Waar een wil is, is altijd een weg. Afgelopen jaar zette a&m impact een compleet sociaal portaal neer voor zorgorganisatie Gemiva: gebouwd en ontwikkeld in coronatijd, dus vrijwel zonder live meetings tussendoor. ‘Alleen in de oriëntatiefase hebben we nog met elkaar om tafel gezeten, de rest hebben we afgestemd met heel veel Zoom-meetings of zijn via andere digitale wegen bewandeld. Ook zo kan er dus een prima resultaat uitrollen. We zijn er blij mee.’
Gemiva ondersteunt in Zuid-Holland mensen die op eigen kracht (nog) niet zelfstandig kunnen meedoen in de samenleving. Mensen die door een handicap, chronische ziekte of een andere beperking zorg of ondersteuning nodig hebben. Dit kan op veel verschillende manieren. Zo bieden zij ondersteuning bij financiële, pedagogische en woon-gerelateerde hulpvragen. Maar we bieden ook intensievere zorg als dagbesteding en woonzorg in veelal kleinschalige woonlocaties
Er staan zo’n 5200 cliënten ingeschreven en Gemiva heeft momenteel rond de 3400 medewerkers in dienst, wat wordt aangevuld door ruim 1400 vrijwilligers.
Afgelopen jaar kwam van meerdere kanten de wens voor een goed sociaal intranet. Ellen Hermans, functioneel applicatiebeheerder binnen de afdeling communicatie van Gemiva: ‘We hadden wel een klein afgeschermd stukje op onze website waarop je kon inloggen. Maar dat intranet was niet zo uitgebreid en je kon er niet eenvoudig in zoeken. Ook mocht dat wel wat socialer van opzet. Tegelijk kwam vanuit ICT het signaal toe te willen groeien naar een digitale werkplek. Een centraal portaal zou daar een goede start voor zijn. We zijn toen met a&m impact gaan praten omdat zij op dit vlak al veel voor de zorg doen.’
Dat gesprek resulteerde in een volledig nieuw portaal dat a&m impact afgelopen maart ‘22 live liet gaan en inmiddels organisatiebreed is uitgerold. Ellen: ‘We hebben nu een aparte omgeving gekregen waarbij het intranet gedeelte eindelijk van de website af is. Dat is al een grote winst want dat leidde namelijk best tot verwarring. Nu start je je desktop op, logt in op het portaal en vind men daar ter zijne tijd alle applicaties die je nodig hebt, met centraal de link naar het elektronisch cliëntdossier ONS®. Vooral de herkenbaarheid van dat onderdeel maakte dat de overstap naar het systeem eigenlijk vrij soepel ging. Iedereen vond gauw zijn weg. Ook het samenwerken in groepen kwam vlot van de grond en ontvingen we met name positieve feedback over het zoeken naar informatie.’
Om het de zorgmedewerkers makkelijk te maken, zit het portaal vol met handige koppelingen en onzichtbare technische snufjes die Tijn Bakker, projectmanager vanuit a&m impact, graag illustreert: ‘Zo hebben we in de zoekfunctie Levenshstein toegepast. Dat is een slim algoritme dat rekening houdt met eventuele spelfouten die je maakt. Daarnaast worden bij het zoeken bijvoorbeeld ook de zoekresultaten vanuit het digitale kwaliteitshandboek Vilans getoond, denk dan aan protocollen en themaonderwerpen. En omdat je al via Single Sign On in het portaal bent ingelogd, word je automatisch naar Vilans geleid om ze te bekijken of te bewerken. Tenslotte is er een zogenaamde ‘opruimcoach’ die de content waar je auteur van bent voor je in de gaten houdt. Als het tijd wordt om deze content te herzien of als deze geüpdatet moet worden, krijg je een seintje. De bedoeling is om zo alle informatie actueel te houden.’
Ook Ellen is blij met de verbeterde zoekfunctie: ‘Daar lag ook wel een prioriteit. Voorheen kreeg ik namelijk elke week wel drie of vier mailtjes met “ik kan iets niet vinden” of “help me bij het zoeken”. In ons vorige intranet was het zoeken namelijk wel een dingetje, want dat werkte vrij star, zeker als je dat vergelijkt met de huidige mogelijkheden van Google. a&m impact heeft nu een uitstekende zoekmachine neergezet. Zelfs binnenin documenten. Dergelijke mailtjes heb ik dan ook niet meer gehad.’
Voor Gemiva is de opzet en indeling ook heel prettig. Ellen: ‘Alles staat op een vaste plek en je hoeft nu niet meer allerlei wachtwoorden te onthouden om overal bij te kunnen. Toen a&m impact het demoportaal bij hun introductie liet zien, voelde het intuïtief al goed aan. Nu moet ik wel zeggen dat nog niet iedereen alle beschikbare functies gebruikt. Het draait nog vooral om het elektronisch cliëntdossier ONS® en dat is natuurlijk ook waar de prioriteit ligt, want het merendeel is verder dagelijks bezig met de zorgverlening. En dat dat zo in de praktijk gaat, daar is natuurlijk niets mis mee.’
Bij Gemiva hebben ook de vrijwilligers toegang tot het portaal. Ellen: ‘We hebben er veel, dus zij vormen een belangrijk groep. Wel hebben ze een aparte inlog en komen bij een uitgeklede versie terecht. Daarbinnen is al het interne nieuws hetzelfde en ze kunnen bij vrijwel dezelfde themapagina’s. Maar er verschijnen in deze versie geen links naar de administratieve applicaties en het elektronisch cliëntdossier.
Hoewel het portaal volledig digitaal werd afgestemd met a&m impact, is Ellen tevreden over de aanpak en realisatie. Het ging gewoon allemaal vrij soepel en zoiets kan dus ook prima zonder live contact. Ook was er een vlotte samenwerking tussen a&m impact en de bouwer van het vorige intranet. Ellen: ‘Daarop stonden zo’n 3500 themapagina’s die we hebben gemigreerd. Omdat juist deze content organisatiebreed vrij veelvuldig wordt geraadpleegd, wilden we alles tijdens de overstap zo goed mogelijk overeind houden. Dat hebben beide partijen heel goed af weten te stemmen.’
Tot eind dit jaar is Ellen nog wel even druk met portaal: ‘We zitten nog midden in de transitie en stap voor stap sluiten we zo veel mogelijk van onze applicaties aan. Dat willen we in het voorjaar van 2023 klaar hebben. Ook komen er natuurlijk dingetjes naar boven die misschien nog anders kunnen of erbij. Bijvoorbeeld de nieuwsbriefmodule waar we zeer binnenkort mee gaan werken. Zo houden we onze medewerkers op de hoogte van de digitale ontwikkelen binnen het portaal en de transitie naar de nieuwe digitale werkplek. Ook willen we nog iets waarbij we in een keer onze vacatures zowel op het portaal als op de website kunnen zetten. Dat bespreken we allemaal binnenkort met a&m impact. En waarschijnlijk wel weer live. Hoewel het via de Zoom prima ging, is het zeker fijn dat dat nu weer kan.’
