Naar inhoud

Office 365 implementatie in de zorg. Hoe digitalisering écht werkt voor jouw organisatie.

Digitalisering is zo’n onderwerp waarbij theorie en werkelijkheid soms op gespannen voet staan. In theorie opent software nieuwe deuren, maakt deze je organisatie véél efficiënter en zijn je medewerkers minder tijd kwijt aan niet-kernprocessen. In theorie. Want in de praktijk moet iedereen wel met de software kunnen werken. En dat is in de zorgsector minder vanzelfsprekend dan het soms lijkt. In dit artikel gaan we in op de implementatie en adoptie van Office 365 in zorgorganisaties en hoe a&m impact hierbij kan helpen.

Als ICT-manager of eindverantwoordelijke van een zorgorganisatie is de vraag waarom je over zou moeten naar de cloud niet moeilijk te beantwoorden. Geen gedoe met software-installaties, updates, versiebeheer en problemen op individuele apparaten. In plaats daarvan beschikt iedereen over dezelfde software met één inlog voor een veilige omgeving die met verschillende apparaten benaderbaar is, waar en wanneer je maar wilt. Dat leidt tot een betere workflow met minder veiligheidsrisico’s en potentiële zorgen. Tenminste, als iedereen er mee om kan en weet te gaan. En daar zit nou net de crux, want dat is vaak niet het geval. Dit probleem lost a&m impact voor je op met een medewerkersportaal afgestemd op de werkprocessen van jouw organisatie.

Voor de meeste medewerkers in de zorg is de omgang met ICT zeker geen kerntaak. ICT dient vooral zo goed en zo lean mogelijk administratieve handelingen te faciliteren. Dus het moet simpel zijn en zo min mogelijk tijd kosten. Dat staat enigszins op gespannen voet met de veelheid van mogelijkheden en onderdelen van Office 365. Als ICT maar een beperkt onderdeel van je werk is, dan leiden al die mogelijkheden snel tot een bomen-bossituatie.

Gebruikersvriendelijke schil op maat

a&m impact realiseert een gebruikersvriendelijke schil over je Office 365 met SharePoint, OneDrive, Teams en Skype omgeving heen. Een gebruiksinterface die minimaal de functionaliteiten bevat die nodig zijn, opbouwbaar voor de back-office medewerkers en met namen en verwijzingen die voor jouw organisatie logisch zijn. Je gebruikt dus Office 365 en al haar cloudoplossingen, maar met een gebruiksvriendelijke interface aan de voorkant. Zo hoeven je medewerkers niet zelf het verschil te ontdekken tussen gezamenlijk werken aan een document in SharePoint of het bewerken van persoonlijke bestanden in OneDrive. Want ondanks dat SharePoint gemaakt is voor gemak, zien we in de praktijk veel problemen en weinig positieve ervaringen met SharePoint in de zorg. Via het portaal vind je alle documenten gewoon in één overzicht.

Het portaal is vanuit de functie van de zorgmedewerker opgebouwd. Een enorm verschil met de Microsoft pakketten, die juist gemaakt zijn om een brede groep gebruikers te bedienen.

Besparen op licentiekosten

Los van een efficiëntieslag waarin je al je medewerkers wil meenemen is er nog één hele belangrijke reden om te kiezen voor het portaal van a&m impact: de kosten. Zo is in de zorg niet voor elke functie het meest uitgebreide licentietype van Office 365 nodig. Het portaal maakt het namelijk mogelijk dat collega’s met verschillende typen licenties met elkaar samenwerken én garandeert een soepele samenwerking tussen álle medewerkers, ongeacht licentie. Zo stuur je op minimalisatie van de licentiekosten, zonder efficiëntieverlies.

Dus werkt de ene zorgmedewerker in Word online, terwijl de planner op kantoor werkt met een lokale versie van Office met meer mogelijkheden. Als organisatie betaal je dan niet onnodig voor beide medewerkers de kosten voor een licentie die eigenlijk alleen de planner nodig heeft. In cijfers; een Office E3 licentie kost een slordige twintig euro per maand, per medewerker. Voor een (beperkte) F1 licentie, die volstaat voor veel functies, betaal je vier euro per maand, per medewerker.

Oude legacy applicaties integreren

We merken in praktijk dat de zorgmedewerker het liefste zo min mogelijk verschillende systemen gebruikt. De combinatie van Office 365 en het a&m impact portaal vervangt doorgaans veel andere software en applicaties. Het heeft de voorkeur om zo veel mogelijk losstaande systemen te integreren in het portaal. Dit kan middels een (API) koppeling of door het nabouwen van deze functionaliteiten. Want als een werkproces gefaciliteerd wordt door dat platform, waarom zou je er dan een oude applicatie voor in de lucht houden? Grijp een overgang naar Office 365 in combinatie met het a&m impact portaal dan ook vooral aan om kritisch te kijken wat nodig is en wat niet. Het is een opruimmoment bij uitstek.

Ook worden bestaande applicaties geïntegreerd in de zoekfunctie van het portaal. Zo ontstaat een volwaardige, gebruiksvriendelijke omgeving waarin de gebruiker écht alles vindt wat hij nodig heeft.

Betrek medewerkers

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van élke verandering op de werkvloer – groot of klein – is goede communicatie en het betrekken van medewerkers. Het simpel en toegankelijk maken van het product is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle implementatie van Office 365. Maar daarmee ben je er nog niet. Goede uitleg, training en ondersteuning bij het uitgerolde product zijn een tweede, zéér belangrijk aspect. Ook in dat opzicht ondersteunt a&m impact.

Voor een goede implementatie zijn early adopters nodig. Of kartrekkers. Medewerkers die zelf intensief door a&m impact getraind worden en collega’s opleiden, ondersteunen en meenemen in de overgang. Onderdeel van het portaal is ook een chatfunctie die prima als vraagbaak inzetbaar is. Zo vraagt elke medewerker overal laagdrempelig om ondersteuning, indien nodig.

Wil je naar aanleiding van deze blog in contact komen of heb je vragen? Ik sta je graag te woord, via a.tenhagen@am-impact.nl of via 0314-368160!

Cookie-instellingen

a&m impact maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.