Binnenkort krijgen de ruim 5000 medewerkers van De Zorggroep in Limburg via een persoonlijk en eenvoudig online portaal toegang tot alle kennis, applicaties en documenten die ze nodig hebben voor hun werk. Naast de complete ontwikkeling stroomlijnt a&m impact ook de integratie met Office 365, zodat alle processen straks rechtstreeks en naadloos via de cloud lopen. Inmiddels is de afronding van de eerste projectfase in zicht.
Met ruim 5.000 vaste krachten en 3.000 vrijwilligers vormt De Zorggroep een van de grootste zorgverleners in Noord- en Midden-Limburg. Behalve zorg aan huis biedt de instelling ook verpleging en uitgebreide specialistische hulp in eigen woon- en zorgcentra. Komend jaar werkt de ICT afdeling toe naar een volledige migratie naar de cloud, zodat een groot deel van de administratieve processen ook buitenshuis via smartphone of tablet kunnen worden afgehandeld. Het door a&m impact te ontwikkelen sociaal intranet/portaal zal daarop de centrale toegangspoort vormen.
Dat we bij a&m impact weten hoe we dergelijke omvangrijke systemen gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk kunnen opzetten, gaf bij De Zorggroep (die keuze had uit de 7 beste partijen in Nederland) de doorslag in de gunning van de opdracht. Bovendien was onze bekendheid met de dagelijkse werkprocessen en procedures binnen de zorg een groot pluspunt. Voor ons draait het dan ook niet alleen om het realiseren van een soepele toegang in een mooi vormgegeven jasje, het systeem zal ook bedrijfsbreed moeten aansluiten op de dagelijkse workflow. Verder willen we vooral toepassingen uitrollen die iedereen gewoon leuk vindt om te gebruiken.
Het te ontwikkelen sociaal intranet vormt straks het beginpunt van de digitale werkdag en is voor alle medewerkers op ieder moment en vanaf alle mogelijke mobiele apparatuur te benaderen. Behalve dat hier werkschema’s, nieuwtjes en teamberichten zijn in te zien, kan er ook snel contact worden gemaakt met andere zorgcollega’s voor overleg en kunnen kennis en best practice snel en goed met elkaar gedeeld worden. Daarmee hoopt De Zorggroep de kwaliteit van zorg verder te verhogen.
Achter de schermen regelt een centrale inlog automatisch de aanmelding bij alle bedrijfsapplicaties. Dat betekent dat iemand na het invullen van identificatie gegevens meteen - dus zonder vertragende tussenschermen - met al zijn programma’s en documenten kan werken en deze kan delen in de groep.
Op technisch vlak liggen de uitdagingen voor a&m impact in de omvangrijke implementatie, de gegarandeerde security van data en persoonsgegevens, en de optimale communicatie tussen alle bedrijfsapplicaties en systemen. Om volledig in de cloud te kunnen werken, zal het portaal - in samenwerking met ICT partner Kembit - volledig worden geïntegreerd met Office 365. Daarbij zal worden gestreefd naar een zo optimaal mogelijke investering in Office 365 licenties, zonder dat dit enige invloed heeft op de kwaliteit van de werkprocessen.
De eerste fase van het project werd medio september door ons team afgerond en stond in het kader van een intensieve ‘Proof of Concept’ (PoC); een binnen de IT gangbare procedure om technische aannames in een vroeg stadium te valideren, visualiseren en te toetsen op haalbaarheid. Een belangrijke fase, want door alvast een aantal onderdelen te bouwen, krijgen opdrachtgevers een helder beeld van de functionaliteit van het toekomstige systeem. Bijkomend voordeel is dat een PoC van de klant slechts een minimale investering vraagt, zodat deze bij een ‘no-go’ geen onnodige kosten heeft gemaakt.
Naar verwachting zal het sociaal intranet bij De Zorggroep medio december via pilots gefaseerd worden uitgerold, in nauwe samenwerking met de medewerkers van De Zorggroep. Op die manier willen we ervoor zorgen dat het systeem als een warme deken om de organisatie heen wordt gevouwen. Daarna staat er voor de vervolgfase onder andere een koppeling met de enterprise service bus in de planning.
