Welke content plaats je op het sociaal intranet?

Het sociaal intranet is een informatiebron voor iedere zorgmedewerker. Of het nu gaat om belangrijke documenten zoals handboeken en protocollen, contactgegevens van collega’s of de laatste updates rondom de organisatie. Álles komt samen op de digitale werkplek. Daarnaast is er met het sociaal intranet nog een aspect bijgekomen: de interactie tussen collega’s. En die content is niet altijd te sturen. Want onderling hebben collega’s het natuurlijk over werkzaamheden en cliënten, maar óók over de nieuwe woning van Gerda. Hoe creëer je met alle medewerkers binnen de organisatie waardevolle content op het sociaal intranet? In dit artikel vertellen we het je en geven we je enkele richtlijnen!

Een traditioneel intranet is een digitale omgeving waar het voornaamste doel informatiedeling is. Dit gebeurt vooral vanuit het management richting medewerkers. Met de komst van het sociaal intranet is er ook ruimte ontstaan voor interactie, kennisdeling en samenwerken tussen collega’s. Waar eerst het zenden van informatie centraal stond, is er nu ook ruimte om zelf bijdragen te leveren.

Als organisatie ben je de hoofdmotor wat betreft de informatievoorziening van Managed Content, denk aan beleidsplannen, (corona-)updates of protocollen. Dit zijn aspecten die voortkomen uit het traditionele intranet en worden geplaatst vanuit het CMS. Als organisatie kun je zelf een keuze maken welke medewerkers daar toegang tot hebben. Zo kunnen er van verschillende afdelingen medewerkers worden aangewezen of er worden specifieke rollen gemaakt zoals content coördinatoren. Door van verschillende functies en afdelingen medewerkers toegang te geven, maak je het intranet rijker aan informatie en daarmee waardevoller. Met deze berichten houd je medewerkers niet alleen op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie of een voor hen specifieke locatie, maar je zorgt er ook voor dat zij zich betrokken voelen.

Door het sociaal intranet ontstaat een community waar alle medewerkers aan kunnen bijdragen. Of zij dit nu doen door middel van updates, informatiedeling, marktplaats of een reactie, de medewerker is betrokken bij de dagelijkse gang van zaken. De interactiemogelijkheden geven ook ruimte aan kennisdeling en samenwerken tussen collega’s. Kennis en ervaringen kunnen makkelijk verzameld worden op één plek waar iedereen er toegang tot heeft en zijn voordeel mee kan doen.

Medewerkers hebben veel vrijheid om zelf invulling te geven aan het sociaal intranet, dat houdt het platform levendig. Wel is het goed om daar wat richtlijnen aan te hangen zodat het intranet een plek blijft waar werk centraal blijft staan. Wij delen er een paar met je!

• Als organisatie deel je vaak informatie die essentieel zijn voor de werkzaamheden binnen de organisatie. Wissel deze formele content af met persoonlijke en unieke content. Wat je deelt moet namelijk ook passen binnen de organisatie en wat medewerkers daarvan verwachten. Dit zit hem niet alleen in een bepaalde schrijfstijl, maar ook in het gebruik van eigen foto’s. Hoe leuk is het om iedereen door middel van beelden op de hoogte te houden van een project of georganiseerd evenement. Daarmee stimuleer je ook dat medewerkers zelf content gaan delen.
• Het mooie van interactie op het intranet is dat collega’s elkaar direct op de hoogte kunnen brengen. Dit kunnen informatieve berichten zijn, bijvoorbeeld de notities van een vergadering, of meer persoonlijke updates zoals een foto van een evenement dat heeft plaatsgevonden op de zorglocatie. Iedereen heeft zicht op het intranet, dus toestemming van de betrokken personen voor plaatsing is heel belangrijk.
• In de zorg werk je veel met vertrouwelijk informatie van patiënten en cliënten, maar ook gegevens van collega’s komen voorbij. Om de privacy te waarborgen is het intranet niet geschikt om deze informatie onderling te delen. Gebruik daarvoor in de plaats een van de externe applicaties die direct via het intranet te bereiken zijn zoals bijvoorbeeld Care4 of Zorgmail.
• Wat zo handig is aan het sociaal intranet is dat content onderverdeeld kan worden in groepen en categorieën. Sommige informatie is alleen relevant voor een bepaalde projectgroep of locatie. Of er zijn meerdere kennisartikelen omtrent één specifiek onderwerp. Door al deze informatie op de juiste plek te verzamelen, blijft het intranet een overzichtelijke plek.
• Het intranet is alleen voor intern gebruik; commerciële content of advertenties van externen passen daar niet helemaal tussen. Meld dit duidelijk aan medewerkers zodat het intranet echt een digitale werkplek blijft.
• Op het intranet komen alle collega’s samen en is er genoeg mogelijkheid om reacties achter te laten. Zo blijven collega’s niet alleen betrokken bij de organisatie, maar bij elkaar. Het blijft een werkomgeving, dus zorg ervoor dat deze reacties altijd netjes blijven en niet vanuit emotie worden geplaatst.
• Voor echte interactie is het natuurlijk leuk als je weet wie reageert. Vraag al je medewerkers het persoonsprofiel zo volledig mogelijk in te vullen met een foto, werklocatie en andere persoonlijke gegevens. Dan ontstaat er ook binding tussen collega’s.

Door onze jarenlange focus op de zorg hebben we met a&m impact inmiddels veel praktische, hands-on ervaring opgedaan. Deze kennis en ervaring delen wij graag. Wil je meer weten over content op het intranet, wij helpen je graag op weg!