Speciale website Siza zet vrijwilligerswerk in de schijnwerpers

Een avondje pannenkoeken komen bakken, wekelijks creatief schilderen met een bewoner of de tuin winterklaar maken voor iemand die dat niet meer kan; zomaar een greep uit de vele vrijwilligers vacatures die zorgorganisatie Siza op de nieuwe site ‘sizavrijwilligers.nl’ publiceert. a&m impact zorgde voor de realisatie. Met niet alleen een vormgeving die ook jongeren zal aanspreken, maar ook met slimme technische functionaliteiten zoals Salesforce API-koppeling, waardoor de complete vrijwilligersadministratie veel sneller en makkelijker wordt afgehandeld.

Voor zorgorganisatie Siza zijn vrijwilligers ontzettend belangrijk. Niet alleen helpen ze de wereld van hun cliënten te vergroten, ze zorgen ook dat allerlei klusjes worden gedaan die buiten de taken van de vaste zorgverleners liggen. ‘Het zijn juist die extra dingen die voor onze bewoners zo veel plezier opleveren en dus heel waardevol zijn’, aldus Ingeborg Keereweer en Jessy Vogt, beide Coördinator Vrijwillige Inzet. ‘Denk aan een stukje wandelen of fietsen, boodschappen voor iemand doen of een gezamenlijk bezoek brengen aan de bibliotheek of een museum.’

Siza biedt op ruim 150 locaties verspreid over Gelderland en Midden-Brabant zorg en ondersteuning aan mensen met een beperking. Siza biedt ambulante begeleiding, maar heeft ook woongroepen waar cliënten permanent wonen of worden begeleid naar werk en zijn er vele dagbestedingsplekken.

‘We zitten in verschillende steden en dorpen, maar eigenlijk zijn veel lokale inwoners niet of nauwelijks bekend met het werk van Siza en weten vaak ook niet dat ze daarin ook zelf iets kunnen betekenen’, benadrukt Jessy. ‘Ons doel is om op iedere locatie vrijwilligers te plaatsen. We hebben aanvragen vanuit de Siza organisaties zelf, maar ook van cliënten die een maatje zoeken’.

‘Wat niet iedereen weet, is dat je ook flexibel vrijwilligerswerk kan doen’, vult Ingeborg aan. ‘Zo worden geregeld vanuit een locatie mensen gevraagd voor het onder handen nemen van de tuin of voor een avondje koken bij een bijzonder evenement. Ook als je muzikaal bent, ben je welkom om een keertje te komen zingen of pianospelen. Deze klus is dan eenmalig en zoiets kun je ook met collega’s doen als je je als bedrijf bijvoorbeeld voor een goed doel wilt inzetten of als teambuilding / uitje.’

Ingeborg en Jessy zijn blij dat met de nieuwe site de zichtbaarheid van het vrijwilligerswerk kan worden vergroot. Voorheen hadden ze op de corporate Siza-site slechts één pagina ter beschikking waar voornamelijk stageplekken werden aangekondigd. Jessy: ‘Maar we doen zoveel meer en hebben op alle locaties heel veel vraag naar diverse soorten vrijwilligers. Dat kwam daarop niet goed uit de verf. Ook werden we niet gevonden als mensen online op vrijwilligerswerk in de regio zochten.’

De lancering van de overzichtelijke, nieuwe site maakt op dat punt duidelijk verschil. ‘We merken dat er nu veel meer reacties binnenkomen en we plaatsen bovendien nu ook onze vacatures op de sites van de vrijwilligerscentrales in de regio’s. Deze verwijzen automatisch naar onze site en daar zien mensen meteen ook onze andere vacatures staan.’

Bovendien konden ze in de oude situatie het plaatsen en aanpassen van alle vacature-informatie ook niet zelf doen. Dat maakte het er volgens Ingeborg niet eenvoudiger op: ‘Voor iedere vacature moesten we eerst een hoop informatie verzamelen bij de locatie en afstemmen om de vraag helder te krijgen, dan gaat er wat tijd overheen voordat deze uiteindelijk is gepubliceerd. Dat wilden we het liefst zelf kunnen. Ook wilden we graag zelf de lay-out kunnen aanpassen en hadden aardig wat wensen om het allemaal aantrekkelijker te maken.’

Wat opvalt in de opzet van nieuwe website is de persoonlijke benadering en uitnodigende vormgeving, inclusief filmpjes. Ingeborg: ‘We wilden een website die er gelijk goed uitzag en die aantrekkelijk is voor zowel jong als oud. Veel van onze vrijwilligers zijn rond de 50, 60 jaar, dat is een beetje onze standaard vrijwilliger. Voor hen moest de site vooral goed toegankelijk en duidelijk zijn, zonder ingewikkelde functies en knoppen. Maar we richten ons ook op jongeren, dus voor hen willen we er zeker uitspringen als interessante partij om ervaring op te doen.’

Op technisch vlak deed a&m impact er alles aan om de invoer en presentatie van de vacature-aanvragen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Jessy: ‘Ze maakten een API-koppeling met Salesforce, ons Customer Relationship Management (CRM) pakket dat we gebruiken om onze klantrelaties te beheren. Dat werkt heel handig: een Siza-locatie die een vacature wil plaatsen, doet een aanvraag via het Siza intranet, ons Sizaplein. Dat komt vervolgens bij ons binnen via Salesforce. Wij maken de vacature daarin op, sturen hem weer ter check naar de locatie en zijn ze akkoord, dan publiceren we hem direct.’

Ingeborg: ‘Met meer dan 100 locaties komen er in de week best veel aanvragen binnen. Vroeger zat je mailbox dan ook vol. Ook was de precieze status van de openstaande vacatures lastig te volgen en kon je moeilijk achterhalen waar welke vrijwilliger precies was ingezet en wanneer. In Salesforce zie je in een oogopslag hoe het zit en kunnen we verschillende labels aan zo’n vacature koppelen, zoals ‘nieuwe aanvraag’, ‘concepttekst’, ‘geplaatst’ of ‘on hold’ als een vacature tijdelijk niet beschikbaar is. Afbeeldingen toevoegen is ook geen probleem. Als een van onze medewerkers op vakantie is, kunnen collega’s het bovendien makkelijk overnemen. Zo houden we de lijntjes kort.’

Makkelijk vindt Ingeborg ook dat de reacties van potentiële vrijwilligers nu automatisch in Salesforce worden geregistreerd. ‘We kunnen daarna precies zien waar iemand zich in het aanmeldproces bevindt en de opvolging van alle acties helder registreren. Belangstellenden voor vrijwilligerswerk kunnen op de nieuwe website ook meteen een account aanmaken. Die gegevens staan dan direct in Salesforce, dus apart inschrijven hoeft niet meer, wat ons weer tijd scheelt. Via dat account kunnen vrijwilligers ook zien wat ze allemaal hebben gedaan en wanneer dat was. Dat is bijvoorbeeld erg handig voor MBO en HBO studenten die vrijwilligersuren naar school moeten verantwoorden.’

Jessy: ‘Ook het reageren op vacatures gaat nu supersnel. Iemand ziet een leuke vacature, dan vult hij een formuliertje in en met één klik is het weg. Zie je er op dat moment niet iets voor je bij zitten, maar zou je in de toekomst wel wat voor Siza willen doen, dan kun je ook een alert aanmaken. Dit kun je instellen op plaats of per type werk, als je bijvoorbeeld alleen tuinklussen wilt doen.’

Ingeborg: ‘We zijn erg blij met het resultaat zoals het nu staat en ook de samenwerking met a&m impact beviel prima. Je moet bedenken dat wij echt bleu dit project aangingen. We wisten echt niets van het opzetten van een nieuwe website! Gelukkig heeft projectmanager Tijn de tijd genomen om uit te leggen hoe het allemaal werkt. Van A tot Z. Er bleek zoveel bij te komen kijken. ‘

Jessy: ‘Dat we echt niets ervan af wisten, betekende ook dat we nogal eens onze koers verlegden omdat we weer een weekje de zaken hadden laten bezinken en op andere ideeën kwamen. Gelukkig waren ze bij a&m impact heel geduldig en was dat allemaal geen probleem. Het hele proces was voor ons dan ook enorm leerzaam.’

Ook de cijfers wat betreft vindbaarheid en bezoekersaantallen bewijzen dat de site een succes is. Jessy: ‘Sinds we in de lucht zijn, hebben we beduidend meer aanmeldingen gekregen. Bovendien krijgen we nu vaker reacties binnen van mensen die een open sollicitatie willen indienen. Zo zijn we gelijk in contact met potentiële vrijwilligers en daar komen meestal hele leuke matches uit.’

Ook al is de site net nieuw, Jessy en Ingeborg vinden het beslist belangrijk om vinger aan de pols te houden. ‘Nu is de site zoals we hem voor ogen hadden, maar hij moet natuurlijk up-to-date blijven. Als je hem 5 jaar laat zoals hij nu is, dan is hij voor je het weet verouderd. Dus als er aanpassingen nodig zijn om met je tijd mee te gaan, dan is dat voor ons geen probleem. We willen daar zeker scherp op zijn.’