Klimmendaal biedt in de regio Arnhem, Apeldoorn, Deventer en Zutphen revalidatiemogelijkheden aan mensen met een motorische of cognitieve beperking. Begin 2021 vernieuwde a&m impact de complete website. Niet alleen omdat de uitstraling van de vorige versie zijn beste tijd had gehad, ook de functionaliteiten mochten best wat moderner. In de ontwikkeling vervulde een organisatiebrede klankbordgroep een leidende rol.
Veel zorgorganisaties zullen zich herkennen in de reden dat Klimmendaal bij a&m impact aanklopte. Jantine Biemond, communicatieadviseur bij Klimmendaal: ‘Onze oude website was al langer een doorn in het oog. Dit was meer een vergaarbak van allerlei onderwerpen en bevatte veel te veel informatie. Ook de opzet was totaal niet gebruiksvriendelijk. Klimmendaal is in 2016 ontstaan uit ViaReva en RMC Groot Klimmendaal, toen werd ook de inhoud van de twee sites samengevoegd. Dat moest nu een geheel worden en ook toegankelijker voor onze patiëntengroep. Dus ook voor mensen met bijvoorbeeld een visuele beperking of hersenletsel.’
Klimmendaal ging daarom met een aantal websitebouwers in gesprek. Hoe konden zij de organisatie in dit proces helpen? Met welke werkwijze? En welk kostenplaatje hoorde daar dan bij? Uiteindelijk viel de keuze op a&m impact. Daan Derksen was de projectmanager vanuit a&m impact: ‘We hadden het geluk dat toen we begonnen er ook een nieuwe huisstijl voor Klimmendaal werd gelanceerd. Hierdoor konden we de site mooi meteen in lijn ontwerpen.’
Daarna moesten er heel wat knopen worden doorgehakt om de richting en opzet van de site te bepalen. Daan: ‘Je kunt bijvoorbeeld alles aanbodgericht insteken, dus gezien vanuit je diensten. Of juist doelgroepgericht. We hebben dat uitgebreid besproken met de klankbordgroep die Klimmendaal had samengesteld. Het werd unaniem een benadering vanuit doelgroepen. Nu is er op de site heel duidelijk een toegang voor volwassenen en kinderen & jongeren.’
Jantine kan iedereen die met websitevernieuwing aan de slag gaat, zo’n klankbordgroep aanraden. ‘Behandelaren en artsen maken dagelijks de praktijk mee. Die kunnen dus betere input geven dan wat jij als communicatiemedewerker op een kamertje achteraf bedenkt en schrijft. We wilden het gat tussen wat je op de site toont en wat iemand in de praktijk meemaakt zo klein mogelijk maken. Daarom nodigden we onze zorgcollega’s uit om mee te denken. Zij weten immers wat voor vragen de patiënt heeft en vooral wat deze wil weten voordat hij bij ons binnenstapt.’
Met de klankbordgroep werd ook de uitstraling bepaald. Jantine: ‘Daarin kun je namelijk meerdere kanten op. Aan de ene kant heb je de meer ‘ziekenhuissetting’, met serieuze beelden van dokters in witte jassen. Daar tegenover kun je juist meer losse, vrolijkere plaatjes gebruiken, wat ook gebruikelijker is bij de pleegzorg en gehandicaptenzorg. De klankbordgroep bevestigde dat het de laatstgenoemde kant op moest gaan. Met de patiënt centraal en de behandelaar naast de patiënt.'
Vervolgens werd gekeken naar de kleurstelling van het ontwerp. Jantine: ‘Dat kun je rustig en clean houden of je past juist warme kleuren toe. Daan heeft toen verschillende voorbeelden laten zien. Ook de cliëntenraad heeft meegedacht. Op die manier maakten we met een brede groep allerlei keuzes voor de site. Dat maakt dat de opzet in je organisatie wordt gedragen en is het niet iets dat alleen door de communicatieafdeling is samengesteld.’
Ook inhoudelijk is er veel veranderd. In tegenstelling tot eerst is de informatie veel beter vindbaar en de teksten zijn begrijpelijker geschreven. Jantine: ‘We gebruiken niet meer de organisatietaal maar de taal van de patiënt. De meesten weten zelf welke aandoening of beperking zij hebben en zullen daar dan ook op zoeken. Ze zoeken niet op hoe wij binnen Klimmendaal zo’n behandelprogramma noemen. Daarnaast staan op de homepage nu ook drie links; de drie op dat moment meest bezochte pagina’s. Die worden steeds geactualiseerd via Google Analytics. We houden dat scherp in de gaten. Op die manier ontdekten we dat de meeste mensen vooral op zoek waren naar wachttijden en toegangstijden. Dus we hebben op de homepage meteen een link daar naartoe gemaakt.’
Ook het beheer werd gemoderniseerd en daarmee automatisch versimpeld. Daan: ‘We hebben met contentblokken een soort gereedschapskist gemaakt. Hierdoor heeft Klimmendaal zelf de controle over alle content die op de pagina's moet komen. Ze kunnen nu ook veel makkelijker thematische pagina’s maken waarin ze bijvoorbeeld een selectie van relevante nieuwsberichten, artsen en ervaringsverhalen kunnen bundelen.’
Jantine vindt het nieuwe CMS in Craft dan ook perfect werken. ‘Omdat we nu zelf aan de knoppen draaien, scheelt dat veel tijd. Een aanpassing, nieuwsbericht of maatwerkformulier is zo gepubliceerd. Op ons verzoek heeft a&m bovendien een aantal kant-en-klare knoppen gemaakt die we overal kunnen zetten, zoals ‘Meld je hier aan’ en ‘Vraag brochure aan’. Het verschil met ons oude CMS is echt heel groot; dit werkt als een tierelier.’
Jantine is verder erg te spreken over de werkwijze van a&m impact: ‘Ik vond fijn het fijn dat Daan als expert het hele proces begeleidde, dat hoefde ik dus niet zelf te doen. Doordat hij al snel de mogelijkheden en onmogelijkheden uiteenzette, gaf hij automatisch het kader aan waarbinnen we moesten denken. Dat voorkwam dat te wilde of budgettair onrealistische ideeën op tafel kwamen. Zo houd je het heel concreet.’
De nieuwe site is al een tijdje live, maar Jantine is nog volop aan het finetunen. ‘Op een gegeven moment hebben we gezegd: we gaan nu live. Maar we hebben wel nog ontzettend veel content liggen die uitgewerkt en geplaatst moet worden. Het proces van aanpassen zal ook wel blijven en dat is niet erg; je zult toch altijd mee moeten bewegen met de actualiteit. Het is vanzelfsprekend dat er van alles in de organisatie verandert. Of in je aanbod of in de keuzes waarmee je je wilt profileren.’
Content taggen is ook zo’n punt dat nog op het to do-lijstje van Jantine staat: ‘We hebben de mogelijkheid nu wel om dat te doen, die functionaliteit zit erin. Dan kunnen we strak nieuws over bepaalde onderwerpen allemaal op een pagina te bundelen of dossiers opbouwen, wat weer relevant is voor ons expertisecentrum. Ik wil daar straks nog een grote slag in maken.’
Tenslotte is Jantine te spreken over de soepele samenwerking. ‘Bij ons in de organisatie was er af en toe sprake van vertraging of het lukte ons niet om knopen door te hakken. Of alles kwam juist in een stroomversnelling omdat we opeens de livegang wilden vervroegen. Dan had je ook nog de coronaperikelen. Daan kon gelukkig heel geduldig met al die grillen omgaan. Verder is hij goed in mensen meenemen en overtuigen. Heel fijn!’
