Het verouderde intranet van het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam bevatte heel veel informatie en was niet altijd even overzichtelijk. Ook de look and feel was gedateerd. Tijd om daar iets aan te doen. Ikazia en a&m impact staken de koppen bij elkaar en zijn tot een interactief en gebruiksvriendelijk medewerkersportaal en intranet gekomen: Ikanet. Ondanks dat de nieuwe manier van werken even wennen is, zijn de medewerkers zeer positief.
In het Rotterdamse Ikazia Ziekenhuis staat de menselijke maat voorop. Vanuit de kernwaarden oprechte interesse, verbondenheid, betrouwbaarheid en professionaliteit worden mensen geholpen. Dat gebeurt vanuit de hoofdvestiging aan de Montessoriweg in Rotterdam en poliklinieken in Barendrecht-Carnisselande en Ridderkerk-Slikkerveer.
Iman Fawzi, verantwoordelijk voor online marketing en communicatie bij Ikazia: ‘Binnen de organisatie is veel interne communicatie nodig. Het telefoonboek is bijvoorbeeld een veelgebruikte functie van intranet. Dat is cruciaal, bijvoorbeeld om telefonisch over een patiënt te kunnen overleggen. Ook wordt nieuws over de organisatie via intranet gevolgd. Het nieuwe portaal bevat een smoelenboek in plaats van het traditionele telefoonboek. Dat werkt heel goed, het is alleen even wennen aan de nieuwe manier van zoeken.’
Arno ten Hagen, directeur van a&m impact, geeft aan dat een sociaal portaal zoals dat voor Ikazia gerealiseerd is vooral door gebruikers gedragen moet worden: ‘Gebruiksvriendelijkheid is de basis voor een goed werkende digitale omgeving. Dat raakt ook direct aan het ultieme doel van zo’n omgeving; het gemak voor de medewerkers van de organisatie vergroten. Daarom gaan wij met die medewerkers in gesprek. Deze gebruikersinterviews leren ons veel over de organisatie en ziekenhuizen in het algemeen. We komen op functioneel niveau heel veel te weten én we leren daarnaast veel over de cultuur en werkwijzen.’
Qua design is het intranet er flink op vooruitgegaan ten opzichte van het vorige verouderde intranet. Het portaal in een fris en modern jasje steken was een van de doelen van Ikazia. ‘Waar we vanaf de lancering eigenlijk alleen maar complimenten over krijgen is het design’, vervolgt Fawzi. ‘Het vorige systeem had nog heel erg de looks van 1995. Bovendien is het intranet ook op andere devices, zoals mobiel, te bereiken. De moderne strakke look en de snelle werking van dit systeem bevalt enorm.’
Behalve een fris en eigentijds design biedt het nieuwe portaal ook veel praktische verbeteringen. Zo worden diverse werkprocessen nu beter gefaciliteerd. Eén daarvan is informatie delen tussen leden van de diverse commissies en werkgroepen. Fawzi: ‘Het nieuwe platform biedt de mogelijkheden om flexibele teams aan te maken, onderling taken toe te wijzen en ook om notulen te delen. Eigenlijk alles dat je nodig hebt om goed in wisselende samenstellingen te kunnen samenwerken. Het aanmaken van evenementen is een andere functie die is toegevoegd. De evenementen en trainingen staan nu overzichtelijk bij elkaar en kun je ook in je Outlook agenda importeren.’
Een absolute randvoorwaarde bij de realisatie van het nieuwe platform was de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid ervan. ‘Niet iedereen is (even) digitaal vaardig. Dat betekent dat een platform als dit vooral logisch en makkelijk te beheren moet zijn. Ook moeten mensen zo min mogelijk geconfronteerd worden met functies en informatie die voor hen niet relevant is. Het platform dat a&m impact voor ons gerealiseerd heeft, oogt niet alleen prettig en overzichtelijk, maar werkt ook met beheerrechten. Zo wordt het beheer van (team)omgevingen gelegd bij iemand binnen het team zelf. Dat vergroot de autonomie. Wat ook helpt is dat het nieuwe intranet met hetzelfde CMS werkt als onze nieuwe, door a&m impact ontwikkelde, websites: www.ikazia.nl en www.werkenbijikazia.nl.
Hoewel het platform zoals dat voor Ikazia gerealiseerd is in principe ook goed bruikbaar is voor andere zorginstellingen, komt er altijd een klein deel maatwerk bij kijken. In het geval van het Ikazia Ziekenhuis betrof dat bijvoorbeeld het feit dat de server waarop het intranet gehost wordt in eigen beheer is. ‘We zijn een ziekenhuis en verwerken dus medische persoonsgegevens. Dat stelt bijzondere eisen aan de veiligheid en de wijze waarop we met al onze data omgaan. Zo zijn onze handleidingen en protocollen te raadplegen via een apart beveiligd systeem. Gelukkig denkt a&m impact goed en flexibel mee en komen ze met creatieve oplossingen die voldoen aan onze beveiligingseisen.’
Wil je meer weten over het platform dat wij realiseerden voor Ikazia of wellicht weten of het ook iets voor jouw organisatie is? Laat gerust van je horen. Arno ten Hagen (0314 - 368 160) geeft graag een demonstratie én antwoord op al je vragen.
