Je browser is verouderd en geeft deze website niet correct weer. Download een moderne browser en ervaar het internet beter, sneller en veiliger!

Het intranet als basis voor de pre- en onboarding van nieuwe medewerkers

Organisaties stoppen veel tijd en geld in het aantrekken van nieuwe medewerkers. Echter, tussen het ondertekenen van het contract en de inwerkperiode wordt er vaak alleen op administratieve wijze aandacht besteed aan de nieuwe collega. Terwijl juist de eerste weken na een keuze voor en na de start van de nieuwe baan de belangrijkste zijn om een goede indruk achter te laten en hem of haar te betrekken bij de organisatie. Een goede start is het halve werk. Met de pre- en onboarding module op het sociaal intranet van a&m impact, zorgen wij ervoor dat de nieuwe medewerkers in jouw organisatie goed voorbereidt en met plezier aan hun nieuwe baan beginnen.

Wat is preboarding en onboarding?

Vanaf het moment dat een nieuwe medewerker het contract ondertekent, kan de preboarding al in gang worden gezet. In de preboarding fase kun jij nieuwe medewerkers alvast kennis laten maken met de organisatie door ze specifieke informatie te geven, zoals missie, visie, etc. De medewerker kan zo goed voorbereid aan zijn eerste werkdag beginnen. Daarnaast houd je met een preboarding fase nieuwe medewerkers gedurende de overbruggingsperiode tussen tekenen en de eerste werkdag betrokken bij jouw organisatie. Als die eerste werkdag zich dan eenmaal aandient, dan start de onboarding fase. Met een goede onboarding zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers worden ondersteunt bij het inwerken. De medewerker leert in deze fase alle ins en outs van de organisatie kennen, zoals de werkwijze, cultuur en producten of diensten.

Als organisatie valt er heel veel winst te behalen met een goede pre- en onboarding. In die eerste periode vormen nieuwe medewerkers een beeld van de organisatie en of deze past bij wat ze hadden verwacht van de organisatie. Het goed inwerken van nieuwe medewerkers kan op de lange termijn voordeel opleveren omdat zij langer bij een bedrijf blijven. Het is daarnaast ook goed voor de employer branding van je organisatie, want een prettige ervaring zal mensen langer bijblijven én gedeeld worden.

De toegevoegde waarde van een intranet in de pre- en onboarding fase

Een preboarding of onboarding proces gaat vooral uit van de persoonlijke benadering, dat is waar je echt indruk maakt op een nieuwe medewerker. Maar er zijn ook een heleboel aspecten die noodzakelijk zijn om te regelen zoals documenten die ingeleverd moeten worden. Met het intranet automatiseer, structureer en actualiseer je alle informatie in het pre- en onboarding proces. Je brengt alle benodigde informatie samen op één centrale plek en omdat deze digitaal is, is dit makkelijk bij te houden of aan te passen voor iedere nieuwe medewerker. Ook laat je diegene hiermee alvast kennismaken met een systeem dat zij straks veel nodig gaan hebben tijdens het dagelijks werk.

Welke stappen zijn belangrijk bij het onboarden van nieuwe medewerkers

Iedere organisatie kan zelf bepalen welke onderdelen belangrijk zijn voor nieuwe medewerkers voorafgaand aan de eerste werkdag. Het moet namelijk ook bij de cultuur van het bedrijf passen. Toch zijn er een aantal stappen die essentieel zijn voor ieder pre- of onboarding proces.

  • Leer de organisatie kennen
    Voordat iemand solliciteert, hebben zij zich vast al ingelezen in het bedrijf. Deze informatie halen ze van de website, social media en eventueel uit andermans ervaringen. Allemaal vrij algemeen, maar super belangrijk. Zodra het contract is ondertekend, is het tijd om nieuwe medewerkers écht kennis te laten maken met je organisatie. Het preboarden kan daarmee beginnen! Met de preboarding module van ons sociaal intranet kun je nieuwe medewerkers tot maximaal 100 dagen voor de start van de eerste werkdag al toegang geven tot een deel van de digitale werkplek. Daar kunnen ze de belangrijkste informatie op interactieve wijze tot zich nemen.
  • Zorg dat praktische zaken simpel geregeld worden
    Beginnen bij een nieuwe baan brengt een heleboel administratieve en praktische rompslomp met zich mee. Als organisatie heb je al een streepje voor als je ervoor zorgt dat alle praktische zaken zoals een e-mailadres en inloggegevens al vóór de eerste werkdag zijn geregeld. Zo kunnen nieuwe medewerkers direct aan de slag. Voor het regelen van andere administratie zaken biedt het sociaal intranet uitkomst. Door de koppeling met HR-systemen zoals AFAS is namelijk alles via het intranet in te stellen. Met digitale formulieren, reminders en af te vinken stappen, zorg je er gemakkelijk voor dat alle praktische stappen snel geregeld zijn. Zo weet je zeker dat alles klaar staat.
  • Maak informatie makkelijk bereikbaar
    In de eerste weken moeten nieuwe medewerkers al veel nieuwe dingen leren en ontdekken. Zorg ervoor dat zij niet eindeloos moeten zoeken naar informatie, maar dat dit makkelijk te bereiken is. Zo hebben nieuwe medewerkers ook meteen een gevoel van autonomie. Het sociaal intranet kan hierin structuur en houvast bieden, alle informatie is verzameld op één digitale werkplek. Onderdeel van de onboarding module kan zijn het rondleiden van medewerkers langs de belangrijkste plekken op het intranet waar informatie staat. Binnen deze kaders kan iemand daarna zelf veel ontdekken, maar de eerste rondleiding helpt ze alvast op weg!
  • Koppel een collega aan je nieuwe medewerker
    Alhoewel het intranet een heleboel elementen van het pre- en onboarding proces kan overnemen, is niks zo belangrijk voor een nieuwe medewerker als het persoonlijk contact met collega’s. Zorg ervoor dat je altijd iemand hebt waar een nieuwe medewerker mee kan schakelen en vragen aan kan stellen, een persoonlijke buddy. Deze medewerker draagt de verantwoordelijkheid voor de nieuwe medewerker. Zo voelen zij ook direct betrokkenheid met de mensen die in het bedrijf werken.
​Jouw nieuwe medewerkers betrekken bij jouw organisatie?

Wil jij je nieuwe medewerkers ook beter inwerken en begeleiden tijdens hun eerste periode? Wij hebben daar wel een oplossing voor! Met onze preboarding en onboarding module op het sociaal intranet ondersteunen wij deze stappen in de medewerkersreis. Neem vrijblijvend contact op om te weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.

© 2024 a&m impact