Ga je als zorgorganisatie met de ICT over naar de cloud, dan kan het even duren voor iedereen daarin wegwijs is geworden. Om tijd te besparen én het werken in de cloud ook leuker te maken, is een sociaal portaal een uitkomst. Voor Tragel ontwikkelde a&m impact in 2022 zo’n platform en richtte dat samen met hun medewerkers in.
Tragel verleent in vier gemeentes door heel Zeeuws Vlaanderen en Middelburg ondersteuning aan mensen met een beperking. Dat gebeurt in veel vormen; van begeleiding, zorg en persoonlijke behandeling tot wonen, werken, leren en recreëren. Met ruim 900 medewerkers worden meer dan 600 bewoners en cliënten bediend. De woon-, dagbestedings- en andere voorzieningen zijn over 70 locaties in de regio verspreid.
Vorig jaar migreerde Tragel met hun ICT-systeem naar de cloud via dienstverlener RAM-IT. Eline van Mullem, Communicatieadviseur bij Tragel: ‘Het samenwerkingsverband waar we voorheen onder vielen, de Carante Groep, hield namelijk op te bestaan. Daarbinnen was ook onze ICT geregeld, dus daarvoor moesten we nu een andere oplossing zoeken. Als optie bij de migratie bood RAM-IT een sociaal portaal van a&m impact, als zeg maar de smoelende voorkant. Toen we daar een demo van zagen, waren we gelijk enthousiast.’
Maikel Starreveld, Projectmanager bij a&m impact: ‘Wij werken met regelmaat samen met RAM-IT en ons platform sluit aan op hun diensten. Bovendien zitten we ook op dezelfde lijn wat betreft een goede invulling van het online werken. Tegenwoordig is ons systeem daarom onderdeel van de ‘digitale zorgwerkplek' die RAM-IT biedt, dat valt onder het multi-cloud framework eCumulus.’
Technisch gezien regelt RAM-IT op de achtergrond alle technologie: van de wifi en hardware-installatie tot het uitrollen van Microsoft365 en bijbehorende applicaties, inclusief beheer en hosting. Maikel: ‘Ons portaal vormt vervolgens het centrale punt dat alle informatie stroomlijnt en op een mooie manier aan de gebruikers presenteert. Dat maakt de transitie naar cloudgebaseerde werkplekken een stuk makkelijker!’
Voor Tragel was het in ieder geval belangrijk dat het portaal geen standaardtoepassing werd. Er kwam dus een gedegen voortraject waarbij verschillende medewerkers werden betrokken. Eline: ‘We organiseerden verschillende contentsessies met vragen als “Hoe zie jij het nieuwe portaal voor je? Waar heb je behoefte aan? Hoe zoeken jullie nu naar bepaalde informatie. Wat vond je goed/slecht aan het oude systeem?”. Maikel leidde die sessies. Met die input is het hoofdmenu geoptimaliseerd en is het portaal geworden zoals het nu is. Maikel: ‘Ze hebben dat echt heel mooi gedaan. Zo is er een sectie 'kennis' waarmee ze de kennis van de organisatie op een centrale plek bundelen en delen. Daar gaat het bijvoorbeeld over ‘Infectiepreventie en hygiëne’ of over ‘Medicatieveiligheid’.
Daarnaast hebben ze een 'service en diensten' sectie gemaakt waar je moet zijn als je iets geregeld wil hebben. Je begint dus vaak in 'kennis' om te kijken of je het zelf kunt vinden. Lukt dat niet, dan word je mooi verwezen naar de 'service en diensten' sectie waarop je acties van collega's/ondersteuning uit kunt vragen. Denk bijvoorbeeld aan ‘Mijn personeelszaken’ of ‘Hulp of advies bij communicatie-uitingen'.
Als de medewerkers nu het systeem via een weblink opstarten, zien ze daar het laatste nieuws, hebben ze hun werkapplicaties in beeld en kunnen ze vanuit daar eigen bestanden openen en protocollen inzien. Eline: ‘Zo heb je gelijk al je middelen bij de hand om je werk te doen. Dat is enorm tijdbesparend. Bovendien kan iedereen ermee uit de voeten, welk digitaal niveau je ook hebt. Verder is er binnen elk team iemand aangesteld als speciale gebruiker. Die is door ons getraind en kan namens zijn team nieuwsberichten plaatsen of informatie over hun locatie publiceren.’
De adoptie van het portaal is nu nog in volle gang. Eline: ‘We moesten vrij snel over naar de andere ICT-omgeving, dus we hebben eerst gezorgd dat onze gemigreerde data toegankelijk is. Nu de belangrijkste behoeftes zijn ingebouwd, zijn we eraan toe om te laten zien hoe je al die andere functies van het portaal optimaal gebruikt. Sommige medewerkers hebben dat gaandeweg al ontdekt, maar sommigen moeten we nog wat meer op weg helpen. Met RAM-IT denken we daarvoor een plan uit.’
Ook ligt er nog een wensenlijstje voor toekomstige functionaliteiten. Zo willen ze nog een personeelssysteem waarbij je de vacatures centraal aanmaakt en vervolgens automatisch online publiceert. Tragel wil bovendien nog een 'opruimcoach' implementeren. Maikel: ‘Daarmee krijg je meer overzicht en grip op de verschillende versies van bijvoorbeeld protocollen. Elk bestand krijgt dan een eindverantwoordelijke en er wordt een vervaldatum aan gekoppeld, wat je dwingt de informatie bijtijds te checken en up-to-date te houden.’
Met wat er nu staat is Eline in ieder geval al erg tevreden; er is een flinke slag gemaakt in vergelijking met wat ze eerst hadden. Zo is het voor iedereen veel makkelijker geworden om berichten te plaatsen. ‘Het platform lijkt een beetje op hoe je privé Facebook gebruikt. Dus die opzet is voor veel medewerkers heel herkenbaar. Dat scheelt weer een stukje in de adoptie. Verder hebben wij het nu zo ingericht dat het voor ons handig is, maar een ziekenhuis zal wellicht weer voor een andere indeling kiezen.’
Zorgorganisatie Tragel is online te vinden op www.tragel.nl. Meer weten over dit project of ook interesse in een sociaal portaal op maat? We laten graag een demo zien. Neem contact op, dan maken we snel een afspraak.
