Naar inhoud

Iets meer dan een jaar geleden sloegen we de handen ineen met De Zorggroep om voor deze grote Limburgse zorgaanbieder een sociaal online portaal op te zetten. Inmiddels zijn alle gebruikers aangesloten en over het projectverloop en de samenwerking zijn we erg tevreden. Hoog tijd voor een terugblik.

​Znet

Nog even kort een projectbeschrijving. Voor deze klant realiseren we een sociaal intranet met toegang tot informatie, nieuws, medewerkersberichten en waarmee alle medewerkers eenvoudig en zonder andere verificaties zijn documenten, informatie en programma’s kan benaderen. Met uitzondering van gevoelige informatiedossiers worden documenten in de cloud opgeslagen en gedeeld. De bedoeling was dat dit ‘Znet’ eind 2019 over ruim 5.500 Zorggroepaccounts uitgerold zou zijn.

​Impact

Kortom, een groot project met veel impact voor de medewerkers. Het vraagt een andere manier van werken en dat vergt voor iedereen omschakeling en tijd. Maar eenmaal geïmplementeerd hoopt De Zorgroep op vereenvoudiging van werkprocessen, kennisdeling en meer onderlinge interactie en betrokkenheid. Bovendien kan locatieonafhankelijk vanaf laptop, tablet en smartphone worden gewerkt, wat helemaal past bij de flexibiliteit die momenteel van zorgmedewerkers wordt gevraagd.

​Managers en stakeholders

Goed voorbeeld doet volgen en daarom was het vanaf de start belangrijk iedereen in de organisatie mee te krijgen. Leidinggevenden, managers en stakeholders vervullen in zo’n adoptieproces dan ook een belangrijke rol. Daarom gaven wij hen in een uitgebreide sessie toelichting over het gemak en de mogelijkheden van het portaal. Met heel duidelijk: ‘hier staan we voor, dit is waar we het voor doen’, wat erg positief werd ontvangen. Deze boodschap blijft De Zorggroep over alle afdelingen herhalen en we vragen continu terugkoppeling van de werkvloer om te polsen of we nog steeds op de juiste koers zitten.

​Functioneel en gefaseerd

De implementatie pakt De Zorgroep bewust systematisch aan. Zo ligt de prioriteit bij het aansluiten van alle medewerkers zodat een stevige basis wordt gelegd. In de volgende fase zet het team vol in op het stimuleren van informatiedeling en kennisuitwisseling. Aansluitend nemen ze ook afscheid van allerlei softwarepakketten die in de praktijk veel te omslachtig zijn en waarvoor De Zorggroep het sociaal portaal gaat inzetten.

​Gebruikerservaringen

Zo net na de livegang kunnen we stellen dat de migratie succesvol verlopen is maar ook dat er veel uitdagingen door het project opgelost zijn. De gebruikers zijn doorgaans positief over de look & feel van het geheel. Vooral omdat het veel weg heeft van de bekende social media kanalen. Het berichtenverkeer tussen teams wordt al veel gebruikt en iedereen is enthousiast over het persoonlijke profiel dat mogelijkheid biedt om allerlei expertises in te vullen. Collega’s die een bepaald specialisme nodig hebben, vinden elkaar nu veel sneller en hebben direct alle contactgegevens bij de hand. Daarnaast vertalen we samen met De Zorgroep de eerste ervaringen alweer naar een volgende versie van het sociale intranet.

Office 365

Natuurlijk merken we dat het systeem voor iedereen ook wennen is, vooral wat de Office 365 omgeving betreft. In de cloud samen aan documenten werken en het opslaan gaat dan ook net even anders dan voorheen. Niet alleen functioneel, maar ook technisch gezien vergt de complete Office 365 integratie de meeste uitdagingen. Zowel voor ons als de ICT-afdeling van De Zorgroep. Zo werkt Office 365 in de cloud in principe vlekkeloos en veel van de software binnen De Zorggroep kunnen we moeiteloos koppelen. Maar bij bepaalde pakketten blijkt dat in de praktijk toch moeizamer te gaan door allerlei leveranciersrestricties, waardoor er maatwerk nodig is.

​Succesvol pionieren

Wat dit project verder uitdagend maakt, is de uitrol op zo’n grote schaal. De Zorggroep telt meer dan 5.000 vaste krachten en 2.600 vrijwilligers, verspreid over meerdere locaties. In zo’n volume het portaal, Office 365 en de mobiele app (de allernieuwste variant: Progressive Web App) soepel implementeren, betekent aardig pionieren. Gelukkig ligt in nieuwe dingen bedenken en uitproberen de kracht van onze gedreven programmeurs. Dat doen ze wel doordacht en functioneel en werken ze altijd met Proof Of Concept’s voordat ze onderdelen doorontwikkelen.

​De app: een PWA

Voor de net genoemde PWA hebben we zo’n testproces bijvoorbeeld net succesvol afgerond. Dit maakt het straks mogelijk om ook op de smartphone met het totale Znet te werken, wat medewerkers nog meer flexibiliteit geeft. PWA is in feite de allernieuwste vorm van een website die zich steeds meer gedraagt als een mobiele app. Ze kunnen makkelijk op zowel mobiele apparaten als desktops worden benaderd en ontvangen push notificaties op Android, iOs en Windows. Daardoor zien wij in deze nieuwe technologie beslist toekomst. Inmiddels wordt het ook sterk ondersteund door Google, Microsoft en langzaamaan ook Apple.

Focus

Bij zo’n groot en langdurig project werk je als ontwikkelaar en opdrachtgever intensief samen en daarin hebben we met De Zorggroep een goede partner gevonden. We delen de visie dat in elke stap van het proces de focus op de eindgebruiker ligt. Dat begon al bij de aanloop van het project waarbij De Zorggroep uitgebreide gebruikersinterviews hield. Zoiets geeft ons meteen een beeld van de context, mensen, cultuur en sfeer binnen de organisatie. Dat stelt ons in staat passende functionaliteiten te implementeren waardoor het een waardevol portaal voor hun zorgmedewerkers wordt.

Snel schakelen

Binnen a&m impact vinden we bovendien dat het contact met De Zorggroep prettig verloopt en we merken dat wederzijds is. Zo gaven ze aan ons door: ‘a&m impact houdt van korte lijnen, kan snel schakelen en we houden elkaar scherp. Ze doen wat ze zeggen, halen deadlines, alles werkt prima en het is bovendien een gezellige club waar alles niet al te formeel verloopt. Als we met een vraag mailen of bellen, hebben we binnen een dag reactie en als een antwoord even duurt horen we dat ook meteen. Dat werkt fijn.’ Een mooie opsteker voor ons team!

Duizenden accounts

Tenslotte de cijfers: alle 5.600 medewerkers zijn succesvol aangesloten! Om die klus te klaren waren er 7 portaal-experts van buiten aangetrokken; zij gingen iedere dag 1 afdelingsteam naar de nieuwe situatie overzetten. Kortom, een mooier project en klant hadden we ons niet kunnen wensen! Een echt partnership noemen we dit bij a&m impact.

Nieuwsgierig geworden naar dit project? Of meer informatie ontvangen over een sociaal intranet voor uw zorgorganisatie? Neem contact op met ons via 0314-368160 of info@am-impact.nl.

Cookie-instellingen

a&m impact maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.