De eindgebruiker centraal stellen, zowel in het eindproduct als tijdens de ontwikkeling, dat is wat a&m impact deed toen ze voor zorgverlener Aveleijn een nieuw sociaal intranet implementeerde.
In de regio Twente ondersteunt Aveleijn mensen met een verstandelijke beperking of lage sociale redzaamheid. Er werken ruim 1750 professionals en 600 vrijwilligers. Aveleijn beschikte al langere tijd over een intranet waarin medewerkers informatie en protocollen konden opvragen, maar het werd nauwelijks gebruikt. Ze benaderde a&m impact met de vraag of ze dit systeem konden upgraden.
Dit probleem met intranet komt a&m impact vaker tegen. Tom Dellepoort van a&m impact licht toe: 'Deze portals worden vaak geïmplementeerd zonder afstemming met personeelsleden. Het resultaat is dan een systeem dat niet of nauwelijks aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden. Daardoor wordt de content niet bijgehouden, informatie veroudert snel en het intranet wordt vervolgens nog minder geraadpleegd. Personeel krijgt zo geen feeling met het systeem waardoor het benodigde draagvlak ontbreekt en dat is ontzettend jammer van alle efforts en investeringen.'
Voor deze opdracht ging a&m impact dus eerst in gesprek met de medewerkers en vroeg ze hoe het systeem het beste kon aansluiten op hun dagelijks werk. 'Dat is echt typerend voor onze aanpak', legt Tom uit. 'Alleen zo konden we een maatwerk oplossing creëren waar ook echt draagvlak vvoor was.' De inventarisatie resulteerde in een nieuw portaal dat ingericht werd als een sociaal intranet. Zo bevat het een social timeline, zoals in Facebook, persoonlijke en centrale agenda's, up to date protocollen en kwaliteitshandboeken en een handige centrale zoekfunctie.
Eenvoudig discussiëren en ideeën delen per vakgroep
Het is belangrijk om van collega's te weten waar ze mee bezig zijn. Door deel te nemen aan verschillende communities kunnen ze expertises, ideeën en interesses met elkaar delen. Deze zijn daarom een essentieel onderdeel van het sociaal intranet. Tom: 'In deze communities kun je gemakkelijk zien wie bij welke community is aangesloten, wie wat communiceert en waarover het gaat. De drempel om collega's te volgen is zo erg laag geworden en mensen zullen dit dus sneller doen.'
Sociaal intranet voor betrokkenheid
Omdat het nieuwe intranet ook vanaf de smartphone en tablet te benaderen is, kunnen de medewerkers van een organisatie ook eenvoudiger contact met elkaar hebben en zijn sneller op de hoogte van nieuws uit de organisatie. Via het online smoelenboek zien ze alle profielen, raadplegen elkaars werktijden en werklocaties, sturen berichten en zijn sneller op de hoogte van verjaardagen en bijeenkomsten.
Groot voordeel is dat het nieuwe intranet ook gekoppeld kan worden aan bestaande systemen die in gebruik zijn, zoals Office 365, Active Directory (ADFS), Google Docs, Dropbox en SharePoint. Om toegang te krijgen tot zowel het intranet als de lokale data hoeven medewerkers niet apart in te loggen. Tom: 'Het werkt heel gebruiksvriendelijk want medewerkers tikken op hun sociale startpagina maar één keer hun wachtwoord in via de single-sign-on en zijn vervolgens meteen ingelogd op het eigen systeem.'
Geslaagde internet oplossingen maak je samen
a&m impact kan bij iedere organisatie een intranet op maat inrichten en linken aan bestaande digitale infrastructuren. 'We denken mee met de klant en komen samen tot oplossingen. Dat is wel kenmerkend voor onze aanpak', aldus Tom. 'Zo krijg je niet alleen een systeem dat perfect aansluit op de inrichting van je organisatie, maar het zal ook gebruikt en gewaardeerd worden door je personeel. En dat is eigenlijk de grootste winst, zeker voor een zorginstantie als Aveleijn, want ik denk dat betrokkenheid van je medewerkers de uitstraling van je bedrijf alleen maar positief beïnvloedt.'
Wil je meer weten over sociaal intranet? Neem snel contact met ons op.
- Efficiëntere communicatie
- Delen van kennis en ideeën
- Tijdbesparing
- Optimalisatie mobiele apparaten
