Cookie instellingen

Onze website maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring. Wilt u de website bezoeken en cookies accepteren?
Lees ons privacy beleid.

Je browser is verouderd en geeft deze website niet correct weer. Download een moderne browser en ervaar het internet beter, sneller en veiliger!

Vernieuwing intranet tilt digitale werkplekken van Careander naar hoger niveau

Onlangs werd het sociaal intranet van zorgorganisatie Careander flink opgefrist met features die het hybride werken makkelijker en leuker maken. Het in 2016 ontwikkelde a&m impact intranet werd volledig vervangen door de nieuwste versie, inclusief complete Office 365 integratie. ‘De zorg aan onze cliënten staat centraal, dus daar hoort ook een modern stuk ICT bij dat overal moeiteloos werkt.’

over careander

Op verschillende plaatsen in Gelderland biedt Careander zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking of ontwikkelingsachterstand. Het aanbod bestaat uit wonen op maat binnen verschillende locaties, diverse werk en dagactiviteiten en zorg aan huis. De 950 medewerkers staan dagelijks klaar voor meer dan 1000 cliënten. Voor de dagelijkse informatievoorziening maakte Careander al gebruik van een intranet dat een paar jaar geleden door a&m impact was opgezet.

Careander biedt zorg aan doelgroepen en het Sociaal Intranet verbindt medewerkers | a&m impact
ICT ondersteunt

Elly Huzen, medewerker communicatie bij Careander: ’Iedere cliënt is bij ons uniek en vormt het uitgangspunt in alles wat we doen. Dat betekent ook dat alle ICT rondom onze zorgverlening goed moet werken. Denk maar aan het vlot openen en bijhouden van cliëntendossiers, die nu volledig elektronisch zijn opgesteld. En breder met een intranet en digitale werkplek die je optimaal ingericht wilt hebben.’

grondige update

Collega en coördinator ICT Robert Beute vult aan dat ze als zorgorganisatie beslist willen meebewegen met de technische ontwikkelingen: ’Eigenlijk zijn we destijds behoorlijk vroeg ingestapt op het online intranet. Dat werkte perfect. Nadat dat bij ons was uitgerold, is de technologie door a&m impact natuurlijk verder ontwikkeld. Er zijn in de tussentijd allerlei uitbreidingen gekomen waardoor er nu nog meer mogelijk is. Bijvoorbeeld dat je het intranet ook via je mobiel kunt benaderen en daar vanuit je bestanden kunt openen. Op een gegeven moment wilden we dat ook allemaal implementeren en klopten we weer bij a&m impact aan.’

Het Sociaal Intranet van Careander is ook op mobiel goed te gebruiken | a&m impact
alles nieuw

In een klein jaar werd vervolgens het complete systeem vervangen. Tijn Bakker van a&m impact: ’Met de nieuwe uitbreiding kan iedereen het intranet nu als digitale kantoor gebruiken. We hebben daarbinnen allerlei Microsoft 365 koppelingen gemaakt. Met een realtime weergave van de persoonlijke bestanden vanuit OneDrive, een complete Teams-integratie voor video-overleg, inclusief gedeelde bestanden, en ook Single Sign On toegang tot de veelgebruikte programma’s en applicaties. Ook vanaf tablet en smartphone, waar je je ook bevindt.’

doordachte projectorganisatie

Om het project soepel te laten verlopen, stelde Careander een externe projectleider aan die over de planning en inhoud nauw contact hield met a&m impact. Ook werd er als overbrugging een tijdelijk intranet online gezet. Robert: ’Het duurde wel even, maar door die tussenoplossing konden we lering trekken over hoe we alles uiteindelijk wilden hebben. Zo merkten we al snel dat we overbodige tussenstappen wilden vermijden. Dus de Microsoft agenda is gewoon in het nieuwe intranet gehandhaafd; het werkt zo prima en onze mensen zijn eraan gewend. Uiteindelijk hebben we alles uitvoerig getest en daarna ging de livegang vrijwel meteen goed.’

digitale start van de dag

Alles staat nu verzameld op één plek; nieuws, protocollen en apps. Ben je eenmaal aangemeld, dan open je vanuit het startscherm alles met slechts een enkele muisklik. Die centralisatie betekent meer overzicht en tijdwinst voor Careander. Elly: ‘De Cliënt centraal is bij ons prioriteit en we merken dat deze upgrade het werken makkelijker maakt en de informatie toegankelijker.’ Ook volgens Robert is de nieuwe versie een wereld van verschil: ‘Je pikt nu meteen de laatste berichtgeving en nieuwtjes mee, terwijl je ondertussen een document opent of planning bekijkt. Daardoor is het gebruik van het intranet bij ons meer dan verdubbeld.’

Het sociaal intranet van Careander is ook op de iPad te gebruiken | a&m impact
delen in plaats van mailen

Careander is ook erg te spreken over de eenvoud en toegankelijkheid. Elly: ’Nu start bijvoorbeeld de app Elektronisch Cliënt Dossier meteen op, wat voor onze zorgverleners perfect is, want voorheen liep dit nog wel eens stroef. Je kunt onderweg even iets opzoeken voordat je bij cliënten binnenstapt en hebt alle informatie van de afdeling snel bij de hand. Ook de agendakoppeling is heel fijn. Ik zie in een oogopslag mijn afspraken voor de week en ook collega’s kunnen bij mij kijken hoe mijn planning eruitziet. Ook het aanmaken van een Teams-vergadering gaat via de agenda, dus medewerkers worden vanzelf getriggerd om die koppeling vaak te gebruiken.’

veel uitleg

Toch is de nieuwe digitale omgeving voor sommige collega’s echt wel even wennen. Elly: ’Op kantoor zitten we iedere dag achter de PC en vinden onze weg wel, maar je hebt ook met begeleiders te maken die de hele dag in touw zijn en nieuwe digitale dingen lastig vinden. Zoals het feit dat je nu bestanden deelt in plaats van alles elkaar toe mailt. We hebben alles daarom zo makkelijk en herkenbaar mogelijk gemaakt, dus met zo veel mogelijk originele iconen van de softwarepakketten en geen ingewikkelde tussenstappen. Maar geleidelijk went iedereen en we helpen ze door elke keer te wijzen waar ze iets kunnen vinden of leggen uit hoe iets moet. We nemen daar de tijd voor.’

meer onderling contact

Ook de communities maken het intranet makkelijk en leuk om te gebruiken. Robert: ‘Dergelijke groepen konden we voorheen ook wel op ons oude intranet vormen, maar ondanks dat a&m impact daar altijd heel enthousiast over was, hebben wij daar zelf nooit veel mee gedaan. Met deze nieuwe versie is het herontdekt en nu wordt het veel meer gebruikt. Verschillende locaties hebben inmiddels eigen groepen gemaakt waarin ze hun nieuwtjes van de week delen. Ze volgen nu op de voet wat daar allemaal gebeurt en je merkt dat er veel meer onderlinge interactie ontstaat. Binnen teams, maar ook tussen teams. Is er iemand ziek, dan wordt tegenwoordig snel even een oproepje geplaatst of iemand de shift wil overnemen. Zo benutten we het intranet echt zoals het is bedoeld.’

Op het sociaal intranet van Careander hebben medewerkers makkelijk contact met elkaar | a&m impact
makkelijk aanpassen en updaten

Ook in het beheer blijkt het nieuwe intranet een verademing. Robert: ’Waar we voorheen voor elke storing of elk stukje onderhoud een mailtje rond stuurden, volstaat nu slechts een berichtje op het intranet. Zo hoeven we niet meer iedereen te overspoelen met allerlei berichten. Ook kunnen we nu makkelijk een of twee applicaties even niet toegankelijk maken als er updates moeten worden uitgevoerd en hoeft het hele systeem niet meer plat. Op die manier hebben storingen of onderhoudswerkzaamheden veel minder impact op je organisatie.’

vaart er in

Tenslotte zijn Elly en Robert erg te spreken over de manier waarop het project is aangepakt. Er werd bewust voldoende tijd genomen om iets goeds en doordachts neer te zetten. Robert: ‘Niets is overhaast gedaan, maar we hebben wel continu het gas erop gehouden. Zo hadden we wekelijks overleg waarbij elke keer weer een stap verder werd gezet. In november 2021 hebben we ons testteam erbij betrokken en dat hielp ook om er vaart in te houden. Want je ziet dan direct waar ze tegenaan lopen. Afgelopen januari hebben we nog even goed doorgewerkt, zodat we half februari in de lucht zaten. Dat is voor ons echt een goedlopend proces geweest.’

Meer informatie over het intranet van Careander?

Dat kan Tijn je geven

Tijn
Bakker
Projectmanager
[javascript protected email address]
© 2024 a&m impact