De afgelopen twee jaar hebben best een stempel gedrukt op hoe belangrijk een sociaal intranet is én hoe organisaties ermee omgaan. Hoe minder we op kantoor kunnen werken, hoe meer we de digitale werkplek gebruiken om niet alleen effectiever te werken, maar ook om in contact te blijven. Eind 2020 doken wij al eens in onze statistieken en deelden wij onze tips voor meer interactie op het sociaal intranet. Hoe staat het er nu voor, 1,5 jaar van online en hybride werken later? Wij delen graag onze huidige cijfers én nog meer tips met je!
Het is de mate van interactie die het sociaal intranet onderscheidt van het traditionele intranet. Werken in groepen, reageren op nieuwsberichten, zelf posten of chatten; het sociaal intranet maakt het mogelijk voor medewerkers om ook online betrokken te zijn bij de organisatie. Maar de tools alleen zijn niet genoeg. Als organisatie kun je ook bijdragen aan meer interactie op het sociaal intranet. Om erachter te komen waar de meeste interactiewinst te behalen valt, hebben wij weer een analyse gedaan, gemeten over een periode van 90 dagen. Hoe gebruiken onze zorg- en onderwijsklanten gemiddeld gezien het social intranet? De resultaten hebben we uitgebeeld in een fijne infographic:
-
Zoek de medewerker actief opAls het dan niet fysiek kan, dan maar met de content die je plaatst. Het sociaal intranet wordt ook in deze meting gemiddeld het drukstbezocht op dinsdag en dan voornamelijk in de middag. Post belangrijke content op deze momenten zodat je direct de grootste groep in een keer bereikt. Ben je bang dat mensen je berichten alsnog hebben gemist? Met onze mailingen module maak en verstuur je gemakkelijk een mailing met content van het intranet naar alle of een specifieke groep medewerkers, bijvoorbeeld ambulante medewerkers die niet dagelijks op het intranet te vinden zijn. Verder kan je ook een leesbevestiging aan je tijdlijnbericht toevoegen. Zo kun je op een later moment nog eens kijken wie het bericht nog niet heeft gelezen en hen, met de mailingen module, nog eens benaderen als dat nodig is. -
Maak het intranet zichtbaar sociaalHet zit natuurlijk al in de naam, maar dat het intranet ook écht sociaal is, zal je ook moeten aantonen. Laat bijvoorbeeld de uitslag van een poll op de homepagina zien, deel met je medewerkers hoe vaak een bericht is bekeken en stimuleer reacties door vragen te stellen en input te vragen. Als je de mogelijkheid tot interactie opzoekt en kenbaar maakt, zullen medewerkers ook eerder geneigd zijn het zelf te leveren.
-
Zet in op groepswerkGroepen zijn een perfecte manier om alle informatie omtrent een onderwerp, locatie, project of afdeling te verzamelen op een plek. Zo voorkom je dat medewerkers worden bedolven onder een lading informatie die voor hen helemaal niet relevant is en daardoor een belangrijk bericht mislopen. Gemiddeld spenderen gebruikers 55 seconden per sessie in een groep op het intranet. Van de gemiddelde sessieduur van 5 minuut 41 seconden is dat een redelijk aandeel. Veel van onze klanten zetten daarbij in op een mix van werkgroepen en informele groepen. Ook persoonlijk contact is namelijk heel erg belangrijk voor een goede werkrelatie. Met een informele groep geef je medewerkers een specifieke ruimte om ook niet-werkgerelateerde content te delen met elkaar. Blijf het gebruik van groepen dan ook stimuleren om samenwerken te bevorderen.
-
Begeleid je medewerkersHoe langer we thuiswerken, hoe meer stappen in onze loopbaan we online voltooien. Als organisatie wil je wel bij die ontwikkeling betrokken blijven. Het sociaal intranet biedt de juiste handvaten om medewerkers online in iedere stap van hun medewerkersreis te begeleiden én aan de organisatie te binden. De pre- en onboarding van nieuwe medewerkers is bij de meeste mensen wel bekend, maar de begeleiding van medewerkers hoeft niet te stoppen na die eerste periode. Ook in latere stadia is het belangrijk jouw medewerkers te ondersteunen in hun ontwikkeling, bijvoorbeeld door middel van scholingen. Stel daarnaast een aantal community en content coaches, afkomstig van verschillende afdelingen, aan op het intranet om medewerkers te allen tijde te ondersteunen
-
Omarm de mobiliteitIn de huidige tijd zijn mensen het gewend om altijd en overal bereikbaar te zijn en direct van het laatste nieuws op de hoogte te zijn. Ook als het gaat om werkzaken. Terwijl ook het afgelopen kwartaal de meeste gebruikers het sociaal intranet via de desktop bezoeken, zien we daar in vergelijking met de vorig meting toch wel verandering. Waar de desktop eerst nog door 89% van de gebruikers werd gebruikt, was dat afgelopen kwartaal 83%. Een deel van die gebruikers is overgestapt naar mobiel; 16% van de gebruikers bezoekt het intranet via de mobiel. Doe daar iets mee! Met een PWA of mobiele applicatie, sta je altijd in contact met je medewerkers, waar ze ook zijn. Daarnaast bewaak je met een dergelijke app ook de veiligheid van alle gegevens die worden gedeeld op het sociaal intranet.
-
Houd het sociaal intranet simpelHet intranet is bedoeld om efficiënter te kunnen werken. Eindeloos zoeken naar de juiste informatie is dus niet de bedoeling en kan interactie met het intranet juist blokkeren. Houd een navigatiestructuur daarom simpel en informatie overzichtelijk door het op de juiste plekken in te delen. Zorg daarnaast ook voor een uitvalsbasis: een passende zoekfunctie. Gemiddeld worden er 8141 unieke zoekopdrachten gedaan en wordt er vaak gezocht op termen zoals salaris, corona en planning. Check die statistieken ook regelmatig, zodat je informatie eventueel kan herindelen voor een betere vindbaarheid. Maar laat medewerkers zelf ook bijdragen aan meer overzicht.
Wil jij ook een praktische én sociale werkplek creëren voor jouw medewerkers? Bij a&m impact focussen wij ons al jaren op de zorg en het onderwijs. Met meer dan 25 jaar ervaring en meer dan 200+ zorg- en onderwijsorganisaties waar wij onze digitale communicatieoplossingen hebben geïmplementeerd, hebben wij inmiddels veel praktische, hands-on kennis opgedaan. Wij denken graag met jouw organisatie mee om nog meer interactie op het sociaal intranet te krijgen. Wil je daar een keer over sparren? Neem dan gerust contact op.
