wens die via het intranet vervuld moest worden. Rick: ‘Collega’s vragen om advies werpt vaak toch een drempel op. Daardoor blijf je soms lang met iets lopen wat snel opgelost had kunnen zijn. Nu kijk je even snel in het systeem of er informatie over is. Of dat jouw vraag misschien al is gesteld, net als je privé doet met Google. Een simpel voorbeeld is de werking van onze telefoons, daar is op dit moment een hele Q&A pagina voor in ontwikkeling. Het zelf uitdokteren past heel erg bij deze tijd en iedereen wil dat ook.’
Om de uitrol een goede start te geven, benoemde het AKJ binnen de organisatie een aantal ambassadeurs. Rick: ‘We werken in vijf provincies en benoemden binnen elk van deze vijf teams iemand die het voortouw nam. Deze medewerker gaf binnen deze teams een introductie over het portaal. Ze werden nauw bij het proces betrokken en hielpen bij het testen. Omdat ze in alle stappen van het proces zijn betrokken, voelen ze zich meer onderdeel van het project en nemen als vanzelf de drive over van de bedenkers en ontwikkelaars.’
Er waren nog meer lastige hordes. Daan: ‘Toen het project al even op streek was, ging het AKJ organisatiebreed over op een Microsoft 365 omgeving. We besloten het portaal hier meteen aan te koppelen. Dat was niet zozeer technisch ingewikkeld, maar gaf organisatorisch wat uitdagingen voor het AKJ. Want Microsoft 365 vergt toch enige omschakeling en een andere manier van digitaal werken. Gelukkig hebben we aan de hand van voorbeelden ze een heel eind op weg kunnen helpen. De groepen en bestanden binnen het portaal zijn nu dan ook 1 op 1 gekoppeld aan die binnen Microsoft 365.’
Bij a&m impact lag ook de taak om de aan het AKJ gelieerde Stichting Zorgstem via het intranet te bedienen. Daarbij kwam de aantekening dat niet alle onderdelen voor elke organisatie zichtbaar moesten zijn. a&m impact regelde dat via een intelligente koppeling met het de Azure Active Directory van het AKJ die de toegang regelt tot de Microsoft-systemen in de cloud. Daan: ‘Het portaal ziet vervolgens of een iemand van het AKJ is of Zorgstem en toont dan het bijpassende portaal. Niet alleen is de startpagina met het logo verschillend, ook bepaalde content is alleen voor het AKJ, alleen voor Zorgstem of voor beiden zichtbaar. Denk aan bepaalde nieuwsberichten en handboeken.’
Het sociaal intranet bevat ook alvast directe koppelingen naar de webapplicaties die bij het AKJ vaak worden gebruikt. Rick: ‘De insteek is dat straks iedereen de dag begint met het openen van het startscherm en van daaruit verder werkt. Omdat dit vervalt als je de laptop ‘gewoon dichtklapt’ is dat op dit moment nog wel een uitdaging die overigens niet bij a&m impact ligt. Maar ook dat zal geregeld worden en daar zullen we veel profijt van hebben.’
Waar Rick het portaal binnenkort ook voor gaat inzetten, is het pre- en onboarden: het alvast betrekken van nieuwe medewerkers bij de organisatie tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Als ook het faciliteren van de eerste werkweken door middel van een duidelijk inwerkprogramma. ‘Daarvoor heeft het intranet allerlei handigheidjes en a&m impact wees ons daarop. Denk aan het klaarzetten van filmpjes waarin nieuwe werknemers kunnen kennismaken met toekomstige collega’s of vast digitaal geïntroduceerd worden in hun werkzaamheden. Heel handig. Bovendien zorgt dat meteen voor een professionele uitstraling.’
Al met al dus een geslaagde uitrol en voldoende plannen voor het uitbouwen van het portaal. Rick: ‘Dat a&m impact zoveel ervaring en klanten heeft in de zorgsector, zie je terug in de hele praktische functionaliteiten. En zijn er straks meer klanten met dezelfde wensen voor aanpassing of uitbreiding, dan gaat dat ontwikkeld worden. Ons systeem lift dan automatisch mee met zulke upgrades.’ Tenslotte benadrukt Rick dat het intranet voor het AKJ vooral een hulpmiddel is om alle kerntaken te ondersteunen. ‘Ons werk blijft natuurlijk mensenwerk en dat kunnen we niet en willen we zeker niet vervangen door digitale systemen.’
