Het sociaal intranet is al snel een verzamelbak van allerlei soorten content. En dat is ook logisch: als het dé centrale plek is waar medewerkers informatie vinden die ze nodig hebben tijdens hun werkdag, dan moet daar nu eenmaal veel op staan. Het woord ‘verzamelbak’ klinkt wellicht wat negatief, maar dat hoeft het natuurlijk niet te zijn. Tenminste, niet als je er een goede structuur in aanbrengt. In dit artikel laten we zien hoe je dat aanpakt.
Zonder duidelijke structuur ontstaat al snel informatieoverload. En wat doen mensen als ze door de bomen het bos niet meer zien? Precies, ze slaan informatie over of zoeken een andere route, bijvoorbeeld door collega’s om hulp te vragen. Dat wil je voorkomen. Het doel is juist dat medewerkers zelfredzaam zijn en snel de juiste informatie kunnen vinden, zonder anderen te storen of onnodig tijd kwijt te zijn. Structuur helpt daarbij: het zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek staat, goed te vinden is en niet onnodig veel wordt.
Het is belangrijk om eerst goed in kaart te brengen wát er eigenlijk allemaal wordt gedeeld op het intranet. Eerder noemden we al de verschillende vormen van content, zoals automated, managed en user generated content. Maar je kunt informatie ook indelen op basis van de organisatiestructuur. Op welke niveaus wordt er allemaal informatie gedeeld? Denk bijvoorbeeld aan:
- Organisatiebreed: Dit is informatie die de hele organisatie aangaat. Denk aan aangepast beleid, de komst van een nieuwe bestuurder of een wijziging in de huisstijl. Ongeacht waar je werkt of welke functie je hebt, dit soort informatie is voor iedereen relevant.
- Regio/locatie: In grotere zorgorganisaties met meerdere vestigingen is er ook locatiegebonden informatie. Bijvoorbeeld een wegafsluiting, een regionale zomervakantie of een open dag op een specifieke locatie. Niet relevant voor iedereen, maar wel waardevol voor medewerkers binnen die regio.
- Afdeling: Naast verschillen tussen locaties zijn er ook uiteenlopende informatiebehoeften per afdeling. Wat voor IT belangrijk is, speelt vaak niet op de werkvloer bij de zorgteams en andersom. Deze content sluit aan bij de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van specifieke teams.
- Persoonlijke interesse/werk: Informatie kan ook per persoon verschillen, bijvoorbeeld op basis van iemands rol, projecten of interesses. Het intranet is bij uitstek geschikt om zulke informatie op één plek samen te brengen, relevant voor een kleinere groep, maar wél precies op maat.
Wat voor content je dan precies kan delen? Dat deelden we eerder al in dit artikel over essentiële contentitems en nieuwsitems.
Bepalen welke informatie op het intranet thuishoort, doe je idealiter al aan het begin van je project. Zo leg je een stevige basis en kun je meteen afspraken maken om het overzicht te bewaren. Maar eerlijk is eerlijk: in de praktijk loopt het vaak anders. Zodra het intranet in gebruik is, groeit de hoeveelheid informatie al snel soms ongepland. Is je intranet dus al even live en is de structuur wat verwaterd? Geen zorgen. Ook dan zijn de tips nog prima toepasbaar. Je kunt je content namelijk ook met terugwerkende kracht opschonen. Dat doe je door:
-
Categoriseer en tag slimBreng structuur aan met duidelijke categorieën (zoals HR, IT, Beleid) en gebruik tags om extra context toe te voegen, zoals doelgroep of locatie. Dit maakt content makkelijker vindbaar en voorkomt dat informatie verloren gaat in de massa.
-
Werk met templates en richtlijnen
Gebruik vaste templates voor veelvoorkomende content types, zoals nieuws of handleidingen. Combineer dit met schrijfrichtlijnen voor toon, lengte en taalgebruik. Zo blijft de informatie helder, herkenbaar en professioneel.
-
Wijs content verantwoordelijken aan
Geef elke afdeling of themagebied een eigen contentbeheerder. Die houdt de informatie actueel en zorgt dat verouderde of dubbele content wordt verwijderd. Zonder duidelijke eigenaar raakt het intranet snel vervuild. Met de richtlijnen die je hierboven hebt opgesteld, is het voor contentbeheerders makkelijk nieuwe items aan te maken.
Een goed gestructureerd intranet ontstaat niet vanzelf. Het is het resultaat van doordachte keuzes over contentstructuur, heldere afspraken en onderscheid tussen verschillende soorten informatie. Als portaalbeheerder of communicatieafdeling draag je vaak de eindverantwoordelijkheid, maar betrek zeker ook de eindgebruikers. Zij hebben niet alleen baat bij een overzichtelijk intranet, maar kunnen er ook actief aan bijdragen. Samen maak je het intranet een fijne werkplek.
