Dat een nieuw sociaal intranet ook de dagelijkse zorgadministratie aanzienlijk kan verlichten, ondervond zorgorganisatie Severinus uit Veldhoven toen hun verouderde systeem een complete revisie kreeg. Het portaal dat a&m impact ontwikkelde zal binnenkort bovendien een vervolgtraject krijgen waarin ook de mogelijkheden voor een speciale cliënten-app worden onderzocht.
Severinus is een zorgorganisatie in Veldhoven die zich richt op mensen met een verstandelijke beperking, autisme en dementie. De medewerkers dragen zorg voor zo’n 880 cliënten in Veldhoven, Eindhoven, Oirschot en Valkenswaard waarvan ruim de helft in de 80 woonhuizen van Severinus verblijft. Met meer dan 1000 medewerkers en 400 vrijwilligers is het een van de grootste gespecialiseerde zorgaanbieders in Zuid-Brabant.
Daan Derksen, projectleider vanuit a&m impact: ‘Het verschil tussen het intranet dat we nu hebben neergezet en dat wat er voorheen was, is groot. Niet alleen wat uitstraling betreft, het oude intranet was ook statisch en alleen bedoeld voor het rondsturen van nieuwsberichten vanuit het management. Conform de wensen van Severinus maakten we er een up-to-date sociaal en dynamisch netwerk van dat ook fungeert als portaal naar alle werkapplicaties. En het voldoet helemaal aan de huidige privacy regelgeving. Medewerkers hebben bovendien een grote rol in het geheel; ze kunnen zelf berichten plaatsen, communities samenstellen en veel makkelijker met elkaar in contact komen.’
‘Dat het nieuwe systeem ook intuïtief moest zijn, was een extra voorwaarde die we bij a&m impact neerlegden,’ vertelt Malou van Loon, adviseur Communicatie & PR van Severinus. ‘Er wordt van onze organisatie verwacht dat we op digitaal gebied met onze tijd meegaan. Maar het is niet vanzelfsprekend dat iedereen daar ook makkelijk in mee gaat. Het leeftijdsverschil tussen onze medewerkers is groot. En niet iedereen is digitaal opgevoed. En vooral als je dat niet bent, vraagt dat wel wat van je. Het systeem is door a&m impact nu zo opgezet dat iedereen er makkelijk mee uit de voeten kan.
Aan de achterkant ontsloot a&m impact een enorme puzzel aan systemen. Via Single Sign On hoeven medewerkers zich nog maar één keer bij het intranetportaal aan te melden. Maar ook dit gaat automatisch als een medewerker zich aanmeld op een Severinuscomputer. Daan: ‘We gebruiken daarvoor HelloID van Tools4ever, daarna heeft iedereen met zijn smartphone, tablet of laptop direct toegang tot alle nodige werkdocumenten en zorgprotocollen.’
Verder maakten de ontwikkelaars onder andere koppelingen met het document management systeem iProva, de zorg- en werkprotocollen in Vilans, het roosterpakket van Severinus, TopDesk en Youforce waarin medewerkers hun persoonlijke administratieve zaken kunnen afhandelen. ‘En ook het vermelden waard is de koppeling met de werving- en selectiemodule van RAET. Hierdoor zijn alle vacatures ook intern direct zichtbaar, wat iedereen erg handig vindt’, aldus Daan.
‘Die centrale inlog is een fantastische verbetering,’ vult Malou aan. ‘Voorheen kostte het onze medewerkers aardig wat tijd om in alle systemen de juiste documenten te vinden en alle verschillende wachtwoorden te onthouden of te resetten. Daarmee verspil je best wat tijd. Tijd die je liever aan de zorg voor cliënten besteedt. Nu wordt dat allemaal omzeild en daarbij is het zo geautomatiseerd dat je altijd de meest actuele formulieren te pakken hebt. Voorheen zwierven soms verschillende versies binnen het netwerk rond, wat weleens tot verwarringen leidde. Dat is nu allemaal opgeschoond en gestroomlijnd.’
De introductie van het nieuwe portaal had even tijd nodig, maar nu het langzaam maar zeker door alle afdelingen wordt gebruikt, pakt Severinus in de toekomst graag door met een aangepaste variant voor hun cliënten.
‘We hebben een aantal cliënten die graag op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en activiteiten van Severinus. Een app zou hier een grote rol in kunnen spelen. We doen nu onderzoek naar waaraan zo’n cliëntenapp moet voldoen om zo een goed passend product te lanceren. We houden hierbij rekening met verschillende beperkingen. Dus dat vraagt echt nog even onze aandacht.
Severinus wil het intranet nog verder ontwikkelen. ‘We hebben nog genoeg ideeën en wensen om het intranet nog aantrekkelijker te maken voor onze gebruikers’, besluit Malou. ’Stap voor stap proberen we dit te realiseren. Dat vergt tijd, geld en aandacht. Maar we komen er wel!’
