Met een overwoekerd bestandssysteem waar on-premise telkens documenten bij kwamen, was overgaan naar de cloud prioriteit nummer één voor zorgorganisatie De Rijnhoven. Het medewerkersportaal van a&m impact dat Korton tijdens de initiële pitch toonde, bleek daarnaast de juiste aanvulling te zijn op de nieuwe digitale werkwijze van de organisatie. Nu heeft De Rijnhoven alles op één centrale plek in de Cloud.
Over De Rijnhoven
Met verscheidene woonlocaties, behandelmogelijkheden en thuiszorg biedt De Rijnhoven zorg en ondersteuning aan kwetsbare ouderen in de westelijke regio van Utrecht. Uitgangspunt is het behouden van zoveel mogelijk zelfstandigheid en zelfredzaamheid. Daarvoor wordt samengewerkt met partners in verschillende disciplines én het sociale netwerk van de cliënten. Alles vanuit het thuisgevoel.
Startpunt
De Rijnhoven was niet geheel onbekend met een medewerkersportaal. Ioana van den Berg, Controller bij De Rijnhoven: “Ons oude portaal was vooral een plek waar medewerkers konden doorklikken naar andere applicaties. Het werkte totaal anders dan een sociaal intranet waar je ook documenten en collega’s kan vinden. Daarnaast was ook de omgeving technisch sterk verouderd, aldus Koen Renes, Manager Projects & Consultancy bij Korton: “Tot voor kort had De Rijnhoven alles lokaal staan, terwijl ze graag naar de Cloud wilden en SAAS wilden gaan werken. Samen met a&m impact hebben wij een werkplek oplossing gecreëerd die alles samenbrengt.”
Driehoeks samenwerking
Voor het project sloegen dus drie partijen de handen ineen. Ioana: “In het begin leek mij dat best onhandig. Je hebt toch liever één aanspreekpunt, maar uiteindelijk ging het hartstikke goed. Iedere twee weken hadden we gezamenlijk een online meeting om de voortgang te bespreken. Verder was Korton veel op locatie aanwezig en bewaakte a&m impact goed de grenzen. Doordat we duidelijke afspraken hebben gemaakt, verliep de samenwerking heel soepel.”
Overwoekerde filestructuur
Voordat het project van start kon gaan, moest er eerst flink worden opgeruimd. Dat betekende structuur aanbrengen in een overwoekerd filesysteem. Kai Boertien, Adaptatie Consultant bij Korton: “Samen met De Rijnhoven zijn we gaan kijken hoe we alle files op de server beheersbaar konden maken. ‘Wat staat er allemaal op de server?’ en ‘Waar zitten afwijkende rechten?’. Alle bestanden werden uitgezocht en eventueel van een nieuwe naam voorzien. Met die basis konden wij de nieuwe filestructuur opbouwen”
Overstap naar Microsoft365
Een van de belangrijkste toevoegingen aan het nieuwe portaal was Microsoft 365. Ioana: “We maakten al gebruik van Outlook e-mail en hadden wel enkele uitgebreide licenties van Microsoft, maar niet zoals nu via One Drive. Het is nu echt een groot onderdeel binnen de organisatie.” Het implementeren van Single Sign-on maakte het daarnaast laagdrempelig voor medewerkers om te schakelen tussen bepaalde applicaties.
Betrokken medewerkers
Een sociaal intranet is een project dat zijn weerslag heeft op de hele organisatie. Medewerkers direct bij het project betrekken was dan ook essentieel. Key gebruikers werden aangewezen om als eerst alles te testen en feedback te geven. Ioana: “Soms kreeg je hele slimme vragen van die gebruikers waar je zelf helemaal niet bij stil staat. Zoals het delen van een telefoonnummer van locaties. De key gebruikers zeiden direct ‘dat moet je daar niet plaatsen, want dan worden wij platgebeld terwijl we bezig zijn met verzorgen’. Zulke inzichten zijn ontzettend handig.”
Inzet van thema’s
Om het sociaal intranet voor medewerkers beter behapbaar te maken, werden thema’s geïntroduceerd. Ioana: “Van tevoren hadden wij dat zelf niet zo bedacht, maar op aanraden van a&m impact hebben wij dit toegevoegd. Nu blijkt het voor onze organisatie heel prettig te werken. Nieuwsberichten die handig zijn om terug te lezen kunnen gekoppeld worden aan een thema. Medewerkers hoeven niet eindeloos te scrollen of te zoeken naar dat artikel, want zij kunnen het terugvinden onder het thema. Een grote hoeveelheid content wordt zo overzichtelijk.”
Trainingen
Met trainingen werd verder getracht alle medewerkers soepel over te laten gaan op het nieuwe sociaal intranet. Ioana: “We hebben meerdere trainingssessies georganiseerd om het allemaal uit te leggen. Sommige medewerkers hebben daar niet genoeg aan en hebben 1-op-1 begeleiding nodig. Daar moet je als organisatie op inspelen. Zo hebben we bijvoorbeeld het instellen van tweestapsauthorisatie (MFA) helemaal losgetrokken van de trainingen en van tevoren een uitleg opgestuurd naar de medewerkers. Als je er niet uitkwam dan kon je altijd langskomen. Zodoende hebben we ervoor gezorgd dat iedereen gekoppeld was nog voordat het portaal live stond.”
De geboorte van ROP
Naast trainingen werden er door Korton ook floorwalkers ingeschakeld. Kai: “In de zorg heb je te maken met hele jonge mensen die digivaardig én enthousiast zijn, maar ook oudere medewerkers die digistarters zijn en nog in de verkennende fase zitten. Door veel op locatie aanwezig te zijn bouw je een vertrouwensband op. Iemand die naast je zit en zodoende met je meekijkt maakt het makkelijker.” Alle ambassadeurs en floorwalkers kregen in de week van de lancering een t-shirt zodat ze makkelijk te herkennen waren. Sowieso konden medewerkers rondom de lancering niet om ROP heen. Ioana: “De naam ROP (staat voor: Rijnhoven Online Portaal) is door een medewerker bedacht. Wij hebben daarom heen geborduurd met een geboortecampagne, inclusief geboortekaartje en beschuit met muisjes. Het was niet te missen.”
Positieve ontvangst
Als iets werkt, waarom zou je het dan veranderen? Dat was een beetje de gedachtegang van veel medewerkers bij De Rijnhoven. Als je medewerkers meeneemt door het nieuwe portaal, dan zien ze ineens welke meerwaarde het nog meer heeft en zijn ze positief. Ioana: “Een nieuwsbrief bijvoorbeeld komt ook in de mail ja, maar een maand achteraf is het eigenlijk geen nieuws meer. Op het portaal is alles up-to-date. Of toen ik laatst een collega via het portaal feliciteerde was ze zo blij verrast. Dat is ontzettend leuk om te zien. Verder moet het nu zes maanden later nog even dalen. Medewerkers hebben nog wel veel vragen over het gebruik. Ik verzamel alle vragen en samen met a&m impact gaan we dan kijken naar de vervolgstappen om het sociaal intranet nog beter te maken.”
Meer weten
Wil je meer weten over dit project met De Rijnhoven of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact op, dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
