In de zorg gebeurt het vaak dat verschillende zorgverleners op verschillende momenten van de dag met een cliënt bezig zijn. Of dat er meerdere instanties betrokken zijn bij de zorg voor een cliënt. Ook zijn er mantelzorgers en naasten die op de hoogte gehouden willen worden. Dit zijn allemaal verschillende groepen die een rol spelen in de zorg van de cliënt. Een goede interne communicatie is daarbij noodzakelijk, het is de verbindende factor tussen medewerkers, instanties en naasten. In dit artikel geven we je enkele tips hoe je de communicatie in jouw zorgorganisatie kan verbeteren.
Interne communicatie is alle communicatie binnen een organisatie. Het omvat álle vormen van communicatie, dus het ontvangen, doorgeven en beschikbaar maken van informatie voor én door medewerkers. Goede interne communicatie zorgt voor meer betrokkenheid bij de organisatie. Bovendien heeft het ook weer positieve invloed op de externe communicatie van de organisatie.
Als er intern een helder beeld ontstaat van waar de organisatie voor staat, hoe zorg wordt verleend en wat je daarover wil delen, dan heeft dit effect op de externe communicatie. Het is dan namelijk eenvoudiger om dit beeld naar buiten uit te dragen. Medewerkers die weten wat speelt en het gevoel hebben betrokken te worden bij de organisatie, zullen dit ook op een positieve manier delen. Tegelijkertijd helpt het ook in de communicatie richting cliënten, verwanten en andere zorginstanties, omdat er altijd duidelijk is wat er gedeeld kan én mag worden.
Communicatie is een essentieel onderdeel in iedere organisatie. Goede interne communicatie maakt een organisatie sterker en efficiënter. Het zorgt bij medewerkers bovendien voor meer betrokkenheid omdat zij op de hoogte worden gehouden van wat er speelt binnen de organisatie. Als organisatie kan je zo ook beter gebruik maken van de talenten en passies van je medewerkers, omdat deze duidelijker naar voren komen. Als de communicatie tussen verschillende lagen in de organisatie én tussen medewerkers onderling soepel verloopt, dan zal dat uiteindelijk een positief effect hebben op de zorg die wordt verleend.
Terwijl externe communicatie vaak ligt bij een specifieke afdeling is interne communicatie een taak van iedereen in de organisatie. Het blijkt dan ook vaak nog een uitdaging om dit goed te structureren. Afdelingen werken bijvoorbeeld langs elkaar waardoor het aan consistentie ontbreekt of er wordt te veel top-down gecommuniceerd zonder te luisteren naar de medewerkers op de vloer. Het is dan ook goed om interne communicatie onder de loep te nemen.
Oke, interne communicatie is dus heel belangrijk, maar hoe zorg je er nou voor dat deze optimaal is? Wij geven je 9 tips om je interne communicatie te verbeteren.
-
Stel een communicatieplan opMet een communicatieplan leg je vast welke rol communicatie speelt in je organisatie, waar de verbeterpunten liggen en wie de verantwoordelijkheid draagt voor een gestroomlijnde interne communicatie. Zo kun je bijvoorbeeld naast de communicatieafdeling nog medewerkers aanwijzen als informatie-knooppunt. Zij kunnen eraan bijdragen dat informatie vanuit afdelingen gedeeld wordt. Dan houd je overzicht, maar zorg je ook voor een consistente stroom aan informatie. Ook een communicatieplan maken? Download onder aan dit artikel onze whitepaper! -
Kies voor één communicatietoolNiets is zo vervelend als berichten op allerlei verschillende platforms moeten zoeken. Een medewerker wil in één oogopslag kunnen zien wat de laatste updates zijn en ook betrokken collega’s kunnen bereiken. Een sociaal intranet, digitale werkplek of portaal is dé werkplek waar medewerkers informatie, collega’s en applicaties kunnen vinden. Zo zorg je voor overzicht door je hele organisatie.
-
Houd het simpelJe medewerkers willen niet vermoeid worden met moeilijk te begrijpen teksten waarbij zij eerst moeten navragen wat er écht van hen gevraagd wordt. Zij willen gewoon weten wat er speelt en dat kun je het beste simpel en duidelijk formuleren. Dat verhoogt ook de digitale toegankelijkheid van je webapplicaties.
-
Houd rekening met verschillende doelgroepBinnen een zorgorganisatie zijn veel verschillende medewerkers werkzaam. Niet alle informatie die wordt gedeeld is geschikt voor iedereen. Je wilt voorkomen dat er een overvloed aan informatie ontstaat waarvan de helft niet relevant is voor een medewerker. Segmenteer je informatie dan ook voor de verschillende doelgroepen in je organisatie.
-
Communiceer regelmatigBinnen een organisatie gaat het werk altijd door. Blijf dan ook regelmatig updates plaatsen over wat er in de organisatie gebeurt. Zo behoud je het vertrouwen bij medewerkers dat zij altijd weten wat er speelt. Daarmee voorkom je op deze manier ook miscommunicatie en conflicten door het gebrek aan informatie.
-
Geef én vraag feedbackAls organisatie weet je niet altijd waar de behoeftes van medewerkers liggen. Schroom dan ook niet om feedback te vragen en laat medewerkers ook vertellen wat zij vinden dat er beter kan. Dan kom je samen tot een middenweg waar iedereen mee kan werken.
-
Laat medewerkers bijdragenDe interne communicatie moet niet alleen maar top down zijn, maar ook ruimte geven aan medewerkers om zelf dingen te kunnen delen. Zij werken op een andere wijze en hebben daardoor ook andere dingen te vermelden. Door hen een stem te geven in de informatievoorziening zorg je voor meer betrokkenheid. Op het sociaal intranet kunnen medewerkers gemakkelijk content delen of op anderen reageren.
-
Breng teams en afdelingen samenEen reden waarom interne communicatie niet altijd soepel verloopt is omdat teams en afdelingen langs elkaar heen werken. Door ze samen te brengen, kan iedereen op de hoogte worden gebracht van elkaars werkzaamheden en wat er speelt in de organisatie. Wie weet komen er ideeën naar voren die interessant zijn voor de hele organisatie. Een digitale werkplek, portaal of sociaal intranet is bijvoorbeeld een plek waar je teams kan samenbrengen.
-
Zorg voor afwisseling in je communicatieNatuurlijk moet het binnen een organisatie vooral draaien om het werk en hoe dit optimaal uitgevoerd kan worden, maar vergeet daarbij niet het menselijke aspect. Schrijf eens iets over een leuk evenement op locatie of een bijdrage van de organisatie in de media. Die afwisseling zorgt voor een levendige communicatie en meer betrokken medewerkers.
Wat kan helpen bij het verbeteren van je interne communicatie is het opstellen van een communicatieplan. Hoe je dat precies aanpakt, leggen wij je uit in onze whitepaper "In 7 stappen een intern communicatieplan". Download hem hieronder en ga direct aan de slag!
