Ondanks dat het een vrijwel universeel probleem is, staat hij vrijwel nergens concreet op de radar: de overzichtelijkheid van (sociale) intranetten. Content wordt door de jaren heen toegevoegd en zelden of nooit verwijderd. Daarmee groeit geleidelijk een probleem. Achterhaalde informatie blijft bestaan en wordt gevonden met de zoekfunctie, die daardoor niet meer goed werkt. Met onze opruimcoach blijft je intranet schoon en functioneel.
Intranet bevat diverse soorten content. Sommige content bevat nieuws of events en wordt vanzelf al chronologisch geordend, waarbij enkel dat wat actueel is wordt getoond. Echter worden ook zaken als werkprocessen, protocollen, regels en contactgegevens van collega’s op intranetten gepubliceerd. Deze zaken zijn vatbaar voor verandering, zeker wanneer een intranet al wat jaren meegaat. Het opstapelen van dergelijke content ondermijnt de functionaliteit van het gehele intranet.
Het probleem van verouderde content die niet wordt verwijderd presenteert zich doorgaans geleidelijk. Maar bij de overgang naar Office 365 of een nieuw intranet wordt het probleem opeens acuut. Want dan wordt omvang van de totale contentberg duidelijk en daarmee dringt de vraag zich op wat nog relevant is en wat niet. Dan wordt ook direct een van de onderliggende oorzaken van ‘zwevende content’ duidelijk: content heeft geen eigenaar. Voor dat probleem hebben wij een oplossing: de opruimcoach.
Bij a&m impact ontwikkelen we dagelijks functionele, sociale intranetten specifiek voor de zorg. Kortom; intranetten die écht nuttig zijn en het werk voor werknemers in de zorg eenvoudiger maken. Functionaliteit is voor ons dus heilig. Daarom is een opruimcoach ook zo belangrijk voor een goed intranet. Met een opruimcoach bedoelen we een ingebouwde functionaliteit die voorkomt dat content gaat zweven. Niet helemaal vanzelf natuurlijk, want mensenwerk blijft nodig. Laat ik kort uitleggen hoe het werkt.
Op ons sociaal intranet met opruimcoach heeft alle content altijd een eigenaar. Een eigenaar die verantwoordelijk is voor het actualiseren en eventueel verwijderen van die content. En dat is niet louter een papieren werkelijkheid; op vaste momenten ontvangen contenteigenaren een notificatie over het actueel houden van de content. Ook is er altijd een overzicht beschikbaar – een dashboard –met statistieken over de actualiteit van alle content op het intranet. Met andere woorden: het is altijd inzichtelijk hoeveel content (wellicht) niet meer actueel is en welke eigenaren hun content moeten checken op actualiteit. Een goede stok achter de deur dus om afspraken rondom content te waarborgen. En dat is écht nodig, zeker wanneer een intranet in werkprocessen is verankerd.
Dit alles is op ons sociaal intranet bovendien flexibel in te richten. Wie wanneer waarvan een melding ontvangt en wie er toegang hebben tot het totaaloverzicht. Ook dát draagt bij aan het overzicht.
Zoals altijd bij opruimen is beginnen het lastigst. Je stopt er veel tijd in voordat het resultaat echt zichtbaar wordt. Daarom overstap naar een nieuw (sociaal) intranet of naar Office 365 is een logisch moment om orde op zaken te stellen. Want dat is een moment waarop je al je oude content en hoe je die hebt ingericht, logischerwijs tegen het licht houdt.
Het is maar al te verleidelijk om te ‘copy-pasten’ bij zo’n overgang, maar daarmee doe je je organisatie echt tekort. Begin in plaats daarvan opnieuw en beoordeel per artikel of proces of oude content nog voldoet en dus over kan. Dat kost in het begin meer moeite maar levert op langere termijn heel veel op. Wij kunnen het je van harte aanbevelen.
Meer hierover lezen? Graag wijzen we je op het artikel dat we onlangs schreven en publiceerden op Frankwatching over een goed beheerd contentkerkhof.
Meer weten of brainstormen over hoe je met een opruimcoach je intranet schoon en functioneel kan houden? Neem dan contact met ons op via 0314- 368 160. Wij helpen je graag!
