Je browser is verouderd en geeft deze website niet correct weer. Download een moderne browser en ervaar het internet beter, sneller en veiliger!

Informatiemanagement op het sociaal intranet

Een bron aan informatie, zo kun je het sociaal intranet wel omschrijven. Je vindt er informatie over je collega’s, organisatienieuws, voortgangsrapportages over projecten, protocollen, kwaliteitshandboek, hr-zaken, samenwerkingsdocumenten en ga zo maar door. En dan vergeten we nog de minder belangrijke, maar wel leuke berichten van collega’s over privézaken. Hoe houd je overzicht in deze informatie? En nog belangrijker, hoe vind je die informatie? Om daarachter te komen voeren wij regelmatig gesprekken met organisaties die ons sociaal intranet gebruiken en voeren we gebruikersonderzoeken uit onder medewerkers. Hoe is informatiemanagement bij hen geregeld?

Wat is informatiemanagement?

Als we spreken over informatiemanagement dan hebben we het over de vertaling van informatiebehoeftes naar informatievoorziening. Deze behoeftes kunnen per organisatie en per medewerker verschillen, maar uit onze gesprekken met verschillende zorgorganisaties, merken wij dat veel behoeftes toch wel overlappen. Aan de hand van gevoerde gesprekken en uitgevoerde gebruikersonderzoeken hebben we verschillende informatiebehoeftes in kaart kunnen brengen. Wellicht herkennen jullie ze wel. Medewerkers willen dat:

  • Informatie snel vindbaar is.
  • Informatie up-to-date is zodat altijd aan de kwaliteitsstandaard kan worden voldaan.
  • Informatie vanuit één centraal communicatiekanaal wordt gedeeld.
  • Handleidingen worden gedeeld over het gebruik van het intranet omtrent alle informatie.

Als organisatie heb je de taak om in deze behoeftes te voorzien door informatie te verzamelen, te verwerken, op te slaan, en te distribueren binnen een organisatie. Het doel van informatievoorziening is om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste personen te krijgen, zodat zij goed geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en hun taken efficiënt kunnen uitvoeren. Maar hoe pak je dat aan? Laten we daar eens dieper induiken.

Soorten informatiebronnen op het sociaal intranet

Om eerst een beeld te krijgen voor welke informatie medewerkers naar het sociaal intranet gaan hebben we de verschillende informatiebronnen op een rij gezet:

  • Losse informatie zoals nieuws en tijdlijn berichten;
  • Documenten/protocollen;
  • Informatie uit externe systemen zoals AFAS, Zenya en ONS;
  • Contactgegevens van collega’s, locaties en afdelingen;
  • Officiële communicatie vanuit het bestuur;
  • Scholingen en cursussen.
Aan de slag met informatiemanagement

Ondanks dat alles centraal op één plek te vinden is, brengt ook het sociaal intranet uitdagingen met zich mee. Wij vroegen organisaties waar hun medewerkers tegenaan lopen in het verkrijgen van informatie en geven je direct een aantal tips hoe je informatiemanagement voor jouw organisatie kan verbeteren op jullie intranet.

  • Goed zoeken en vinden

    Ja, we hebben een allesomvattende zoekbalk waarmee je in principe alles moet vinden, maar toch blijkt het voor medewerkers nog wel eens ingewikkeld te zijn om de informatie die zij nodig hebben te vinden. Bijvoorbeeld omdat ze heel vaak moeten klikken om tot een pagina te komen, de informatie op verschillende plekken staat (en soms niet allebei deze pagina’s worden bijgehouden) en doordat andere termen worden gebruikt in de informatie, die niet worden gevonden in de zoekbalk. Om de vindbaarheid van informatie te verbeteren kun je meerdere dingen doen: synoniemen toevoegen, zodat informatie ook op basis van associatie gevonden kan worden en een heldere terminologie zodat iedereen weet wat bepaalde benamingen betekenen.

  • Alles nog up-to-date?

    Op het moment dat collega’s niet meer weten in welke versie zij nu aan het werk zijn, dan weet je dat er iets moet veranderen. Niks is namelijk zo vervelend als moeten werken met verouderde informatie. Wat daarbij niet helpt is dat medewerkers alsnog regelmatig bestanden lokaal opslaan en het niet mogelijk is om daarin samen te werken. Oude data wordt niet meer verwijderd en zo loopt het intranet langzaam vol. Wat moet je doen om dat te voorkomen? Maak duidelijke afspraken over het bijhouden van informatie. Om dat overzichtelijk te regelen, kun je bijvoorbeeld onze opruimcoach inzetten, die bijhoudt wanneer welke content door wie op actualiteit gecheckt moet worden. Zo verdeel je de verantwoordelijkheid.

  • Meer overzicht in informatie

    Nu zijn er meerdere wegen naar Rome, maar eigenlijk wil je op het intranet maar één weg hebben. Juist die verschillende routes zorgen voor verwarring en dat collega’s het overzicht kwijtraken. Het is dan ook belangrijk om structuur aan te brengen in je informatie. Waar staat alles en is dit voor iedereen logisch? Om daar het antwoord op te vinden, kun je het beste ook je medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie betrekken. Zij zijn uiteindelijk de groep die ermee moet werken. En wees niet bang om deze structuur regelmatig te controleren, want soms werkt iets naar verloop van tijd gewoon niet meer.

  • Minder verschillende communicatiekanalen

    Ondanks dat het intranet een centrale plek vormt binnen de organisatie, is het niet altijd het centrale communicatieplatform. Doordat informatie binnenkomt via verschillende kanalen, zoals WhatsApp en e-mail, kan er ruis ontstaan en kan het moeilijk zijn voor individuele medewerkers om relevante informatie te filteren. Vanuit het bestuur én om de verschillende teams op één lijn te krijgen, is het essentieel om helder met elkaar te communiceren. Schrijf daarvoor een intern communicatieplan om duidelijke afspraken te maken over hoe je met elkaar communiceert en via welke kanalen. Wil je hier meer over weten? Wij schreven een artikel over het verbeteren van je interne communicatie.

  • Inventariseer welke informatie behoeftes er echt zijn

    We hebben het tot nu toe vooral gehad over het managen van informatie die er al is, maar het begint natuurlijk bij de informatiebehoeftes. Medewerkers missen natuurlijk ook wel informatie en dat kan per organisatie verschillen. Of je hebt informatie op het intranet staan die eigenlijk door niemand wordt gelezen. Een gehandicaptenzorgorganisatie waar wij een gebruikersonderzoek hebben uitgevoerd, miste vooral informatie over collega’s en beeldmateriaal van locaties. Die informatie wel beschikbaar maken, daar kun jij als organisatie in faciliteren. Ga daarom regelmatig in gesprek met je medewerkers om hen te vragen wat ze missen én controleer je statistieken op weinig gelezen content. Op basis daarvan kun je een actieplan schrijven met informatie die nog moet worden toegevoegd.


Wil je dat we met jou meekijken?

Merk je dat medewerkers informatie niet altijd goed kunnen vinden of dat het sociaal intranet langzaam vol begint te staan met verouderde of niet relevante informatie en wil je daar iets aan doen? Met deze 5 tips kun je hopelijk al een slag slaan, maar wij kunnen uiteraard ook met je mee om jouw organisatie verder te helpen. Neem contact op, dan denken we graag met je mee.

Benieuwd geworden?

Laten we bellen!

Wil je meer weten over onze producten? Laat je telefoonnummer achter en we nemen z.s.m. contact met je op.

© 2024 a&m impact