Inmiddels kunnen we wel stellen dat we aardig pro zijn in het online (samen)werken. Op welke plek dat dan ook is. Terwijl het in het begin wat zoeken was naar de juiste aanpak, blijkt het nu vaak een uitkomst te zijn. Niet voor niets wijzen onderzoeken van o.a. de Rijksoverheid uit dat thuiswerken ook na corona een blijvertje is en dat een groot percentage werknemers niet meer volledig terug wil naar kantoor. Dat betekent ook dat online samenwerken blijft. Met de juiste tools kan dat best makkelijk én plezierig zijn. Maar hoe zie je met al die tools op de markt nog wat je waarvoor kunt gebruiken? En hoe draagt het bij aan het optimaal online (samen) werken? Laten we hier eens dieper induiken.
In het geval van online samenwerken is goede interne communicatie super belangrijk. Immers, veel dingen die spelen in een organisatie zijn niet direct zichtbaar vanachter een scherm. Voor een organisatie kan dat ook als een voordeel uitpakken. Doordat contact niet meer vanzelfsprekend is, ben je veel meer gefocust op het zoeken van die verbinding met je medewerkers. Dit kan de betrokkenheid in je organisatie juist verhogen. Maar online samenwerken biedt nog een groot voordeel. Tijd wordt namelijk efficiënter benut. Niet alleen reistijd, van en naar werk of richting afspraken, maar ook vergaderingen die direct gestart kunnen worden waardoor er een kwalitatiever overleg is. Online samenwerken maakt dit soort momenten een stuk efficiënter.
De juiste tools helpen je een heel eind op weg om van online samenwerken helemaal jouw ding te maken. Maar er zijn altijd een aantal elementen die je binnen de organisatie al direct kan toepassen. Zorg ervoor dat je:
- Over meer dan werk praat | Op de werkvloer gaat het ook niet alleen maar over werk, waarom zou dat online dan wel zo moeten zijn? Houd ruimte voor persoonlijke gesprekken zodat de binding met collega’s goed blijft. Bijvoorbeeld door een wekelijks online moment in te plannen met je team om over andere zaken te praten.
- Informatie vindbaar maakt | Vragen staat vrij, maar te veel vragen kan mensen ook van het werk houden. Zorg er daarom voor dat informatie voor iedereen makkelijk te vinden is bijvoorbeeld door bestanden juist te labelen en op te slaan. Iedereen kan op die manier sneller doorwerken.
- Processen overzichtelijk én inzichtelijk maakt | Zo weet iedereen wat er van hun verwacht wordt en welke stappen ze daarvoor moeten doorlopen. Leg die processen van tevoren vast en breng iedereen hiervan op de hoogte waar zij deze informatie kunnen vinden.
- Ruimte biedt om te sparren | Online kom je toch sneller “even ter zake”. Iedereen is immers bezig met zijn eigen taken. Vergeet niet ruimte te creëren om gewoon even te sparren. Breng elkaar wekelijks op de hoogte van waar je mee bezig bent en deel hoe je tegen dingen aankijkt. Stel bij het sparren met elkaar ook een ‘voorzitter’ aan die zorgt dat er overzicht behouden wordt, maar dat ook iedereen aan het woord komt en er geen ongemakkelijke stiltes vallen.
De afspraken die er binnen de organisatie worden gemaakt, kunnen online en hybride samenwerken dus al sterk verbeteren. Maar de laatste jaren zijn er ook een groot aantal tools ontwikkeld die daarbij kunnen ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan videobellen via Zoom, Teams of Google Hangout. Je schakelt zo vanuit je woonkamer de digitale vergaderruimte in en kan direct in gesprek met collega’s. Voor korte berichtjes zijn er genoeg chattools in het leven geroepen zoals Slack, WhatsApp en Google Hangout. Het maakt contact maken niet alleen heel laagdrempelig het geeft ook de mogelijkheid om het te onderhouden. Een chat kan namelijk ook best functioneren als het praatje dat je normaal gesproken bij het koffiezetapparaat maakt. Maar samenwerken vraagt ook om het creëren van overzicht. Met projectmanagementtools zoals Trello, Atlassian of Jira weet iedereen wat er nog gedaan moet worden, wat wij bij wie ligt en waar nog wat extra aandacht naar toe moet. Als je dan eenmaal aan de slag kan, kun je met filesharingtools zoals Microsoft 365, Office 365 of Onedrive gemakkelijk bestanden delen en met collega’s samenwerken in één bestand.
Een goede toolbox en helder gemaakte afspraken vormen een prima basis voor optimaal online en hybride samenwerken. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen de organisaties met al deze verschillende tools overweg kan? Waar laat je informatie over processen en sector- of organisatie specifieke protocollen landen? En hoe zorg je ervoor dat het delen van informatie tussen de verschillende tools ook veilig gebeurt? Op het sociaal intranet zorgen wij ervoor dat deze elementen samenkomen op één centrale plek. Daarvoor maken wij koppelingen met externe systemen zoals Microsoft365, Sharepoint, Zenya, Vilans, Teams, V-Care Connect. Daarnaast hebben wij ook onze eigen tools gecreëerd:
- Tijdlijn | Met de tijdlijn op het sociaal intranet blijft iedereen altijd op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie, onder collega’s of op locaties. Medewerkers kunnen zelf iets plaatsen of reageren op updates van collega’s. Zo ontstaat er een dialoog en blijf je meer in contact met elkaar.
- Groepen | Alles wat met een onderwerp, project of locatie te maken heeft kan verzameld worden in een groep op het sociaal intranet. Met een gekoppelde agenda, taken en bestanden kunnen collega’s gemakkelijk samenwerken vanuit één centraal punt.
- Nieuws delen | Al het nieuws over de organisatie, locatie en zorg- of onderwijssector is gemakkelijk te delen op het sociaal intranet. Zo krijgt iedereen de laatste ontwikkelingen mee. Doordat medewerkers zelf ook de mogelijkheid hebben om te reageren worden ze direct meer betrokken bij het nieuws.
- Allesomvattende zoekfunctie | Informatie, processen, protocollen en meer. Via de centrale zoekfunctie op het sociaal intranet is alles wat een medewerker nodig kan hebben tijdens de werkdag makkelijk te vinden. Ook als deze informatie zich in een extern gekoppeld systeem bevindt.
- Notificaties | Heb jij een persoonlijk bericht gekregen, is er een nieuwsartikel dat wel interessant is voor jou of word je uitgenodigd voor een groep. Met notificaties mis je nooit meer iets en heb je in één overzicht waar je nog naar moet kijken.
- Preboarden en onboarden | In tijden waar je alleen maar vanuit huis werkt, is het voor nieuwe medewerkers best moeilijk binding te krijgen met de organisatie. Met de pre- en onboardingmodule zorg je ervoor dat de start in ieder geval soepel verloopt én dat nieuwe medewerkers zelf op ontdekkingstocht kunnen binnen de digitale werkplek.
Wat het sociaal intranet nog meer te bieden heeft op het gebied van online of hybride samenwerken? Bekijk onze pagina over het sociaal intranet.
