‘ZiZo’ hebben ze het met een knipoog genoemd. En dat zegt eigenlijk al genoeg over het gemak en de tijdwinst die het door a&m impact ontwikkelde intranet voor zorgorganisatie Zinzia Zorggroep oplevert. Natuurlijk is een nieuwe manier van digitaal werken voor veel collega’s wel even wennen in de dagelijkse routine. ‘Maar eigenlijk horen we nu alleen maar positieve verhalen over hoe ontzettend prettig dat verloopt’, aldus Birgit Vaanholt, Functioneel Applicatiebeheerder bij Zinzia.
Zinzia Zorggroep biedt specialistische zorg en behandeling aan oudere mensen met dementie en/of complexe lichamelijke klachten. Dit doen zij vanuit vier locaties in Wageningen, Renkum en Bemmel. Dagelijks staan zo’n 900 medewerkers voor de cliënten klaar. Ook kent Zinzia een betrokken groep van ruim 500 vrijwilligers. Vorig jaar werd a&m impact benaderd om voor deze zorgorganisatie een nieuw sociaal intranet uit te rollen.
Birgit Vaanholt: ‘We werkten daarvoor met een wat oudere intranetomgeving en daarop stond ook veel informatie die niet meer accuraat was. Daarbij wilden we graag van Citrix af en overstappen op Microsoft 365. Voor ons wat het daarom logisch om daar meteen een sociaal portaal voor alle medewerkers bij te laten ontwikkelen. Eind oktober 2021 was dat klaar.’
Maikel Starreveld is projectmanager bij a&m impact en nam de portaalontwikkeling onder zijn hoede: ‘De focus lag op het samenbrengen van alle her en der verspreide informatie, dus vrijwel alles wat niet in de Elektronisch Cliënten Dossiers staat. Denk aan data als protocollen en handboeken. Samen met Zinzia hebben we uitgedacht hoe we dat dan allemaal via één platform en één zoekfunctie aan konden bieden.’
Zinzia kampte ook met de vele documentversies van officiële documenten die in de organisatie rondgingen. Omdat de actualiteit van deze documenten veelal niet duidelijk was, leidde dat vaak tot verwarring. Maikel: ‘We hebben daarom in Microsoft 365 specifieke SharePoint-sites aangemaakt waarin de officiële documenten zijn ondergebracht. Gebruikers zien dan bij alle documenten uit deze sites een groen vinkje dat die content is goedgekeurd. Hierdoor kun je dergelijke documenten zowel veilig beheren als gebruiksvriendelijk aanbieden.’
Die duidelijke herstructurering van informatie vindt Birgit dan ook een enorme verbetering. ‘Voorheen werkten we met een bepaalde netwerkschijf waarop belangrijke documenten waren geclusterd. Maar het was nog best een gepuzzel. Want het was vrij vaak ook niet helder of iemand wel of geen toegang mocht hebben tot bepaalde bestanden. Nu is alles mooi geordend en iedereen kan vanuit het ZiZo-portaal makkelijk bij de benodigde stukken.’
‘Behalve dat het onze informatiestromen volledig structureert, hebben we nu ook de perfecte tool voor Preboarding en Onboarding’
Het portaal kan straks ook het preboarden en onboarden een stuk eenvoudiger maken. Oftewel het introduceren van nieuwe medewerkers in de organisatie. Maikel: ‘Voordat een nieuwe werknemer start, kun je hem al toegang geven tot een afgebakend stukje van het portaal. Daarin zet je dan alvast wat handige documenten klaar en laat je zien met wie ze gaan werken. Ook in de eerste werkweken kun je op die manier extra tips, uitleg en hulp geven. Dat is helemaal op functie, locatie en afdeling te personaliseren. Zo kun je iemand op maat begeleiden.’
Het ZiZo-portaal vormt nu de start van ieders werkdag. Birgit: ‘Alle relevante en actuele informatie over Zinzia is er terug te vinden plus alle nieuwsberichten. Met Single Sign On (SSO) kun je via een enkele keer inloggen ook al bij veel van onze apps. Informatie en documenten heb je daardoor sneller bij de hand waardoor je makkelijker met elkaar schakelt. Ook de centrale agenda is enorm handig. Daar hebben we direct goed gebruik van gemaakt door de inschrijving voor de corona boosterprik erin te organiseren. Zoiets levert al ontzettend veel tijdwinst op.’
Dat nog niet alle software in het nieuwe portaal is ondergebracht, is bewust gedaan. Birgit: ‘We beginnen met een kleine basis. We willen dat de belangrijkste functionaliteiten - die waar we dagelijks mee werken - eerst goed worden gebruikt en dat iedereen er vertrouwd mee raakt. Een klankbordgroep van medewerkers houdt ook de vinger aan de pols om te kijken of alles naar wens gaat en of we nog verbeterpunten moeten oppakken. We vinden het namelijk heel belangrijk dat het portaal echt van onze medewerkers wordt en door ze wordt gedragen.’
Een nieuw digitaal systeem en de daarbij behorende routine veranderingen, dat is in het begin natuurlijk altijd moeilijk. Birgit: ‘Alles staat op een nieuwe plek, dus dat is uiteraard even wennen. Maar gelukkig is ZiZo nu aardig ingebed en kan iedereen er vrij goed zijn weg in vinden. Wat we terughoren is dan ook positief; dat het er leuk uitziet en alles makkelijk vindbaar is. Ikzelf ben ook blij met het resultaat. Handig vind ik bijvoorbeeld ‘mijn applicaties’ waarbij de apps die je zelf vaak gebruikt heel overzichtelijk in beeld staan en je kunt ook snel bij de bestanden die je als projectgroep deelt.’
Verder ervaart Birgit ook het contact met a&m impact als heel plezierig. ‘Je hebt natuurlijk een standaard portaal maar als er maatwerk nodig is, dan is er toch veel mogelijk. En als we bepaalde functies missen die voor onze organisatie handig zijn, denken ze goed mee en kijken ze of ze dat kunnen realiseren. Is dat op dat moment te specifiek voor onze organisatie, dan kan het mogelijk worden meegenomen in een doorontwikkeling, waardoor ook andere zorginstanties die het portaal afnemen ervan profiteren.’
Voor Zinzia staat het jaar 2022 dan ook in het teken van de doorontwikkeling van ZiZo. Zo willen we bijvoorbeeld in de toekomst gaan kijken naar de mogelijkheden om het leerplein te integreren via de kalender, zodat iedereen zich makkelijk voor allerlei trainingen kan inschrijven. Ook staat de integratie met TOPdesk op het programma. Birgit: ‘Deze helpdesk/servicedesk software blijven we gewoon apart gebruiken, maar we willen met a&m impact kijken hoe we zo goed mogelijk een brug kunnen slaan tussen deze twee systemen. De bedoeling is dat onze medewerkers dan nauwelijks merken dat ze tussen ZiZo en TOPdesk schakelen. Daar gaat ongetwijfeld een mooie oplossing voor komen.’
