Met de uitrol van een het sociaal intranet gaat het nieuwe digitaal werken écht beginnen. Tenminste, dat hoop je dan. In de praktijk zien we toch vaak dat het nieuwe werken best wel veel tijd kost om helemaal vorm te krijgen binnen een organisatie. Dus merk je dat een tijdje na implementatie de gebruikersaantallen teruglopen? Of zie je een dip na de lancering? Dat is vrij normaal! Uit onze statistieken blijkt dat je echt niet de enige bent. Maar ja, daar wil je natuurlijk wel wat aan doen. Gelukkig weten wij met onze kennis en ervaring wel hoe je dat aanpakt!
teruglopende cijfers; wat nu?
Laten we eerst onze statistieken er even bij pakken. Wij waren namelijk wel benieuwd: hoe verschilt het gebruik van het sociaal intranet van afgelopen maand eigenlijk ten opzichte van die eerste maand na livegang? Van alle zorgorganisaties die al twee jaar of langer een sociaal intranet gebruiken, hebben wij de cijfers geanalyseerd. Gemiddeld gaan alle aantallen in die jaren omhoog. Maar wat blijkt? Als je per organisatie gaat kijken, dan heeft de helft een terugloop in gebruikersaantallen, tijd die gebruikers op het intranet spenderen én het gebruik van groepen. Dus of het normaal is dat jullie organisatie lagere cijfers heeft ten opzichte van het begin? Zeker.
Deze cijfers zijn wel enigszins te verklaren. Bij de lancering van het intranet is alles nog nieuw en interessant, uit nieuwsgierigheid zullen veel medewerkers een kijkje nemen. Daarna kan het aantal weer inzakken bijvoorbeeld omdat medewerkers vasthouden aan oude gewoontes. Ook is het teruglopende aantal in groepen nog wel te verklaren, vooral als je organisatie ook met Microsoft of Google gekoppeld is. Steeds vaker worden projecten afgehandeld in Teams of Workspace. Zo vormt het intranet de doorgang naar externe applicaties en zal het aantal weergaven op specifiek de groepen wat terug kunnen lopen. Dat hoeft geen probleem te zijn, zo lang je medewerkers maar gemakkelijk samen kunnen blijven werken.
Nou oké, het is dus normaal dat je cijfers wat teruglopen, maar veel liever heb je natuurlijk dat het gebruik toeneemt. Wij hebben nog wel wat tips voor je om dat voor elkaar te krijgen.
- Zorg ervoor dat er altijd een reden is om naar het sociaal intranet te komen | Je kan niet simpelweg het intranet lanceren en daarna hopen dat medewerkers er zelf mee aan de slag gaan. Je moet dit constant onderhouden. Als communicatieafdeling moet je ook na de lancering dus veel aandacht besteden aan adoptie. Zo houd je het intranet levendig en relevant voor medewerkers.
- Ontsluit applicaties op het intranet | Breng zoveel mogelijk applicaties samen op het sociaal intranet. Door de koppeling met externe applicaties, bijvoorbeeld met behulp van onze technologiepartner Recast Software, worden medewerkers direct vanuit het intranet doorgestuurd naar de juiste app. Voeg daar Single Sign On aan toe en zij hebben ook nog maar één login nodig om deze apps te openen. Als die efficiëntie geen reden is om het intranet te gebruiken…
- Doe een rondvraag in de organisatie of alles wordt begrepen | Weet jij wat er speelt in je organisatie, of is het soms slechts een aanname? Het is altijd goed om regelmatig een rondvraag te doen in de organisatie om erachter te komen wat wel werkt, wat niet werkt én wat mist. Zo blijf je dichterbij de behoefte van de medewerkers en zal het intranet relevanter zijn om te gebruiken.
- Zet enthousiaste medewerkers in om collega’s te stimuleren | Niet iedereen gaat het intranet leuk of een verbetering vinden, dat is nou eenmaal zo. Gelukkig staan daar de super enthousiaste medewerkers van verschillende afdelingen binnen de organisatie tegenover die juist heel erg fan zijn en maar wat graag willen helpen het een succes te maken. Schakel hen in en laat hen andere collega’s stimuleren. Wil je wat leuke voorbeelden? Een aantal organisaties doet dit namelijk al heel goed, zoals De Zorggroep met de inzet van content creators, Dimence Groep met ambassadeurs, Floorwalkers bij GGNet en Jeugdformaat met community coaches.
- Houd collega’s op de hoogte met de mailingen module | Heb je medewerkers die ondanks alle mogelijkheden op het intranet toch vasthouden aan oude manieren zoals mailen? Maak ze bewust van wat er allemaal speelt op het intranet met de mailingen module. Vanuit deze module stuur je nieuwe of ongelezen berichten van het intranet via een mail naar medewerkers. In de mail vind je geen hele items, maar de link naar het intranet. Willen je medewerkers het laatste nieuws lezen? Dan weten ze het te vinden op het intranet.
- Breng het intranet in de werkruimte met narrowcasting | Niet iedere medewerker kan tijdens de werkdag uitgebreid op de desktop op het intranet kijken. Ze zoeken even snel naar wat ze nodig hebben of vragen het aan collega’s. Heb je nou iets leuks te delen, wat misschien minder relevant is voor dagelijkse werkzaamheden? Zet het op de tv! Met onze narrowcasting module toon je eenvoudig content van het sociaal intranet op interne schermen.
- Geef het tijd | Uit onze statistieken blijkt dat het aantal sessie én de tijd die medewerkers op het intranet spenderen tijdens zo’n sessie, alleen maar is toegenomen sinds livegang bij organisaties die al langer live zijn. Daarom geven we je toch ook deze tip meeneem, geef het tijd. Blijf altijd het intranet in de gaten houden, blijf rondvragen en blijf investeren. Als jij enthousiast blijft en het gebruik stimuleert, zal het uiteindelijk zijn vruchten afwerpen.
Zo, hebben we je enigszins gerustgesteld? Dan kun je nu door met van jouw intranet een succes maken! Wil je toch nog meer tips van ons of vind je het gewoon prettig als wij even meekijken? Met onze 25 jaar ervaring en 200+ zorginstellingen in ons portfolio, hebben wij inmiddels aardig wat ervaring en helpen je graag op weg.
