Slechts 1 sociaal portaal, 7 verschillende stichtingen die het tegelijk kunnen gebruiken én de ruimte om er ook een eigen specifieke invulling aan te kunnen geven. De Dimence Groep overhandigde a&m impact een aardig complexe puzzel. Eind oktober 2021 werd het laatste stukje gelegd en werd ons intranet BREIN met succes uitgerold.
In Overijssel biedt de Dimence Groep allerlei vormen van geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en welzijnszorg. Er werken ruim 2.800 medewerkers en jaarlijks helpen ze samen zo’n 50.000 cliënten. Alle zorg is ondergebracht in 7 verschillende stichtingen; van lokaal welzijnswerk en de Jeugd ggz tot specifieke hulp zoals forensische psychiatrie.
Voor de interne informatieverstrekking was er wel een intranet, maar dat liep echt op zijn laatste benen. Linda te Wierike, projectleider bij Dimence Groep: ‘Dat systeem was ruim 10 jaar oud en zo traag dat het iedere keer weer spannend was of het nog bleef draaien. Ook het beheer was flink verouderd en niet echt gebruiksvriendelijk.’ Collega Roos Huisman: ‘Het was gewoon tijd voor iets nieuws, hips en beters.’
Maar met meerdere stichtingen om te bedienen, vergt zo’n project veel afstemming en maatwerk. Roos: ‘Iedere stichting heeft z’n eigen focus en doelgroep, maar horen ook bij elkaar. Het nieuwe portaal zagen we dan ook als middel om collega’s samen te brengen en onderlinge samenwerking te stimuleren. Het betekende wel dat je je flexibel en creatief moet opstellen en ook geduldig moet zijn.’
Linda: ‘Want enerzijds wil je iedereen de ruimte geven voor hun eigen werkstijl, maar aan de andere kant moet het portaal ook eenheid smeden. Dat je elkaar herkent onder de overkoepelende paraplu van Dimence Groep en je daar ook mee verbonden voelt.’
Gelukkig wist a&m impact al snel hoe ze het aan moesten pakken. Roos: ‘Wij gaven ze een lijstje met ons ideale plaatje. Ze dachten gelukkig goed met ons mee en het is geworden hoe we het voor ogen hadden. Nu log je als medewerker in op het portaal en je ziet meteen de huisstijl en de sfeer van jouw stichting. In logo en kleur. Verder is de werking en rest grotendeels allemaal hetzelfde, daarmee houd je de link met de Dimence Groep.’
Linda: ‘Op je homepage heb je ook meteen de nieuwsstroom in beeld. Je hebt dan ‘Mijn nieuws’ - dat hoort bij stichting waar je voor werkt - en dan heb je ook het algemene kopje ‘Nieuws voor ons allemaal’. Dat is dan voor iedereen, Dimence Groep breed. Als je wilt, kun je ook de nieuwsfeed van andere stichtingen zien of het nieuws van de themagroepen waar je lid van bent.’
Klinkt simpel, de achterkant van het portaal is echter aardig complex. Linda: ‘De basis wordt gevormd door een infrastructuur die door onze ICT-afdeling is ontwikkeld. Dat is een heel ingenieus bouwwerk dat door a&m impact weer op een slimme manier aan het intranet is gekoppeld. BREIN herkent je als je inlogt, bepaalt vervolgens bij welke organisatie je hoort en laat je de juiste dingen zien.’
Roos: ‘Als je bijvoorbeeld bij 2 stichtingen werkt, dan zijn er ook 2 stichtingen aan jou gekoppeld. En dan zie je dus ook het nieuws en de applicaties van beide stichtingen. De vertaling van die ICT-structuur naar iets simpels en aantrekkelijks voor gebruiker, daarin zat voor a&m impact de uitdaging. Het gaat om zo’n 3000 medewerkers waarvan dagelijks alle lijntjes worden gelegd.’
Ga je met zo’n project als dit aan de slag, dan kun je al snel verzanden in allerlei extra mogelijkheden en wensen die in de loop van het traject op tafel komen. Daarom hielden Linda en Roos nauw vast aan hun motto dat het ‘Klein, eenvoudig en vindbaar’ moest blijven.
Linda: ‘Het is belangrijk het oorspronkelijke doel voor ogen te houden. Daarom waren dit de drie woorden die we telkens herhaalden als we met een bepaald onderdeel bezig waren. Past wat we doen onder dit motto? Dat was echt onze meetlat.’
Roos: ‘We hebben ontzettend ons best gedaan om alle collega’s, locaties en secretariaten snel en makkelijk vindbaar te maken om zo de interactie en bereikbaarheid te vergroten. De visuele eenheid in content – klein en fraai – draagt ook bij aan eenduidig en eenvoudig beheer.’
Roos: ‘We hadden een gigantische hoeveelheid aan informatie online staan. En veel dubbelingen in documenten waarbij je niet goed wist welke nu de juiste en meest recente was.’
Het aantal bestanden is flink teruggebracht, wat overbleef is herschreven en er zijn nu ‘goedgekeurde’ documenten. Linda: ‘Die bestanden zijn te herkennen aan een groen bolletje. Je kunt er dan op vertrouwen dat die informatie actueel is en klopt. Dat kan van alles zijn: jaarverslagen, roosters, opleidingsinformatie of documenten van onze themagroepen. Formele en informele documenten, nieuwberichten en bijdragen zijn nu in een oogopslag van elkaar te onderscheiden en gaan hand in hand. Op die manier hebben we nu een goede balans tussen ‘Need to know & Nice to know’.’
Eenmaal een groen bolletje betekent dat het document nauwelijks de kans krijgt te verstoffen. Roos: ‘Ze staan op SharePoint en voor je bestanden daarin kunt opslaan, moet je onder andere aangeven wie er verantwoordelijk voor is en voor welke datum de informatie gecheckt en eventueel hernieuwd moet zijn. Doe je dat niet, dan verliest het zijn officiële status. Dat registreren en nalopen kost tijd, maar alles is zo, met behulp van deze digitale opruimcoach, wel beter vindbaar en op orde.’
Oktober 2021 werd BREIN organisatiebreed gelanceerd. De collega’s zijn positief over het resultaat. Linda: ‘We horen terug dat het allemaal fris oogt en mooi compact en overzichtelijk is. En de nieuwe naam zat er ook snel in.’ Roos: ‘BREIN heeft ook een apart servicekanaal. Daarin vind je hele praktische dingen. Zoals Hoe krijg ik een nieuwe sleutel? of Hoe zit het als iemand 25 jaar in dienst is? Echt heel handig.’
Om het portaal goed in te bedden, is iedereen gevraagd door te geven als er iets niet klopt of als er aanvullingen zijn. Roos: ‘Collega’s kunnen daarvoor een formuliertje invullen. Wij pakken het dan snel op en maken het in orde. Op die manier zorgen we er met zijn allen voor dat het intranet up-to-date blijft. We zijn nu allemaal verantwoordelijk en houden het samen netjes. Net als dat we met heel veel mensen hebben bijgedragen aan BREIN als geslaagd nieuw platform.’
Roos en Linda hopen dat straks alle onderdelen worden gebruikt zoals ze dat van tevoren hadden bedacht. Roos: ‘Om dat te stimuleren, geven we trainingen en uitleg op maat, live en via allerlei instructievideo’s. Ook willen we de themagroepen extra onder de aandacht brengen. Maar we hebben van a&m impact meegekregen om geduld te hebben: laat iedereen rustig kennismaken en zelf ervaren hoe BREIN helpt bij het dagelijkse werk. Daarna gaan ze vanzelf profiteren van alle leuke extra’s.’
Wil je meer weten over dit project met Dimence Groep of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact op, dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
