Nu de behoefte aan digitaal contact een stroomversnelling doormaakt, halen veel organisaties flink de bezem door hun oude intranet. Netwerkorganisatie Huisartsen Gelderse Vallei zette hiertoe al in 2019 de eerste stappen en benaderde a&m impact om het HAGV portaal eens grondig te moderniseren. Afgelopen juli ging het platform succesvol live. Alle communicatiestromen van en naar aangesloten huisartsen kunnen nu veel efficiënter worden ingericht.
Huisartsen Gelderse Vallei (HAGV) is als netwerkorgaan actief in Ede, Wageningen, Rhenen, Veenendaal en omstreken. Huisartsen maken hierbinnen onder andere afspraken over de inhoud en uitvoering van de huisartsenzorg in de regio. Ook biedt HAGV als Academy trainingen en scholingstrajecten. Voor de digitale interne communicatie was er al een intranet. Dit was echter niet zo aantrekkelijk vormgegeven en bevatte vaak verouderde informatie, waardoor het nauwelijks werd gebruikt.
Ad-interim projectleider Thilly Verhoeven nam namens HAGV de intranetvernieuwing ter hand. Ze coördineerde ook de ontwikkeling van de nieuwe HAGV website. ‘Voor beide platforms hebben we met meerdere ontwikkelpartijen gesproken. Bij de website gaat het echt om je identiteit en uitstraling. Bij het intranet ligt dat minder gevoelig, maar daar zochten we weer gericht naar bepaalde functionaliteiten. In die gesprekken liet a&m impact ons fraaie demo’s zien die naadloos aansloten op onze wensen. Daarom zijn we met hen in zee gegaan, voor zowel de site als het portaal.’
Dit voorjaar werden beiden platforms in hun uiteindelijke vorm gegoten en na elkaar gelanceerd. Het interne portaal werd onder andere uitgerust met Single Sign On. ‘Daardoor hoeven onze gebruikers zich maar één keer bij het systeem aan te melden om de inhoud en gekoppelde applicaties te gebruiken. Zo wordt er ook gekoppeld met het Q-link kwaliteitssysteem en de InterShift planningstool voor de gezondheidszorg.‘
Wat interactiviteit en uitstraling betreft, lijkt het portaal sterk op Facebook, wat volgens Thilly het portaal juist leuk maakt om te gebruiken. ‘En wat ook fijn is, is dat ons bestuur het belang ziet van een goed sociaal intranet en dat ook uitdraagt. Dat versoepelt de acceptatie en uitrol. Het is intern dan ook goed ontvangen; in de korte tijd dat we live zijn gegaan, wordt het al best veel gebruikt. En de meeste collega’s kunnen al prima hun weg erin vinden, zonder een uitgebreide handleiding door te hoeven te spitten.‘
Een film maken op kantoor voor de feestelijke onthulling van het nieuwe intranet. I.v.m. corona is er digitaal een feestelijk tintje aan gegeven.
Gebeurde voorheen de informatieverstrekking vooral per mail, nu worden nieuws en berichten live met elkaar gedeeld. ‘We zijn daarmee echt overgestapt van een breng- naar een haalcultuur. Goed voorbeeld is onze nieuwsbrief. Die werd elke maand naar aangesloten huisartsen gestuurd. Het kwam vaak genoeg voor dat er de dag erna alweer allerlei nieuwe interessante items opdoken waarmee je eigenlijk niet een maand wilde wachten. Dus die informatie delen we nu direct. Zo zijn we altijd up-to-date.’
Voordeel van het nieuwe intranet is ook dat er in allerlei groepen kan worden gecommuniceerd. ‘Niet alles hoef je met elkaar te delen, dus de berichtgeving kun je inrichten voor specifieke afdelingen, interessegroepen of specialisten. Die benadering is voor sommige collega’s wel even wennen. Maar bijvoorbeeld zaken die specifiek over ons eigen kantoor gaan, daar hoeven de aangesloten huisartsen niet van op de hoogte te zijn. Die informatie krijgen ze dan ook niet te zien. En andere informatie en berichten zien en delen ze weer wel.’
Het portaal zoals het nu staat, vormt een mooie basis en er liggen al verschillende uitbreidingsplannen. ‘Zo willen we dat praktijken er straks zelf makkelijk vacatures op kunnen plaatsen. Nu gebeurt dat bijvoorbeeld via onze HR afdeling. De huisartsen kunnen dan alle gegevens vast invoeren en HR hoeft die dan alleen nog maar te accorderen. En verder willen we ook koppelingen maken met onze nieuwe website en er ligt nog een wens om direct te kunnen zoeken in Q-link.’
Hoog op het prioriteitenlijstje van HAGV stond ook een Scholingsmodule. ‘We fungeren ook als Academy die de nascholing voor huisartspraktijken verzorgt. Voor de registratie van de aanmeldingen hadden we nog geen goed systeem, dus dat hebben we meteen mee laten ontwikkelen. In dit stukje intranet worden alle cursussen en scholingstrajecten weergegeven, inclusief: programma, leerdoelen, duur, prijs en het aantal accreditatiepunten. Deelnemers kunnen straks ook met iDeal betalen. Dat maakt onze scholingsadministratie een stuk eenvoudiger en efficiënter.’
Een selfie van Thilly met het nieuwe intranet. Gebruikt om te laten zien dat je eenvoudig foto's op een tijdlijn kan zetten.
Heeft het nieuwe intranet zijn waarde al bewezen? Volgens Thilly wel. ‘Onze aangesloten huisartsen zijn niet allemaal even digitaal vaardig en zijn liever met patiënten bezig dan met dit soort technologie. Maar ze gaven aan het portaal heel gebruiksvriendelijk te vinden. Ook zie ik veel winst in tijd en gemak. Vroeger moest elke aanpassing via onze afdeling communicatie gebeuren, maar we hebben daar maar één persoon zitten. Onze visie is dat afdelingen ook zelf zaken moeten gaan bijhouden en daar ook verantwoordelijkheid voor gaan nemen. Via het toegankelijke Craft CMS wat achter ons portaal zit, kunnen ze dat nu ook makkelijk doen.’
Ook heeft de prettige samenwerking met a&m impact beslist bijgedragen aan het geslaagde resultaat. ‘Alle overleggen die we hadden waren heel functioneel. Dat waren altijd goede sessies waarin we echt voortgang boekten. Dus niet uren bakkeleien over een kleur of een button links of rechts, maar spijkers met koppen. Ook mooi is hun compliment aan mij dat ik het wist klaar te spelen om in krap een half jaar zowel een nieuwe website als een intranet te lanceren. Inderdaad best bijzonder. Maar dat het portaal voor iedereen goed werkbaar is en zonder veel hindernissen wordt geaccepteerd, dat is wat voor mij vooral telt.’
Een demo zien van het sociaal intranet van HAGV of een van de andere portalen die a&m impact onlangs heeft ontwikkeld? Neem dan contact met ons op via t.dellepoort@am-impact.nl of 0314-368160. Of ben je benieuwd naar het verhaal van Thilly? Meld je dan aan voor het Nationaal Intranetsymposium op 19 november waar Thilly haar verhaal doet over het sociaal intranet. Opgeven is nog mogelijk.
