Bij het introduceren van een sociaal intranet is het belangrijk dat je onthoudt dat het aansluit bij de wensen en behoeften van de eindgebruiker. Maar je moet daarbij ook niet vergeten wat er haalbaar is voor de beheerders. Je wilt een platform creëren dat voor iedereen werkt en dat past bij jouw organisatie. Selectief zijn is daarom minstens zo belangrijk. De Frankelandgroep heeft dit uitstekend aangepakt door heel bewust te kiezen welke functionaliteiten van het intranet ze wilden én konden inzetten, wat resulteerde in een effectieve en goed beheersbare oplossing. Astrid Boonstoppel, Adviseur communicatie en marketing, en Ina Kruithof, Communicatiemedewerker bij Frankelandgroep vertellen erover.
Het intranet van de Frankelandgroep was afgelopen juni één jaar live. Hoe kwam deze nieuwe digitale werkplek tot stand? Astrid: “Om heel eerlijk te zijn kwam de behoefte vooral vanuit onze afdeling ICT. We gingen als organisatie over naar Microsoft 365 en ons oude intranet kon daar niet als schil omheen. Het intranet van a&m impact wel, dus toen zijn we overgegaan.”
De Frankelandgroep kreeg bij de overgang naar de moderne werkplek met Microsoft 365 ondersteuning van IT-dienstverlener Pink Elephant. Dankzij de samenwerking tussen Pink Elephant, a&m impact en Frankelandgroep kon de organisatie naadloos aansluiten bij de behoeften van haar medewerkers. Adrie Kagchelland, IT manager Frankelandgroep, voegt hieraan toe: “Ook voor de gebruikersadoptie is er veel aandacht, zo maken we vanuit IT (samen met onze partners) het verschil voor onze medewerkers.”
De overstap naar Microsoft 365 was al best een grote overgang voor de medewerkers en ze moesten daar ook in geschoold worden. Om die reden is ervoor gekozen niet teveel extra veranderingen door te voeren op het nieuwe sociaal intranet. Astrid: “De navigatie was dan ook een kopie van het oude intranet. Gaandeweg is daar natuurlijk wel wat aan veranderd. Op het oude intranet was het veel platte tekst, op het nieuwe intranet was er meer mogelijk. Bijvoorbeeld met labels en filtering; daar zagen wij als communicatieafdeling kansen.” In de praktijk bleek dit toch anders uit te pakken.
Ina vult aan: “In gesprekken kregen we terug dat de zoekbalk en het filteren voor sommige collega’s te omslachtig was. Collega’s wilden gewoon in één overzicht alle zorgteams en belangrijkste contactpersonen zien. Die mogelijkheid hebben we toen toegevoegd. Want wij kunnen die filterfunctie wel heel fijn vinden, je intranet moet ook passen bij de eindgebruiker, dus daar luisteren we goed naar.”
Hoe beheer je alle informatie op het intranet van de Frankelandgroep? In plaats van gebruik te maken van groepen, die meer content en onderhoud vereisen, heeft de organisatie gekozen voor een alternatieve aanpak. “We hebben ons afgevraagd wie we hier het beste mee bedienen," legt Ina uit. "In plaats van groepen hebben we alle informatie voorzien van tags. Voor ons werkt dit heel goed; medewerkers krijgen een overzicht van alle relevante informatie over een onderwerp en kunnen direct zien of het voor hen van belang is." Astrid vult aan dat deze methode hen ook de controle geeft over wat er wordt gedeeld. "We bepalen wat er wordt gedeeld en hoeveel tags er zijn. Momenteel hebben we er een stuk of tien, wat het overzichtelijk houdt."
De tags hangen bijvoorbeeld aan nieuwsberichten. Bijna iedere dag wordt er een of meerdere nieuwsberichten geplaatst op het intranet. Astrid: “Naast dat we veel te melden hebben, houden we zo het intranet relevant. Medewerkers moeten wel inloggen als ze niets willen missen.” Dat inloggen gaat nu bijna vanzelf, omdat het intranet als startpagina is ingesteld op alle apparaten.
Om te zorgen dat belangrijke mededelingen niet ondersneeuwen, gebruiken ze de meldingsbalk op de homepagina. Ina vertelt: “Die gekleurde balk bovenaan de pagina onderscheidt zich van de reguliere nieuwsberichten en valt daardoor goed op. Hier plaatsen we bijvoorbeeld updates van ICT, zodat iedereen direct op de hoogte is.”
Interactie vraagt ook om reactie. Hoe doe je dat als jouw communicatieteam bestaat uit maar twee medewerkers? Astrid: “Wij hebben de bewuste keuze gemaakt om interactie vooral plaats te laten vinden via polls en likes. Heb je een groter idee dat je wil delen? Dan hebben wij de ideeënbus. Wat daar binnenkomt, pakken wij bij de afdeling communicatie op en zetten wij door naar de juiste afdelingen. De reacties en de tijdlijn zijn op ons intranet uitgeschakeld. Op die manier bieden we collega’s wel de mogelijkheid te reageren, maar is het makkelijker te monitoren.”
Het intranet is zo’n anderhalf jaar live en loopt goed. De reacties zijn positief en aan de statistieken te zien, weten medewerkers het intranet goed te vinden. Zijn er dan nog wensen voor de toekomst? Astrid: “Uiteraard! We zouden bijvoorbeeld nog graag reserveringen voor vergaderruimtes willen laten verlopen via het intranet, nu gaat dat vaak nog via een mailtje. En een grote wens van ons is om naast de 1300 medewerkers ook onze 600 vrijwilligers via het portaal te bedienen. Zo kunnen we écht iedereen via één centrale plek bereiken.”
De Frankelandgroep, waaronder o.a. vijf zorgcentra, diverse huur- en aanleuncomplexen én een thuiszorgtak vallen in Schiedam en Vlaardingen, zet zich in voor zorg, diensten en welzijnsactiviteiten voor ouderen. De vijf verschillende locaties hebben elk hun eigen identiteit, maar de organisatie streeft ernaar dat zowel bewoners, medewerkers als vrijwilligers zich er thuis voelen en met plezier kunnen werken. Het is de centrale missie van de groep om bij te dragen aan de kwaliteit van leven van ouderen door met passie en betrokkenheid professionele en betekenisvolle zorg en diensten te bieden.
