Naar inhoud

Lev met succes bij Het Baken uitgerold

Vorig jaar informeerden we uitgebreid hoe Zorgverlening Het Baken uit Elburg de eerste stappen nam om een sociaal intranet binnen hun organisatie te introduceren. Het door a&m impact ontwikkelde portaal Lev is inmiddels spil geworden binnen hun interne communicatie en vele gebruikers zijn enthousiast. Wat heeft dit Het Baken opgeleverd en hoe werk het in de dagelijkse praktijk?

Vlotte adoptie

Rond Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Hattem biedt Zorgverlening Het Baken voor ouderen advies, behandeling, revalidatie, begeleiding en professionele zorg. Naomi Venus, communicatieadviseur binnen de organisatie en Ruud Lammers, intern projectleider, zijn vanaf de start nauw betrokken bij de realisatie van deze gepersonaliseerde digitale werkomgeving voor alle medewerkers. Ze vertellen graag over de vlotte adoptie en stand van zaken nu.

Gelijkenis met social media

Na een grondige voorbereiding is het portaal sinds april 2018 live en in krap een jaar volledig uitgerold binnen de organisatie. Dat bleek allemaal erg voorspoedig te gaan.

Ruud: ‘Het systeem is meer geworden dan we hadden verwacht. Eigenlijk is het geworden zoals we hadden gehoopt! Je begint ergens aan en je weet dan natuurlijk niet precies waar je uitkomt. Maar de uitrol is gewoon erg goed gegaan. Dat de uitstraling van het portaal min of meer lijkt op huidige sociale media als Facebook en Twitter hielp ook enorm mee in de acceptatie. Het heeft een aantal dezelfde functies en ook de manier waarop sommige zaken zijn ingedeeld sluit daarop aan. ’

Goed voorbereid

Naomi: ‘Niemand heeft het hier meer over een sociaal intranet, het is vrijwel logisch dat we het over Lev hebben. En dat in zo’n korte tijd, dat is toch wel bijzonder. Dat hebben we te danken aan de gedegen voorbereiding vanuit onze regiegroep, werkgroep en de klankbordgroep. Zij vormden onze eerste early adopters. De ambassadeurs die het portaal binnen de organisatie kenbaar maakten en met enthousiasme hebben omarmt. De personificatie Lev is ook een goede keuze geweest, Hij staat voor een collega uit de zorg die ondersteunt en het werken met elkaar makkelijker maakt. En dat sprak aan.’

ISO certificering

In de tussentijd heeft Het Baken ook de ISO 9001-certificering behaald. Daar heeft het nieuwe platform een rol in gespeeld.

Ruud: ‘Bij deze certificering draait het er namelijk ook om hoe vernieuwend je als organisatie bent in de manieren waarop je medewerkers ondersteunt om hun werk goed te doen. En uiteindelijk wil je dat de cliënt er beter van wordt. Daarin is Lev positief opgemerkt. ‘

Naomi: ‘Ze vonden dat het een mooie bijdrage aan de organisatie levert omdat je er optimaal leereffecten mee kunt bereiken. Dat is ook precies wat we met dit portaal nastreven: bij elkaar in de keuken kunnen kijken en van elkaar leren. Daardoor hoef je niet opnieuw het wiel uitvinden. We kunnen zeker zeggen dat het werkt!’

Centrale plek

In de dagelijkse praktijk is Lev al goed ingebed bij Het Baken. Het wordt gebruikt voor het delen van informatie en ook protocollen en vacatures zijn er in te vinden.

Ruud: ‘Ook binnen projectgroepen wordt het meer en meer gebruikt. Het vormt dan de centrale plek waarbinnen alle documenten worden verzameld en waar wordt bijgehouden wat er in de projectgroep gebeurt. Er worden taken verdeeld en ook de status daarvan kan worden gevolgd. Wat dat betreft heeft het enkele functies die je ook in de projectbeheer applicatie Trello kunt vinden.’

Winst

Naomi: ‘De winst is vooral dat medewerkers via het portaal meer betrokken worden bij de dagelijkse praktijk, wat hun nog meer ondersteunt in hun werk. Ze zien wat er gebeurt en waar collega’s mee bezig zijn. En wat het oplevert. Ze delen niet alleen op inhoudelijk vlak, maar juist ook de mooie momenten en successen met elkaar. Dit alles maakt dat je samen trots kunt zijn op wat je doet.’

Ruud: ‘Je ziet anno 2019 dat er behoefte is om anders met elkaar te communiceren; meer kris kras door de organisatie heen, elkaar op allerlei manieren bij processen betrekken en minder top-down. Daar spelen we met Lev goed op in.’

Tip voor andere zorginstellingen

De voorbereidingen voor dit project zijn bij Het Baken erg grondig geweest. Niet alleen is er uitgebreid geïnventariseerd hoe functies, lay-out en uitstraling in elkaar moest grijpen, ook is de projectgroep te rade gegaan bij andere instellingen. Daarom nog een tip.

Naomi: ‘Wij zijn heel blij met de introductie van Lev. Maar andere organisaties die een dergelijk sociaal portaal overwegen, willen we op het hart drukken dat je het niet moet doen omdat andere instellingen het ook doen en je dus niet achter wilt blijven. Het moet passen bij je organisatie en bij de middelen die je al hebt. Daar kan het vervolgens een hele goede aanvulling op zijn.’

Geplande uitbreidingen

En het project is zeker nog niet klaar. Ruud: ‘Om medewerkers meer relevante informatie en content te geven, willen we het portaal koppelen aan enkele bedrijfskritische applicaties, zodat de medewerker gemakkelijk toegang krijgt tot de meest essentiële informatie. Daarnaast willen we meer applicaties voorzien van single sign on, dus één keer inloggen, zodat de medewerker optimaal wordt ondersteund in zijn of haar werk.

Zo willen we het werken met en het werken via Lev steeds makkelijker voor ze maken. Bovendien gaan we focussen op kwaliteiten en deskundigheid binnen de organisatie, zodat je eenvoudiger collega’s vindt die gespecialiseerd zijn in bepaalde zaken. Lev zal nog meer worden geïntegreerd in onze dagelijkse werkprocessen met als uiteindelijk doel om onze bewoners en cliënten nog meer centraal te stellen, zodat onze zorg in alle facetten echt op maat kan worden geleverd.

Er staat nog genoeg op het programma dus!’

Contact

Meer informatie ontvangen over het sociaal intranet bij Zorgverlening Het Baken of in contact komen met Ruud of Naomi? Stuur mij dan een berichtje via t.dellepoort@am-impact.nl of neem contact op via 0314-368160.

Cookie-instellingen

a&m impact maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.