Hoe zorg je voor verbinding als je zorgverleners verspreid zijn over 90 teams? Flexorganisatie VariantZorg deed offline al veel om zorgprofessionals samen te brengen en in 2023 was het tijd om daar ook online ruchtbaarheid aan te geven. In twee maanden werd er een digitale werkplek neergezet waar medewerkers alle informatie, contactinformatie van collega’s én applicaties kunnen vinden. Eén centrale plek, gegoten in een nieuwe frisse huisstijl die precies uitdraagt waar VariantZorg voor staat. Het resultaat? De geboorte van het sociaal intranet en daarmee de nieuwe digitale collega: Flo.
Met het motto ‘Precies wat je dag nodig heeft’ streeft VariantZorg ernaar de werk-privé situatie van zorgmedewerkers in balans te brengen. Als flexorganisatie in de ouderenzorg vormt VariantZorg de schakel tussen zorgprofessionals en zorgorganisaties (opdrachtgevers). Met als doel dé perfecte match om de beste zorg te kunnen leveren. Zodoende ondersteunt VariantZorg 900 zorgverleners in meer dan 90 teams die werkzaam zijn bij cliënten thuis of in een woonvorm. Maar zorg verlenen doe je niet alleen. Daarom steekt VariantZorg, werkzaam in de regio Zoetermeer, Rotterdam, Gouda en Krimpenerwaard, ook veel tijd en aandacht in het versterken van de verbinding tussen zorgmedewerkers en het gevoel een ‘Varianter’ te zijn.
Niet alleen de zorgverleners van VariantZorg werken op diverse locaties, ook de informatie en applicaties stonden voorheen allemaal ergens anders. Terwijl het eerste de kern is van de organisatie, is het tweede niet wenselijk. Jolanda van den Berg-Raaphorst, specialist Marketing & Communicatie bij VariantZorg vertelt: “De informatie die medewerkers nodig hebben om te kunnen werken, werd aangeboden via diverse tools. Daarnaast communiceren we via nieuwsbrieven, e-mails en appjes. Om deze stroom aan informatie te verminderen en te verzamelen, zochten we naar één platform om nieuws en andere informatie vanuit de organisatie te delen. Dat is nu ons sociaal intranet Flo. Verder doen we ook veel aan verbinding in de ‘echte wereld’, zoals een jaarlijks kerstfeest. Verder versturen we met regelmaat een cadeautje, bijvoorbeeld wanneer mensen in dienst komen en met de Dag van de Zorg. Met het sociaal intranet zoeken we de online verbinding op.”
Toen eenmaal de keuze was gemaakt voor een sociaal intranet ging het snel. In twee maanden tijd werd de nieuwe digitale omgeving uit de grond gestampt. Met een reden. Jolanda: “Er liepen bij ons vier projecten tegelijk: de complete rebranding van VariantZorg, een nieuwe AFAS-omgeving, de overstap naar Microsoft365 én de implementatie van het sociaal intranet. Idealiter wil je daar meer tijd voor maar om de overgang voor onze collega’s makkelijker te maken, hebben we alles in één keer aangepakt. De applicaties op één centrale plek waren prioriteit, maar vanuit communicatie wilden we ook iets moois neerzetten. Samen met Milou Timmerman (projectmanager bij a&m impact) realiseerden we in korte tijd een prachtig platform.”
Een strakke deadline vereist een goede samenwerking, zowel intern als met a&m impact. Jolanda: “Binnen VariantZorg stelden we een projectteam samen waarin alle betrokken afdelingen vertegenwoordigd zijn, onder meer HR, communicatie, ICT en relatiemanagers. Met a&m impact bespraken we wekelijks met het complete projectteam de voortgang. Bij een aantal meetings sloten zorgmedewerkers aan. Enerzijds om ideeën met ons te delen, anderzijds om feedback te geven op wat er al stond. Dankzij de wekelijkse bijeenkomsten konden we snel stappen zetten, wensen en doelen in kaart brengen en deadlines halen. Daarnaast heeft a&m impact een kennisportaal waar we veel informatie konden vinden, zodat we precies wisten in welke fase van het project we ons bevonden. Dat werkte heel fijn.”
VariantZorg pakte het groots aan. Naast een nieuwe werkplek werd ook de hele IT-omgeving aangepakt. Marco Ebbers, Principal adviseur bij M&I Partners en Interim manager ICT bij VariantZorg, vertelt: “Voorheen hadden we een RDX-omgeving. Die was sterk verouderd en werkte niet meer optimaal. Met onze nieuwe IT-partij Dustin creëerden we een nieuwe moderne workspace. Onderdeel van die verbeterde omgeving is dat applicaties eenvoudig via het intranet te bereiken zijn. Door middel van Single Sing-On hoeven medewerkers maar één keer in te loggen. Daarnaast zijn ook Microsoft365 en SharePoint gekoppeld aan het intranet, waardoor samenwerken nog makkelijker gaat. Kortom, een behoorlijke verbeterslag.”
Naast de koppeling met applicaties, moest het intranet zelf ook gevuld worden met content. Die verantwoordelijkheid ligt bij communicatie, HR en Kwaliteit, aldus Jolanda: “Afdelingsinformatie, protocollen en het smoelenboek vormen nu de basis van de kennisbank op het sociaal intranet. Alles omtrent bijvoorbeeld HR-zaken is centraal te vinden. In fase 2, die inmiddels is gestart, willen we ons ook meer gaan focussen op de interactie tussen medewerkers, onder meer door de groepenfunctionaliteit in te schakelen. Nu is het vooral veel zenden, maar verbinding opzoeken betekent natuurlijk ook de interactie onderling stimuleren.”
Wat ook nog op de planning staat is informatie delen over werklocaties. Uit de contentworkshop kwam naar voren dat dit erg belangrijk was voor zorgmedewerkers. Jolanda legt uit: “Als flexmedewerker kom je op verschillende plekken. Vragen als ‘Waar moet ik zijn?’, ‘Waar zit de ingang en de deurbel?’, ‘Hoeveel mensen werken er op een locatie?’ en ‘Hoe word ik ontvangen?’ zijn heel normaal. Het is hele praktische informatie, maar zorgt bij nieuwe medewerkers voor een warm welkom. Op het intranet kunnen we die informatie allemaal verzamelen. In de volgende fase willen we daar meer ruchtbaarheid aan geven in tekst, beeld en video.”
Maanden voordat het sociaal intranet werd ontwikkeld, was VariantZorg al bezig met de rebranding van de huisstijl. Een nieuw logo en andere kleuren die Jolanda direct mee kon nemen in de branding van het intranet. “De letter ‘O’ is in ons logo heel belangrijk. In de naam van ons intranet moest deze letter dan ook terugkomen. Flo is uiteindelijk gekozen door onze zorgmedewerkers. Het is een verwijzing naar Florence Nightingale, de grondlegster van de moderne verpleegkunde, en staat voor ‘in je flow’ komen. Al bekt het ook gewoon wel lekker. Rondom Flo hebben we daarna een personage en storytelling ontwikkeld die op het intranet én daarbuiten herhaaldelijk terugkomt. Flo is de (digitale) collega bij wie je terecht kunt met al je vragen.”
De livegang van Flo werd klein gevierd, maar had alsnog een grote impact. Jolanda: “Op kantoor organiseerden we een koffiemoment om de ‘geboorte van Flo’ aan te kondigen. Met een taart en ballonnenbogen vierden we het succes van ons harde werk. Het is belangrijk om daar gezamenlijk bij stil te staan. De zorgmedewerkers kregen tegelijkertijd een brief thuis waarin Flo zichzelf voorstelde en alle belangrijke informatie stond om het account te activeren. Aanvullend hebben we op drie locaties diverse inloopmomenten gehouden voor onze zorgprofessionals om te wennen aan het nieuwe intranet. Zorgmedewerkers zijn bezig met zorg verlenen en niet met IT-zaken. Hulp aanbieden bij een implementatie is dan wel zo prettig. Dit doet heel veel voor de acceptatie van het intranet.”
Het sociaal intranet is nu vier maanden live en de reacties zijn positief. Alleen nu rijst de vraag: hoe blijf je het gebruik stimuleren, vooral als medewerkers verspreid op locaties werken? Jolanda heeft een communicatieplan klaar staan: “Het sociaal intranet moet onderdeel worden van de onboarding. Nieuwe Varianters zien Flo direct op hun mobiel of tablet staan en krijgen tijdens de introductie een uitleg. Relatiemanagers zijn binnen onze organisatie in dit proces heel belangrijk. Zij vormen de schakel tussen medewerkers en de zorgorganisatie waar wij mee samenwerken en moeten het gebruik stimuleren. Verder zijn we van plan om maandelijkse inloopspreekuren te houden zoals we dat hebben gedaan tijdens de livegang.” Kortom, om Flo kun je straks niet meer heen.
Het verhaal van VariantZorg is weer net zo uniek als iedere zorgklant. Het geeft weer aan hoeveel mogelijkheden er zijn met het sociaal intranet, afhankelijk van wat een organisatie en haar medewerkers nodig heeft. Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Of ben je vooral benieuwd naar het project bij VariantZorg? Stuur mij een berichtje, we denken graag met je mee!
