De noodzaak voor een nieuw intranet begint vaak bij het oude intranet. Voor Ziekenhuis Amstelland was dat niet anders. Al is het misschien wel een record hoe lang het oude intranet heeft gedraaid: 20 jaar lang deed het dienst als het centrale informatieplatform voor de organisatie. Eind 2024 begon het echter iets té hard te rammelen. Na een aantal (zelfbenoemde) digitale reanimaties, was toch wel de conclusie: we moeten nu écht over. En zodoende, werd daar in krap 2 maanden tijd een nieuw intranet, genaamd SAM, in elkaar gezet. Een razendsnelle, knappe prestatie. Wij vroegen Marie-José Germann, Valérie Zeelen en Sanne van Oordt van Ziekenhuis Amstelland hoe zij dit hebben aangepakt.
Het project ‘nieuw intranet’ ging in maart 2025 van start, met één duidelijke afspraak: zo snel mogelijk live. Hoe pak je dat aan? Sanne, ICT-projectmanager: “We hebben vooral gekeken: wat is haalbaar? Uiteindelijk kwamen we uit op een deadline halverwege april. Dan moest de basis gewoon staan. Dat betekende ook keuzes, zoals koppelingen niet direct implementeren omdat we daar binnen onze organisatie nog mee bezig zijn.” Marie-José, Communicatieadviseur vult aan: “Die deadline gaf binnen de organisatie echt urgentie. We stelden een projectleider aan en bepaalden welke elementen minimaal nodig waren, zoals nieuws, agenda en widgets. De rest schoven we direct door naar fase 2. Technisch moest het vooral in orde zijn voor een go. Daarna werden de taken verdeeld, en toen zijn we gewoon begonnen.”
De fijne samenwerking met a&m impact hielp hierin enorm. Sanne: “De keuze voor a&m was unaniem. We vonden het niet alleen een mooi portaal, maar het voldeed ook volledig aan onze functionele eisen, waaronderop het gebied van informatiebeveiliging. Dat gegevens goed beschermd zijn, is voor ons als zorgorganisatie ontzettend belangrijk. Daarnaast helpt het heel erg als je leverancier veel ervaring heeft in de zorg. We konden daardoor een beetje afkijken van eerdere projecten. Onze projectmanager Lis Hammink gaf ons concrete voorbeelden, was altijd bereikbaar en schakelde snel. Dat werkte heel prettig, zeker met de strakke deadline die we hadden.”
Het belangrijkste was dat de juiste content werd overgenomen. Valérie Zeelen, Senior Adviseur Marketing & Communicatie: “Gelukkig hadden we daar al wat voorwerk in gedaan. Omdat het oude intranet zo gammel was, hadden we veel informatie klaargezet op de harde schijf. Die konden we zo overnemen. Bovendien hadden we net een nieuwe website gelanceerd, waardoor we al goed wisten welke content we hadden. Vanaf de start kregen we een duidelijke training. De contouren van het intranet en de pagina’s stonden zo al snel, met sjablonen en standaardopties. Dat werkte heel prettig.”
Die gebruiksvriendelijkheid zorgde er ook voor dat andere afdelingen zelf content konden toevoegen. Marie-José: “De afdeling Opleidingen heeft bijvoorbeeld heel veel zelf ingevuld. Als ik mensen kort inwerk, kunnen ze er snel mee uit de voeten. Het is heel intuïtief. Natuurlijk moet je soms even zoeken bij nieuwe onderdelen, maar de basis vullen is goed te doen voor collega’s. Dat heeft enorm veel werk gescheeld.”
Met zo’n kort traject was het extra belangrijk om het sociaal intranet goed in te luiden bij de organisatie. De lancering van SAM werd groots gevierd, met uitnodigingen, een presentatie en zelfs een feestje. “Daar hoor ik nog steeds positieve reacties over,” vertelt Marie-José. Nu ligt de focus vooral op het stimuleren van interactie, zodat medewerkers ook zelf bijdragen. “Zorgmedewerkers zitten niet de hele dag achter een scherm, dus dat is soms een uitdaging. Reacties worden nog weinig gebruikt; daar zouden we medewerkers nog eens op moeten wijzen.”
Valérie vult aan: “Binnen Ziekenhuis Amstelland werken we soms best wel op eilandjes, die wilden we op het intranet met elkaar verbinden. Dat proberen we te stimuleren door informatie zoveel mogelijk centraal te brengen, onder andere met nieuws. Het nieuwsblok op de homepagina is prominent en dagelijks verschijnen daar nieuwe berichten. Iedereen kan nieuws aanleveren, maar communicatie bepaalt uiteindelijk wat geplaatst wordt. Zo hebben we tips en tijdelijke meldingen naar een aparte sectie verplaatst, zodat het overzichtelijk blijft.” Als tegenhanger van de informatieve content is er de Samen Schitteren-pagina: een positieve plek met leuke weetjes, complimenten en verhalen die niet direct met het werkproces te maken hebben, maar wel een gevoel van verbinding en betrokkenheid creëren.
Het sociaal portaal zal straks ook de basis vormen waarop ICT verder kan bouwen. Sanne: “We draaien nu nog op Microsoft on-premise, maar in de toekomst willen we veel meer integreren in het portaal. Zo zouden wij graag de Outlook inbox, agenda en Sharepoint willen tonen op de startpagina van het portaal. Zodat wanneer een medewerker inlogt op de PC, zij direct alle relevante informatie van die dag kunnen zien op het portaal. Het is heel fijn dat het portaal een solide basis geeft om straks verder op te bouwen. De Microsoft 365 applicaties kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan het portaal.”
Ziekenhuis Amstelland is een regionaal ziekenhuis in Amstelveen dat zich inzet voor hoogwaardige en toegankelijke zorg voor de lokale gemeenschap. Het biedt een breed scala aan poliklinieken, specialistische behandelingen en klinische zorg, waarbij persoonlijke aandacht voor de patiënt altijd centraal staat. Met een sterke focus op samenwerking, innovatie en kwaliteit streeft het ziekenhuis ernaar medische expertise te combineren met echte aandacht voor de mens achter de patiënt.
