Hoe zorg je dat samenwerkende organisaties vanaf verschillende locaties vlot een geheel gaan vormen? De introductie van een sociaal intranet kan dan een eerste goede eerste stap vormen. Via diverse communities hebben medewerkers nauwer contact met elkaar en afspraken kunnen via single sign on efficiënter op elkaar worden afgestemd. a&m impact voltooide onlangs zo’n intranet voor de Stichting MEEr groep.
De Stichting MEEr-groep helpt mensen met een beperking op allerlei vlakken met informatie, advies en coaching. De groep wordt gevormd door MEE Amstel en Zaan, MEE Utrecht, Gooi & Vecht en Mantelzorg en MEER die kort geleden werden samengevoegd. Om ook op digitaal vlak dat pad te effenen, werd a&m impact ingeschakeld.
Richard Hampsink, communicatieadviseur bij de MEEr-groep: ‘Beide organisaties waren bovendien ook wel toe aan een nieuw intranet. Met meer en modernere mogelijkheden tot interactie. Het systeem is 7 oktober 2019 live gegaan en we zijn erg blij met wat het al heeft opgeleverd. De informatievoorziening en -uitwisseling werkt door de single sign on veel soepeler en medewerkers van de verschillende werkmaatschappijen weten elkaar nu snel te vinden. Natuurlijk is dat eigenlijk geen bijzonderheid meer bij een goed intranet, maar we ervaren nu zelf hoe prettig dat allemaal werkt.’
In het nieuwe systeem vinden medewerkers alle nodige informatie over beide organisaties en het totale dienstenaanbod. Er zijn ook allerlei kennisitems te openen en te delen rond aanverwante thema’s. ‘Mooi is dat ze daar nu op laagdrempelige wijze via communities met elkaar over in gesprek kunnen gaan. Reacties en nieuwe berichtjes plaatsen gaat ook net zo makkelijk als bij Facebook. Alleen biedt dit intranet je ook nog de mogelijkheid om daarin uitgebreid te zoeken, zodat je ook op latere momenten bepaalde conversaties en onderwerpen snel terugvindt.'
De eerste weken na de introductie merkten Richard en collega’s dat medewerkers elkaar al snel via het nieuwe intranet weten te vinden. Ook met heel specifieke vragen. ‘Bijvoorbeeld als ze voor een bepaalde cliënt passend aanbod nodig hebben. Ze worden dan vrij gauw op het juiste pad gebracht door collega’s die daar goede tips over hebben. Daardoor kun je bijvoorbeeld sneller begeleiding, werk of een woonplek regelen. Ons hele potentieel aan kennis is wat dat betreft verdubbeld. Ik hoor ook terug dat mensen dat echt een pluspunt vinden.’
Een ander belangrijk speerpunt vormde het samenvoegen van de centrale agenda’s en de verbetering van de aanmeldingsprocedures voor interne cursussen en workshops. ‘Het nieuwe systeem kan alle issues daaromheen goed afhandelen. Zo is het aanmeldproces een stuk eenvoudiger en beter geworden. Voorheen deden we dat vaak met Google forms plus een plugin die het maximaal aantal deelnemers regelde. Maar dat werkte niet optimaal en liet weleens steken vallen. Met deze nieuwe module loopt dat proces eindelijk foutloos.’
De single sign on techniek die dat allemaal mogelijk maakt, betaalt zich direct uit in tijdwinst. ‘Voorheen moest je bij het aanmelden voor een workshop of cursus altijd al je gegevens invullen. Dat was voor iedereen een onvermijdelijk klusje. Nu ben je altijd ingelogd, je drukt op de aanmeldknop en het systeem weet wie je bent. Komt er iets tussen, dan meld je je ook zo weer af. Met die module zijn we dan ook erg blij.’
Een belangrijke functionaliteit die Richard verder graag uitlicht, is de uitgebreide zoekfunctie. ‘Daar hebben we eerst nog even over getwijfeld omdat dat eigenlijk niet standaard in het systeem zit. Maar we merkten vrij gauw dat deze investering zich al snel terugbetaalt. Je kunt nu namelijk full-text zoeken door alle bestanden, tekstdocumenten en gesprekken binnen de communities. Dat was in onze oude systemen helemaal niet mogelijk.‘
Binnenkort zal a&m impact nog een aantal modules toevoegen, zoals een reserveringsmodule. ‘Binnen onze organisatie vormt het reserveren van ruimtes en ook van hulpmiddelen een belangrijk administratief proces. Dat wordt straks allemaal in het systeem ondergebracht en helemaal gestroomlijnd. De eerste tests die a&m impact heeft getoond, zien er veelbelovend uit. En we krijgen al positieve reacties van medewerkers die ermee geholpen zijn, maar uiteraard krijgen we in deze fase ook nog wensen en tips door voor de verdere verbetering van de reserveringsmodule’.
Het systeem is eigenlijk precies geworden zoals Stichting MEEr-groep het voor ogen had. ‘Er zijn altijd wat dingen die we aan de hand van de praktijk nog moeten finetunen, maar we kunnen wel zeggen dat dit intranet helemaal voldoet in opzet en uitvoering. We zijn erg tevreden over alle functionaliteiten en wat we nu gaan doen is het verder implementeren. Het beheer zal dan ook niet alleen bij mij en mijn collega van communicatie liggen; andere medewerkers krijgen er ook verantwoordelijkheden in. Verder zijn we erg tevreden over de manier waarop a&m impact de zaken aanpakte, dus het project is beslist geslaagd.’
Interesse in het sociaal intranet van Stichting MEEr-groep en een demonstratie zien? Neem dan contact op met Tom Dellepoort via 0314 - 368 160.
