Het sociaal intranet van het Elkerliek ziekenhuis 'Elkerlink' is nu bijna een jaar live. Hoog tijd om te vragen: hoe kwam deze nieuwe werkplek tot stand? Hoe gaat het nu? En wat staat er nog op de planning? Pieter Deckers, communicatieadviseur bij het Elkerliek vertelt hoe het ziekenhuis de overstap maakte naar een nieuwe digitale werkplek die verbindt, ruimte biedt voor nieuwe ontwikkelingen richting de toekomst én waar ze met een schone lei konden beginnen als het ging om informatievergaring.
Na meer dan tien jaar met het oude intranet te hebben gewerkt, was het voor het Elkerliek ziekenhuis tijd om over te gaan op een nieuwe digitale werkplek. “Dat a&m impact al bij de eerste demo liet zien écht te denken vanuit de verpleegkundige, viel meteen op,” vertelt Pieter. “We wilden iets dat ook voor zorgmedewerkers makkelijk te gebruiken is. Het gewone werk gaat natuurlijk gewoon door en er is weinig tijd om uitgebreid met een nieuw systeem aan de slag te gaan.”
“Vanaf moment één is daarom volop ingezet op de behoeften van medewerkers en het intranet inzetten als centrale plek gedurende de werkdag. Zo is er bijvoorbeeld een uitgebreide kennisbank ingericht rondom het project ‘Online Samenwerken’, met uitleg, documentatie, trainingen voor leerlingen en een overzicht van veelgestelde vragen. Informatie is zo allemaal op één plek gebundeld. Verder is ook technisch ingeregeld dat op elke computer het sociaal intranet verschijnt bij het opstarten. Zo geven we duidelijk mee: begin je werkdag hier. Medewerkers zien meteen hun afspraken, mail en applicaties. Het voordeel van het centraal starten vanuit het nieuwe intranet werd dan ook gelijk duidelijk.”
“Het oude systeem bevatte veel verouderde informatie. Daarom hebben we besloten om met een schone lei te beginnen,” aldus Pieter. “Nadat we eerst de navigatiestructuur hadden bepaald, hebben we vanuit alle afdelingen een contentbeheerder geworven. In een aantal contentworkshops zijn deze beheerders meegenomen in de werking van het nieuwe intranet. Vervolgens kregen zij de verantwoordelijkheid voor het vullen en actueel maken van hun eigen afdelingspagina’s.”
“Contentbeheerders moesten zelf inschatten wat nog actueel en relevant was. Dat betekende soms flink wat herschrijven, daar hebben we bewust de tijd voor genomen. Om hen te ondersteunen hebben we wel een template ontwikkeld voor de contentpagina’s. Zo wisten zij precies wat er op een pagina kon staan. Daarna konden de contentbeheerders snel en zelfstandig aan de slag met het vullen van het intranet. Wanneer nieuwe contentbeheerders nu worden aangesteld krijgen ze, in plaats van een training, toegang tot de groep 'Elkerlink Beheer' met ruim 100 contentbeheerders. In deze groep is alle informatie die nodig is beschikbaar en kunnen ze elkaar vragen stellen.”
Het nieuwe sociaal intranet is onderdeel van een veel groter project genaamd ‘Online Samenwerken’ binnen Elkerliek. Pieter licht toe: “Binnen dat project vallen onder andere de volledige overstap naar de Cloud en het werken vanuit een beter beveiligd systeem. Als je dan al weet dat je naar Microsoft 365 in de Cloud wilt én medewerkers centraal wilt laten starten, leek het ons beter om de medewerker één keer te laten wennen aan deze verandering en altijd te werken en te starten vanuit het sociale intranet. Op die manier hoeven medewerkers maar aan één nieuw systeem te wennen, terwijl er onder de motorkap natuurlijk veel meer is veranderd.”
Om het project beheersbaar te houden, is besloten ‘Online Samenwerken’ in drie fases op te delen. De eerste stap was het beschikbaar maken van Microsoft Teams-chat voor medewerkers. Vervolgens is het sociale intranet geïmplementeerd en in september 2024 officieel gelanceerd. De laatste fase, de volledige overstap naar de Cloud, is op dit moment nog in volle gang.
Voor veel collega’s is het nieuwe intranet ook vooral de plek waar zij hun applicaties kunnen opstarten. Pieter: “Het was voor ons belangrijk om direct toegang tot bepaalde applicaties te integreren op het intranet, zoals Zenya, Azure en uiteraard Microsoft365, wat straks met de complete overgang naar de Cloud een nog grotere rol gaat spelen. We hebben de standaard applicaties waar mogelijk met Single Sign On geïntegreerd, maar daarnaast is er ook de mogelijkheid om eigen ontwikkelde applicaties van Elkerliek toe te voegen en kunnen medewerkers zelf URL’s toevoegen aan de homepagina. Zo ontstaat voor hen de mogelijkheid om echt het eigen dashboard te maken.”
Het sociaal intranet is nu bijna een jaar live, hoe gaat het nu? Pieter: “Het systeem van a&m impact kan heel veel, maar we hebben er bewust voor gekozen met kleine stappen te beginnen. Denk daarbij aan samenwerkingsbestanden integreren, handleidingen op het intranet en het kunnen bereiken van applicaties. Nu zijn we langzaam aan het bijschaven. Zo hebben we de kalender toegevoegd en zijn we aan het kijken of we protocollen toch op een andere manier kunnen inrichten die beter aansluit bij de behoefte van de organisatie. En natuurlijk de laatste fase van het project ‘Online Samenwerken’.” Genoeg op de planning dus!
Het Elkerliek Ziekenhuis is een regionaal ziekenhuis in Zuidoost-Brabant, actief in de regio Helmond en De Peel. Met ruim 3.500 medewerkers zetten zij zich dagelijks in voor deskundige en toegankelijke zorg. Wat het Elkerliek bijzonder maakt, is de nadruk op menselijkheid: of iemand nu patiënt, medewerker of bezoeker is, iedereen wordt gezien als uniek persoon met een eigen verhaal. En juist die momenten van aandacht, klein of groot, maken het verschil bij het Elkerliek.
