Als zorgspecialist kennen wij de behoeftes van veel zorgorganisaties en in samenwerking met ICT-partners ontzorgen wij zorgmedewerkers in hun werkzaamheden. Met een digitale werkplek willen wij de communicatie versoepelen, informatievoorziening verbeteren en efficiëntie verhogen. De specifieke vorm hiervan binnen een organisatie is afhankelijk van de specifieke behoeftes van medewerkers: de eindgebruikers. Bij ieder project vereist dit maatwerk. Zo ook bij De Tussenvoorziening, waar wij met RAM Infotechnology stapsgewijs het ICT-landschap vernieuwen.
De Tussenvoorziening uit Utrecht is een organisatie die al 25 jaar verschillende hulp- en woonvormen biedt aan mensen die dakloos zijn of dat dreigen te worden. De weg naar herstel is onvoorspelbaar, kent omwegen en loopt vaak niet lineair. De ondersteuning van deze kwetsbare groep mensen is maatwerk en vereiste constante aanpassing en een oog op ontwikkelingen. Om de beste hulp te kunnen bieden, moet de weg naar belangrijke informatie juist niet te moeilijk zijn.
Voor de ontwikkeling van een digitale werkplek werken wij bij a&m impact veel samen met ICT-partners. Wij leveren de gebruiksvriendelijke schil, onze partners o.a. IT-beheer, clouddiensten, infrastructuur en IT-dienstverlening. Bij De Tussenvoorziening werden de eerste gesprekken over de vernieuwing van het ICT-landschap samen met RAM Infotechnology gevoerd. Uit die gesprekken kwam naar voren dat er vooral behoefte was aan verbinding: 500 medewerkers en 500 vrijwilligers samenbrengen op één centrale plek. Ook was er de wens om bepaalde functionaliteiten en informatie te integreren in een portaal zodat werk versoepeld kon worden. Omdat onze oplossingen precies paste bij de behoeftes van De Tussenvoorziening vroeg RAM-IT ons aan te haken en vanuit daar ontstond weer een mooie samenwerking.
De eerste stap werd uiteindelijk een nieuw sociaal intranet als gebruiksvriendelijke schil om het bestaande ICT-landschap heen. Een vernieuwing van het IT-beheer en dienstverlening werd in deze fase nog niet meegenomen. Voor De Tussenvoorziening werkte dit goed omdat de medewerkers zo langzaam konden wennen aan een nieuwe digitale omgeving. In het begin was er namelijk nog wat terughoudendheid; hoe moet je dat dan voor je zien een nieuw intranet? Om de veranderingen soepeler door te kunnen voeren, kregen medewerkers eerst een demoversie te zien. Door visueel te maken hoe de nieuwe omgeving eruit komt te zien, weten medewerkers beter wat hen te wachten staat.
Ook bij het integreren van functionaliteiten is ervoor gekozen eerst de bestaande over te zetten voordat er nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd werden. Dat verlaagde de drempel voor eindgebruikers om het intranet te gebruiken. Zo is bijvoorbeeld Manual Master, waar De Tussenvoorziening al gebruik van maakte, nu direct vanuit het intranet te bereiken waardoor met één zoekopdracht alle documenten doorzocht kunnen worden. De integratie van AFAS zorgt ervoor dat de medewerker zijn/haar openstaande taken altijd inzichtelijk heeft door middel van een speciale widget. Daarnaast worden de profielvelden vanuit AFAS verrijkt
Het nieuwe intranet legt ook een stukje front-end beheer bij de medewerkers. Het is niet meer nodig om via het CMS-berichten te plaatsen of elementen aan te maken, dit kan direct op intuïtieve wijze vanuit de voorkant. Op deze wijze kan de communicatieafdeling ontlast, omdat niet meer alles langs hen hoeft te gaan. Met Single Sign-On is alle applicatiefunctionaliteit verder gemakkelijk én veilig toegankelijk zonder dat daar verschillende keren voor ingelogd moet worden. Dit scheelt ook de eerstelijns ICT-beheerder van De Tussenvoorziening veel tijd omdat er niet meer dezelfde vragen over het inloggen worden gesteld.
Het intranet heeft inmiddels zijn livegang gehad en de reacties waren positief. Hierdoor ontstond er ruimte voor de volgende fase namelijk de transitie naar de nieuwe ICT-infrastructuur en overkoepelende dienstverlening door RAM-IT. De Tussenvoorziening heeft in dit opzicht al een ICT-afdeling met een goede naam binnen de organisatie. De wens was dan ook om de eerstelijns service in eigen hand te houden. Medewerkers spreken eerst de eigen ICT-afdeling aan en RAM-IT is de contactpersoon voor tweede- en derdelijns service. Deze nauwe samenwerking tussen de organisatie en ICT-partner is net van start gegaan.
De unieke vorm van samenwerken heeft vooral in het geval van De Tussenvoorziening veel voordeel opgeleverd. Voorafgaand aan het proces was er veel onderzoek en aftasting, vooral door de omvang en impact binnen de organisatie. Door het ICT transitieproces op te splitsen is er meer rust en vertrouwen gekomen bij de Tussenvoorziening. Niet alleen bij de ICT-afdeling, maar bij alle medewerkers. Normaal verandert het hele ICT-landschap in een keer. Nu staat er al een intranet waar medewerkers en vrijwilligers aan hebben kunnen wennen. Het vroeg betrekken van de communicatieafdeling in het proces paste daar goed bij, omdat zij op heldere wijze intern kunnen communiceren over de veranderingen. Dit draagt enorm bij aan de adoptie binnen de organisatie.
De manier waarop dit project is aangevlogen vanuit RAM-IT en a&m impact mag dan wel vrij uniek zijn, het is ook tekenend voor het partnership dat wij hebben. Als dienstverleners zijn onze producten complementair aan elkaar. Wat wij samen leveren staat in dienst van onze klanten. In het geval van De Tussenvoorziening betekende dit een stapsgewijze planning waarin wij als partners elkaar opvolgen. Door snel te schakelen kunnen wij een product afleveren dat van meerwaarde is voor de eindgebruiker.
Iedere organisatie heeft andere behoeftes en wensen. Het belangrijkste is dat de digitale werkplek de zorgmedewerker ondersteunt gedurende de werkdag en dat wij een meerwaarde creëren voor alle eindgebruikers. Dat doen wij met onze dienstverlening én door de partnerships die wij aangaan met ICT-partners. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
