In 2019 lanceerde ’s Heeren Loo in samenwerking met a&m impact hun nieuwe corporate website en een aparte werken-bij website. Deze twee platformen vormen sindsdien de basis én het centrale punt waar nieuwe projecten kunnen landen. Zo ook het afgelopen jaar waarin we een aantal mooie projecten hebben gelanceerd. Samen met Gerard Klein van ’s Heeren Loo en Daan Derksen van a&m blikken wij terug op onze samenwerking.
Die start van onze samenwerking kwam tot stand door de wens en het plan van ’s Heeren Loo om hun online strategie te verbeteren. Voor die tijd was er nog niet zo de noodzaak voor een gedegen strategie, de organisatie liep goed en zorg- en werkzoekenden konden vinden wat zij nodig hadden. Nu er de laatste jaren meer druk op de zorg is komen te liggen, is de behoefte om online te professionaliseren gegroeid. Gerard, projectleider bij ’s Heeren Loo: “De website is daar zeker een onderdeel van, maar eigenlijk versterken die twee elementen elkaar ook. De nieuwe website werd gebouwd omdat we wilden professionaliseren, maar het werd ook juist mogelijk om te professionaliseren doordat we een nieuwe website ontwikkelden.”
De nieuwe website was het startschot, maar wat de ontwikkelingen ook een boost heeft gegeven is de samenwerking tussen ’s Heeren Loo en a&m impact. Door kort cyclisch te gaan werken, met vier vaste ontwikkelsprints per jaar, kan er al een aantal jaren heel consistent gebouwd worden aan het professionaliseren van de online strategie. Gerard: “Het is ook steeds meer gaan leven. Waar je vroeger meer instak op de vernieuwing van de website en daarna alles op het gebied van ontwikkeling stagneerde, is het er nu veel meer ruimte om direct verder te ontwikkelen. Dat maakt het ook leuker omdat je gaandeweg veel leert.”
Met de inzet van interne strategiesessies worden vraagstukken of nieuwe ideeën naar voren gebracht. Zo kwam vanuit de afdeling communicatie de campagne voor Lichtelijk Verstandelijke Beperkten (LVB) tot stand. Een campagne om de bewustwording voor deze doelgroep te vergroten, maar ook om het verhaal van ’s Heeren Loo naar buiten te brengen. De website was de aangewezen plek om deze campagne met maatschappelijk oogpunt te laten landen. Gerard: “Samen met a&m impact gaan wij dan kijken hoe je dat aanpakt. Hoe vertellen we dit verhaal op een leuke manier waardoor het een ander soort boodschap biedt dan gewoon een nieuwsartikel en meer een ervaring wordt. Uiteindelijk komen we dan uit bij een spannende one pager maken. Zo voelt het als een apart stukje, anders dan de normale flow, maar wel eentje gekoppeld aan de corporate website.”
De LVB-campagne is daarnaast ook zo ontworpen dat deze breder inzetbaar is. Daan Derksen, projectmanager bij a&m impact, legt uit: “We wilden het zo maken dat we niet iedere keer een ontwikkeltraject moeten starten op het moment dat ’s Heeren Loo een campagne willen opzetten. Nu is de pagina dynamisch inzetbaar zodat ’s Heeren Loo in de toekomst ook zonder ons iets neer kan zetten.” Gerard vult aan: “Wij dachten, als we dat nou flexibel maken dan kunnen we daar een aantal jaren mee voort en kunnen we andere thema’s op die manier een plek geven. Dan blijft het ook de moeite waard om dat in stand te houden.” Flexibel betekende in dit geval dat er een soort van gereedschapskistje van verschillende content blokken werd ontworpen waarmee je de pagina op kan bouwen. Gewoon in hetzelfde CMS als de corporate website. Zo kan de redactie zelf verschillende pagina’s creëren zonder dat daar te veel techniek bij komt kijken.
Soms is vooruitdenken niet de prioriteit, maar moet er juist snel geschakeld worden. Het coronadashboard, dat dit jaar binnen 2 maanden gerealiseerd is, is daar een goed voorbeeld van. Met 748 locaties in verschillende regio’s heeft ’s Heeren Loo te maken met wisselende maatregelen. Om daar overzicht in te scheppen werd het coronadashboard gecreëerd. Per regio is te zien wat de maatregelen zijn, wat er wel en niet mag per regio in een bepaalde categorie zoals dagbesteding en wanneer de pagina voor het laatst is geüpdatet. Daan: “Als bezoeker kun jij je inschrijven op een bepaalde regio, dan krijg je notificaties als er iets verandert. Zo hoeven cliënten en verwanten niet telkens zelf te checken welke maatregelen er gelden. Verder is iedere regio in het coronadashboard te beheren vanuit het CMS. Regiobeheerders kunnen daar alleen hun eigen regio zien en alleen die aanpassen. Zo houd je het ook intern overzichtelijk.”
Kenmerkend voor de projecten die ’s Heeren Loo en a&m impact samen opzetten is de snelle realisatie. Daan: “Doordat we vooraf goed afstemmen hoe we het gaan aanpakken en tijdens de realisatie zo snel mogelijk deelopleveringen doen, kunnen we snel bij ’s Heeren Loo checken dat wat we aan het maken zijn klopt en of het matcht met de verwachting van ’s Heeren Loo. Op het moment dat er dan nieuwe inzichten verschijnen hebben we ook de tijd om meteen op te pakken.” Het coronadashboard moest snel gerealiseerd worden om de huidige situatie te ondersteunen en ook de LVB-campagne kende een snelle oplevering. Een kleiner project waar dit ook een rol speelde was de eindejaarschenken pagina. Deze biedt medewerkers van ’s Heeren Loo de mogelijkheid om de VVV-bon uit hun eindejaarsgeschenk te doneren aan een goed doel binnen de organisatie. Uiteraard moest deze pagina voor het einde van het jaar live. Met een stukje functionaliteit op maat, door de koppeling met een betaalprovider en een strakke vormgeving is dit project ook binnen 2 maanden gerealiseerd.
Een van de pijlers voor de professionalisering was dat er ook intern meer focus kwam. Gerard: “Aan de wervingskant voor nieuwe medewerkers zijn daar al heel veel stappen in gezet en langzaamaan groeien ook andere delen van de organisatie mee. De projecten die gemaakt worden dragen daar ook aan bij. Zo is er bij de werving een multidisciplinair team ontstaan dat proactief in de gaten houdt welke middelen er goed werken en waar er verbeterpunten liggen. Doordat zij zelf inzicht hebben in de statistieken, zien zij ook direct waar zij zich op moeten focussen.” Zo zocht dit team naar een mogelijkheid om aanmelden voor evenementen mogelijk te maken. Omdat zij wisten dat de Ubeeo-koppeling ook daarvoor ingezet kan worden, kon dit snel in gang worden gezet. Momenteel draait alleen de koppeling met het vacaturepakket waarbij data direct wordt vanuit Ubeeo op de website wordt gezet en daar ook weer naar terug gaat op het moment dat iemand solliciteert. Binnenkort komt daar dus ook het aanmelden voor werk gerelateerde evenementen bij.
De samenwerking tussen ’s Heeren Loo strekt zich nu al uit over vier jaar. In die tijd zijn er niet alleen mooie projecten uitgerold, maar heeft ook de samenwerking ontwikkelingen doorgemaakt. Daan: “De samenwerking is zo goed dat het altijd wel loopt. We hebben afspraken met elkaar waardoor wij weten hoe wij het beste met elkaar kunnen werken.” Gerard beaamt dat: “De samenwerking is na al die jaren beter geworden want je leert ook van elkaar: wanneer moeten we op de details ingaan en wanneer hoeven we alleen voorbeelden te bespreken en snappen we direct wat er moet gebeuren. En als we wel iets onhandigs vragen of iets voorstellen wat ons op een ander punt in problemen brengt, dan worden we er wel direct op gewezen of wordt een alternatief geboden. Dat vinden we fantastisch van een leverancier dat ze je samen toewerkt naar een optimale oplossing.”
Wil je nog meer weten over de projecten van ’s Heeren Loo? Of ben je benieuwd hoe wij met jouw organisatie kunnen samenwerken om een digitale communicatieoplossing te kunnen bieden? Neem vooral contact op, dan vertellen we je graag meer!
