De behoefte aan een nieuw intranet leefde al langer bij Klimmendaal, dé revalidatiespecialisten in Oost-Nederland. In 2023 werd de knoop eindelijk doorgehakt. Het resultaat? Een digitale werkplek waarin alle informatie overzichtelijk is georganiseerd, het eindeloze mailverkeer vermindert en volop kansen biedt om collega’s van de 14 verschillende locaties met elkaar te verbinden. Begin 2024 werd DOK gelanceerd. Lees verder om kennis te maken met deze nieuwe werkomgeving.
DOK staat voor Digitale Omgeving Klimmendaal. Niet zomaar een goed gekozen afkorting, maar ook een afkorting met betekenis. Kim Wolters, senior communicatieadviseur bij Klimmendaal, legt uit: “De naam refereert ook aan een haven, het kloppend hart van de organisatie, de plek voor verbinding tussen collega’s. Dat is ook wat we wilden realiseren. Het intranet moest een plek worden waar organisatie-updates, actueel nieuws en ontwikkelingen helder en toegankelijk gedeeld kunnen worden. Daarnaast wilden we de samenwerking binnen de organisatie en de betrokkenheid verhogen. Een plek waar verhalen, successen en vragen makkelijk gedeeld kunnen worden. En misschien wel het belangrijkste: het moest makkelijker worden voor medewerkers om hun werk te doen. Eén portaal met toegang tot de juiste informatie en applicaties.”
Een helder doel, gebaseerd op hun ervaring met hun vorige intranet. Kim: “Klimmendaal werkte met een verouderd intranet dat uitsluitend bestond uit statische pagina's. Het systeem bood geen ruimte voor doorontwikkeling, wat niet alleen de functionaliteit beperkte, maar ook veiligheidsrisico’s met zich meebracht. Bovendien sloot het niet langer aan bij de behoeften van de organisatie. De wens voor een nieuw intranet bestond al enige tijd, wat in 2023 leidde tot de beslissing om een nieuwe leverancier te zoeken. Uiteindelijk viel de keuze op a&m impact. Het design en de mogelijkheden pasten het beste bij onze wensen, en het hielp ook dat wij – team communicatie – het systeem al gebruikten voor onze website.”
Kim: “Bij de start van dit project hebben wij onder leiding van een projectleider een grote groep collega’s betrokken om zo wensen en behoeften van verschillende afdelingen en zorgteams goed in kaart te brengen. Het moet voor alle collega’s goed werken. Welke applicaties gebruiken zij in hun werk? Hoe moet het CMS worden ingericht voor de primaire portaalbeheerders zoals team communicatie? Welke informatie zouden medewerkers graag beter inzichtelijk hebben? Met al die input zijn we gestart. Voor de verdere inrichting van het sociaal intranet is het projectteam verkleind tot een aantal collegas van IV en communicatie zodat we daarna direct stappen konden maken.”
Een van die stappen was het opschonen van bestaande content. Kim: “We hebben kritisch gekeken naar wat nog relevant is: wat we willen behouden en wat niet. Als het om vakinhoudelijke informatie ging, schakelden we met de betreffende afdeling om te beoordelen of de informatie nog helemaal up-to-date was. Waar mogelijk hebben we simpelweg opgeschoond, waardoor er minder overbodige informatie is blijven staan.” Zo begon Klimmendaal met een schone lei op het nieuwe intranet.
Begin 2024 ging DOK live. Hoe zorg je voor een zachte landing binnen de organisatie? Kim: “Dat begon eigenlijk al heel vroeg in het proces. We hebben collega’s vanaf het begin meegenomen in de ontwikkeling van het nieuwe intranet, onder andere met een prijsvraag voor de naam DOK. Door medewerkers actief te betrekken, sloot het platform goed aan op de behoeften, voelde het ook als een gezamenlijk product en ontstonden er natuurlijke ambassadeurs die het platform verder konden promoten.”
Een maand voor de lancering hebben we ook een trailer gedeeld waardoor er binnen de organisatie al over het nieuwe intranet werd gesproken. De lancering zelf was een feestelijk moment, met bonbons en een krant waarin het intranet als voorpaginanieuws werd gepresenteerd”, vertelt Kim. “Maar wat ook heeft geholpen bij de adoptie, is dat het intranet automatisch opstart – medewerkers kunnen er gewoon niet omheen. Verder hielpen de rondleiding op het intranet en een speciale Topdesk-plek voor DOK-vragen enorm om iedereen wegwijs te maken.”
“We hebben ook bewust gekozen voor een gefaseerde livegang van groepen,” aldus Kim. “In het begin hadden we alleen een algemene groep voor alle collega’s en aparte groepen per locatie. Dit gaf iedereen de kans om rustig aan het systeem te wennen. Stap voor stap hebben we dit uitgebreid, en inmiddels is bijvoorbeeld ook de groep Kind en Jeugd toegevoegd. Daar wordt niet alleen vakinhoudelijke informatie gedeeld, maar wisselen collega’s ook praktijkvoorbeelden uit. Dat is heel mooi om te zien: zij doen dit echt voor de patiënt en laten zich daarbij inspireren door elkaars ervaringen.”
Naast groepen met informatie over locaties en specifieke expertises, biedt het platform ook ruimte om alles over projecten en initiatieven te delen. Het is de plek waar collega’s updates krijgen over lopende projecten en afgeronde resultaten. Denk aan de migratie naar een nieuwe versie van HIX, maar ook de ‘Blik op de werkvloer’-rubriek. Kim: “Deze rubriek ontstond gaandeweg; dit idee hadden we bij de start nog niet. We wilden meer ruimte creëren om successen te vieren en de onderlinge verbinding te versterken. In ‘Blik op de werkvloer’ delen collega’s hoe hun werkdag eruit ziet, waarbij verschillende disciplines aan bod komen. Dit geeft een beter beeld van wat iedereen precies doet. Met ruim 750 collega’s merken we dat deze verhalen goed worden gelezen en vaak geliket. Zelfs in de wandelgangen horen we terug hoe enthousiast mensen hierover zijn.”
Bepaalde aspecten van DOK werden dus al goed gelezen, maar toch duurde het even voordat collega’s het platform echt omarmden. Vooral collega’s uit hun mailbox halen en op DOK krijgen, bleek een uitdaging. Kim: “We hebben die mindset van ‘als ik mail weet ik zeker dat het aankomt’ wel echt moeten omdraaien. Binnen Klimmendaal was het gebruikelijk om veel te mailen, vooral naar mailgroepen. Met de komst van DOK hebben we dit aanzienlijk weten terug te dringen door communicatie zoveel mogelijk via DOK te laten verlopen, maar ook door veel nieuws te delen en leuke rubrieken toe te voegen. En collega’s hadden ook wat tijd nodig om te wennen aan het nieuwe platform.”
Een belangrijke wens voor Klimmendaal was het vergroten van de interactie tussen collega’s. Kim: “Wij hebben als organisatie 14 verschillende locaties, en we willen dat medewerkers op al deze plekken met elkaar in verbinding blijven. Op het oude intranet was er geen mogelijkheid om te reageren of met elkaar in gesprek te gaan. Dat stimuleren we nu actief, bijvoorbeeld door tips te delen zoals: ‘Wist je dat je DOK ook op deze manier kunt gebruiken?’
In het begin moesten medewerkers wennen aan het plaatsen van berichten, maar we zien dat ze dit steeds vaker doen. Zo plaatste een collega op DOK: ‘Als ik 100 likes krijg op dit bericht, organiseer ik een Klimmendaal volleybaltoernooi.’ En dat is gelukt, in mei vindt het toernooi in Barneveld plaats en inmiddels zijn er al 12 teams aangemeld! Het is mooi om te zien dat steeds meer collega’s DOK weten te vinden, succesverhalen delen en elkaar inspireren.”
Kim: “Voor de toekomst willen we DOK nog verder integreren in onze dagelijkse manier van werken. We hebben de koppeling met Zenya al gemaakt, waardoor medewerkers eenvoudig via de zoekbalk door protocollen kunnen zoeken. Een volgende stap voor ons is de integratie met Microsoft Teams, zodat communicatie en samenwerking naadloos in elkaar overlopen. Dat was al het idee bij de start, maar dat bleek toen niet haalbaar. Toen hebben we gezegd: we starten los en gaan eerst live met DOK, daarna komt die integratie. Als Teams ook wordt toegevoegd, dan maken we DOK niet alleen een informatief platform, maar ook een onmisbaar hulpmiddel in ons werk.”
Onder het motto ‘Samen grensverleggend’ biedt Klimmendaal medisch specialistische revalidatie op het juiste moment, op de juiste plek en met de juiste behandeling. Er is een sterke focus op cognitieve revalidatie en spierziekterevalidatie. De revalidatiespecialisten van Klimmendaal staan dagelijks klaar voor kinderen, jongeren en volwassenen op diverse locaties in Oost-Nederland. In samenwerking met de patiënten kijken ze naar wat wél mogelijk is en werken ze samen aan de beste zorg om een zelfstandige plek in de maatschappij te realiseren. Klimmendaal staat voor gastvrije en duurzame zorg, waarbij de 750 medewerkers werken vanuit vrijheid en verantwoordelijkheid. Zij streven ernaar om samen te werken en de beste zorg en ondersteuning aan hun patiënten te bieden.
