Je browser is verouderd en geeft deze website niet correct weer. Download een moderne browser en ervaar het internet beter, sneller en veiliger!

Rechtstreeks toegang tot Office en Teams via sociaal intranet RIBW Overijssel

In een paar seconden je werkdocumenten openen, even iets opzoeken in het kwaliteitshandboek, inspiratie opdoen voor sportactiviteiten met cliënten en ook nog snel een Teams-sessie starten om te updaten met je projectgroep leden: welkom bij het Nieuwe Werken! Met een goed ingericht sociaal intranet is tegenwoordig alles bij de hand en kun je snel schakelen, waar je ook bent. Bij a&m impact werken we er hard aan om dit voor alle zorgorganisaties op een makkelijke, toegankelijke manier mogelijk te maken. Dat realiseren we via synchronisatie met Office 365, zoals we nu bijvoorbeeld doen bij RIBW Overijssel.

IT in de stroomversnelling

Net als veel andere zorginstanties heeft RIBW Overijssel een hectisch corona jaar achter de rug. Het begon met het concreet maken van de plannen om het oude intranet te vernieuwen, ondertussen werden grote delen van de ICT gemigreerd en halsoverkop werd ook Microsoft Teams geïmplementeerd om te zorgen dat iedereen op afstand kon blijven doorwerken zodat de communicatie met collega’s en cliënten niet stokte.

Nieuwe impuls nodig

Tim Mutter, Senior Specialist ICT bij RIBW Overijssel: ‘We hadden wel een medewerkersportaal, maar dat bevatte vooral statische informatie. Het was ook niet altijd makkelijk in gebruik, wat resulteerde in vrij weinig online activiteit. Samen met de afdeling communicatie en de Raad van Bestuur hebben we gekeken wat we daarvoor in de plaats wilden. Dat moest vooral een dynamisch systeem worden met een focus op kennisdelen, contact met elkaar en een eenvoudige toegang tot data en gegevens. En het moest soepel kunnen meebewegen met onze organisatie.’

Dagelijks startscherm

Onder leiding van a&m impact werd dat platform in een paar maanden totaal vernieuwd en inmiddels is de eerste versie organisatie breed geïmplementeerd. Als je nu als RIBW-er aan het begin van de dag je computer of laptop opstart, kom je automatisch op de inlogpagina van het intranet. Daarna tref je een tijdlijn, nieuwsberichten en kun je direct doorschakelen naar al je applicaties. In de relatief korte tijd dat het nu draait, ziet Tim al veel meer op het intranet gebeuren. ‘De tijdlijn wordt aardig vaak gebruikt en op nieuwsberichten wordt actief gereageerd via likes en reacties, zoals op interne functiewisselingen en natuurlijk de corona-updates.’

Versneld proces door corona

De ontwikkeling van het intranet liep parallel aan een grote interne ICT-reorganisatie. Door alle coronarestricties werd daarop ook versneld Microsoft Teams binnen alle afdelingen van RIBW Overijssel geïntroduceerd. Maikel Starreveld, projectmanager bij a&m impact: ‘Microsoft Teams is momenteel binnen bedrijven en organisaties een veelgebruikte en belangrijke communicatietoepassing. Die gaan we in de volgende fase integreren in ons sociaal intranet. De groepen op het intranet worden gekoppeld met Microsoft Teams waardoor je samen kunt werken en bestanden met elkaar kunt delen. Ook is het starten van video oproepen vanuit het intranet dan mogelijk. Bij RIBW Overijssel hebben hiermee nu een begin gemaakt.’

Integratie Office 365

RIBW Overijssel zette daarom ook de eerste schreden in de overgang naar Office 365. Tim: ‘Dat hadden we nog niet, maar is eigenlijk essentieel voor een soepele integratie met het nieuwe intranet. We staan nog maar aan het begin van die transitie, maar de mogelijkheden gaan verstrekkend zijn. Straks kun je Microsoft Teams, je andere programma’s en je documenten ook allemaal vanaf het intranet opstarten. Dat loopt dan volledig synchroon. Dus je hoeft in principe geen apart mailprogramma, WhatsApp of G-schijf meer te gebruiken en je hoeft dan ook niet meer van tevoren te bedenken op welke schijf of server iets staat opgeslagen. Bovendien log je maar één keer in en kun je overal bij. Dat maakt het voor medewerkers makkelijk en het betekent automatisch ook een enorme tijdwinst.’

Snel op de hoogte

Voor Tim heeft het nieuwe intranet zeker al zijn waarde bewezen. ‘Eind vorig jaar moesten bijvoorbeeld alle telefoons worden omgeruild voor nieuwere exemplaren. 950 mensen moesten we informeren en op de hoogte stellen van de voortgang. Die communicatie deden we via het intranet. Dat verliep toen heel vlot en versoepelde het proces. Ook voor het opzetten van projectgroepen en het ontvangen van feedback op acties en activiteiten die je inzet is het ideaal.’

Verminderen van mailverkeer

Tim’s collega’s Auke Vaessen en Mirjam Engwerda van de afdeling communicatie onderstrepen dat graag. ‘We kunnen nu medewerkers veel sneller en gerichter informeren. Voorheen stelden we onszelf nogal eens de vraag of we een bericht moesten e-mailen. En zo ja, naar wie dat dan allemaal moest. We wilden eigenlijk het liefst van dat hele e-mailen af. Bij veel mensen stapelden de mails zich namelijk ongeopend in hun mailbox op en veel berichten werden ook nauwelijks doorgelezen. Nu kunnen we snel iets plaatsen op de tijdlijn. Vinden mensen het niet interessant, dan scrollen ze gewoon door. Of ze kunnen direct een reactie sturen.’

Zelf de regie in communicatie

Een andere verschuiving is dat medewerkers zelf auteur en communicator worden. Auke en Mirjam: ‘Had je iets te melden, dan ging je voorheen langs onze afdeling en dan publiceerden we dat. Berichtgeving was daardoor vrij statisch en eenzijdig. Nu kunnen collega’s zelf iets op de tijdlijn zetten. Daar moet je overigens wel een evenwicht in vinden, want niet iedereen heeft bijvoorbeeld behoefte aan allerlei nieuws en foto’s over de geslaagde kerstborrels van andere afdelingen. We zijn daarmee aan het experimenteren. In ieder geval wordt het sociale karakter al goed benut.’

Ideeën opdoen

Behalve dat het platform de zaken efficiënter laat verlopen, wordt het straks ook een plek om inspiratie op te doen. Auke en Mirjam: ‘Zo is er door collega’s in Kampen een loopgroep voor cliënten gestart en ze delen nu op het intranet daar berichten over. De RIBW-ers op andere locaties, die daar ook plannen voor hebben, kunnen zo heel snel ideeën opdoen over de aanpak, het opzetten van loopschema’s en in contact komen met de trainers. Het intranet moet echt een plek worden voor het delen van dit soort initiatieven, zodat mensen daar enthousiast over worden.’

Functionaliteiten op zorg toegespitst

a&m impact hoefde voor RIBW Overijssel niet heel veel maatwerk te ontwikkelen. Tim: ‘Wij konden eigenlijk al goed uit te voeten met hun intranet-standaard met nog een paar extra componenten voor de finetuning. Dan kun je heel snel stappen maken en het is ook budget-technisch aantrekkelijk. Het is eigenlijk precies geworden als werd geschetst toen we met hen voor het eerst in gesprek waren.’

Extra’s

Tenslotte vindt Tim het mooi dat a&m impact systemen ontwikkelt die helemaal op de zorg zijn toegespitst. ‘En dat ze blijven onderzoeken waar vraag en behoefte naar is en op basis daarvan blijven ontwikkelen, zoals ze nu de koppeling met Office 356 op alle vlakken oppakken. Ook kwamen ze bij ons met ideeën die we zelf nog niet hadden bedacht. Dat betrof bijvoorbeeld handige functionaliteiten die ze voor andere zorgklanten hadden ontwikkeld en die inmiddels zijn opgenomen als standaardelementen in hun systeem. Zoals integratie van Zenya (iProva), TOPdesk en AFAS data. Heel fijn dat je daar als nieuwe klant gelijk van kunt meeprofiteren.’

Meer weten over dit project?

Vraag het Maikel

Maikel
Starreveld
Manager projecten
[javascript protected email address]
Benieuwd geworden?

Laten we bellen!

Wil je meer weten over onze producten? Laat je telefoonnummer achter en we nemen z.s.m. contact met je op.

© 2024 a&m impact