Een website is het digitale visitekaartje van een organisatie. Voor Leidsche Rijn Julius Gezondheidscentra voelde dat tot december 2022 niet zo. De website was qua techniek verouderd, content was niet altijd up-to-date en de stijl kon wel een opfrisser gebruiken. Daarnaast had iedere locatie ook nog zijn eigen website. Tijd om daar eens flink de bezem door te halen. Van zes websites zijn zij overgestapt naar één centrale website waar zij alle mogelijkheden hebben om de strategische pijlers goed vorm te geven. Daarnaast is het een website geworden waar zorgprofessionals en patiënten tevreden mee zijn.
Alle zorg in de buurt, dat is voor Leidsche Rijn Julius Gezondheidscentra het belangrijkst. Met circa 140 professionals en op vijf (vanaf 2024 zelfs 6) verschillende locaties bieden zij huisartsenzorg, fysiotherapie en gerichte zorgprogramma’s aan alle inwoners in de Utrechtse wijk Leidsche Rijn. Daarbij is veel aandacht voor persoonsgerichte zorg en de eigen regie van patiënten. Als organisatie onderscheiden zij zich ook door hun passie voor onderzoek en onderwijs. In samenwerking met verschillende regionale partners dragen zij bij aan het verdiepen, verbreden en overdragen van kennis binnen de gezondheidszorg.
Meerdere factoren speelden een rol voor Leidsche Rijn Julius Gezondheidscentra bij de keuze om een nieuwe website te ontwikkelen, aldus Michelle Overwater-Mol, Communicatieadviseur. “Door de groei van de organisatie was professionalisering op verschillende vlakken noodzakelijk. Zoals een website waar alle digitale mogelijkheden als E-health en zorg op afstand op konden landen. Verder hadden we voorheen voor alle locaties een eigen website en daarnaast ook nog een algemene website. Allemaal hadden zij een eigen (verouderd) contentmanagementsysteem. Aan de beheerkant werkte dat niet fijn, maar aan de voorkant werd dat ook opgemerkt. We kregen steeds vaker klachten van medewerkers en patiënten dat de website niet overzichtelijk was en ook qua uitstraling niet paste bij de organisatie. Medewerkers waren er niet trots op. Met een nieuwe website wilden we al deze problemen aanpakken.”
Op de website moeten zowel patiënten als professionals hun weg kunnen vinden. Michelle legt uit: “De organisatie heeft drie kernactiviteiten: huisartsenzorg, fysiotherapie en onderwijs & onderzoek. Alle drie moesten ze een plekje krijgen op de website. We hebben er bewust voor gekozen om de patiënt centraal te stellen. Op de homepagina zie je dan ook alleen fysiotherapie en huisartsenzorg staan. Dat is vaak de eerste keuze die patiënten maken. Onderwijs en onderzoek heeft wel een prominente plek gekregen in het menu. Daarmee is het al een stuk beter vindbaar dan op de oude website. Verder hebben we ook gekeken naar de belangrijkste taken van bezoekers op de website, zoals het maken van een afspraak of doorschakelen naar externe applicaties. Ook die hebben een duidelijke plek gekregen.”
Het terugbrengen van zes websites tot één vergt ook op het gebied van content behoorlijk wat werk. Michelle: “In interne sessies hebben we samen gekeken: Wat willen we zeker op de nieuwe website hebben? Welke informatie van de verschillende websites is nog relevant en hoe delen we het opnieuw in? Welke content is nog up-to-date? Maar ook, hoe bekijken mensen de website? De een kijkt bij fysiotherapie bijvoorbeeld meer vanuit zijn/haar klacht, de ander richt zich op de expertise die nodig is. Voor beide groepen wilden we geschikte taal gebruiken. Alles op de website is onderzocht en waar nodig herschreven of vervangen. Omdat we toch bezig waren hebben we ook meteen al onze teksten wat betreft SEO geoptimaliseerd zodat we nog beter gevonden worden.”
Medewerkers hadden zoals gezegd best wel een sterke mening over de oude website. Hen betrekken in het proces was dan ook belangrijk, maar bleek tegelijkertijd lastig. Michelle vertelt: “We wilden van iedere kernactiviteit iemand in het proces laten aanhaken om advies te geven over de content en later ook de nieuwe website laten testen. Zij zijn toch de experts op dat gebied. Echter is de zorg behoorlijk druk en kan het moeilijk zijn ruimte te vinden om zorgprofessionals te betrekken. Dat is echt iets om goed over na te denken als je een groot project zoals een nieuwe website start. Het helpt namelijk niet alleen dat medewerkers meedenken over de inhoud, door hen vroeg betrekken in het proces creëer je ook draagvlak. Naast medewerkers hebben we ook patiënten betrokken in het project door hen de website te laten testen. Zo heeft iedereen mee kunnen helpen om tot het beste eindresultaat te komen.”
Een van de redenen om de website te verbeteren was om hem klaar te maken voor de digitale toekomst. Wat dat inhoudt? Michelle: “E-health is een hele belangrijke factor in de zorg, dat is echt de toekomst. Op de nieuwe website hebben we daar ruimte voor gemaakt. Met name door het voor patiënten makkelijker te maken zaken online te regelen. In het hoofdmenu heb je nu verschillende opties, bijvoorbeeld om een herhaalrecept of e-consult aan te vragen en ook door een koppeling te maken met gezondheid.net. Daarmee staat er nu een goede basis.”
Een functionaliteit waar Michelle ook heel blij mee is, is de vertaalfunctie. “Wij hebben patiënten vanuit de hele regio Leidsche Rijn, wat zorgt voor een diverse groep bezoekers op de website. Denk aan cultuur, gezondheid en leeftijd. De koppeling die wij hebben gemaakt met de vertaalplugin van Google, zorgt ervoor dat alle content in een andere taal kan worden weergegeven. Mensen die de Nederlandse taal niet machtig zijn, hebben zo toch toegang tot alle informatie. Andere functionaliteiten die de digitale toegankelijkheid verhogen zijn de contrastfunctie en aanpasbaarheid van letters. De website bedient nu écht iedere inwoner in de regio.”
En als je dan spreekt over toegankelijkheid, dan wil je dat niet alleen aan de voorkant, maar ook aan de achterkant. Bij a&m impact worden websites gebouwd met het Craft CMS. Michelle: “Het nieuwe CMS geeft ons zoveel voordelen. Het werkt heel intuïtief dus je leert heel snel hoe je ermee moet werken. Voorheen konden we pagina;s minder eenvoudig zelf opbouwen en aanpassen, maar nu kunnen wij door middel van verschillende contentblokken de pagina’s zelf uitbouwen en aanpassen naar wat we nodig hebben. Verder is het beheer van het CMS goed geregeld. Als contentbeheerder heb ik overal toegang tot, maar een doktersassistent hoeft bijvoorbeeld alleen de inschrijvingen in te zien. Met rechten en rollen stel je eenvoudig in wat iedereen wel of niet mag zien en bewerken.”
Het ontwerp van de website is volledig uitgevoerd door a&m impact. In fases en aan de hand van wireframes is de structuur van de website bepaald, daarna kwam het design. Michelle vertelt daarover: “Een complete rebranding was voor ons niet nodig, maar we hebben deze kans wel aangegrepen om de stijl wat op te frissen. Zo heeft a&m impact ons logo wat aangepast en de huisstijl vastgezet. Op de website heeft nu iedere kernactiviteit een eigen kleur en icoontje gekregen zodat ze goed van elkaar te onderscheiden zijn. Maar wat ik ook zo leuk vind en helemaal aansluit bij onze visie is de kleine animatie van het fietsje op de homepagina. Ons motto is “alles in de buurt”. Dat betekent dat je altijd één van onze locaties met de fiets moet kunnen bereiken. Dat hebben we met die animatie terug laten komen.”
Als een soort extraatje werd er tijdens het project ook besloten een nieuwe werken-bij website te ontwikkelen. Michelle: “Een van onze strategische pijlers is Leidsche Rijn Julius Gezondheidscentra profileren als goede werkgever. Toen wij tijdens het project merkten dat we voor de werken-bij website een kopie van de corporate website konden maken, hebben we dat meteen doorgepakt. De basis daarvoor staat en nu gaan we de content langzaam uitbreiden zodat het helemaal aansluit bij onze corporate website en onze visie.”
Een succesvol project hangt af van verschillende factoren. Een fijne samenwerking tussen organisatie en leverancier is er daar een van. Michelle is heel tevreden hoe wij samen dat project hebben doorlopen. “Bij a&m impact hebben we een vast contactpersoon waarmee we snel konden schakelen. Voor problemen werden creatieve oplossingen bedacht. Mede daardoor hebben we onze deadline makkelijk gehaald. Iets om trots op te zijn!”
Wil je de website van Leidsche Rijn Julius Gezondheidscentra ‘in het echt’ bewonderen? Neem dan vooral een kijkje.
