In 2020 schreven we op Frankwatching al over een goed beheerd contentkerkhof. Nu, vijf jaar verder, blijft het een relevant issue: hoe zorg je voor overzichtelijkheid op het sociaal intranet? Content wordt door de jaren heen toegevoegd en zelden of nooit verwijderd. Daarmee groeit geleidelijk een probleem. Achterhaalde informatie blijft bestaan en wordt gevonden met de zoekfunctie, die daardoor niet meer goed werkt. Hoe pak je dat goed aan? Wij hebben wel een aantal tips voor je om content actueel te houden. En ja, onze opruimcoach is daar een van.
Dit is een update van een artikel uit 2020, omdat we onze website wilden opschonen ;).
Intranet bevat diverse soorten content. Sommige content bevat nieuws of events en wordt vanzelf al chronologisch geordend, waarbij enkel dat wat actueel is wordt getoond. Echter worden ook zaken als werkprocessen, protocollen, regels en contactgegevens van collega’s op intranetten gepubliceerd. Deze zaken zijn vatbaar voor verandering, zeker wanneer een intranet al wat jaren meegaat. Het opstapelen van dergelijke content ondermijnt de functionaliteit van het gehele intranet.
Het probleem van verouderde content die niet wordt verwijderd presenteert zich doorgaans geleidelijk. Meer informatie wordt wel toegevoegd, maar oude informatie wordt niet bekeken waardoor het intranet volloopt. Bij de overgang naar een nieuw intranet wordt het probleem ineens acuut, want dan wordt de omvang van de totale contentberg duidelijk. Daarmee dringt de vraag zich op wat nog relevant is en wat niet en dan wordt ook direct een van de onderliggende oorzaken van ‘zwevende content’ duidelijk: content heeft geen eigenaar, dus wie bepaalt wat wel of niet mag blijven?
Hoe zorg je er dan voor dat het intranet actueel blijft, bij de overgang naar een sociaal intranet én daarna? Wij hebben nog een aantal tips:
-
Verbind content met werkprocessen, niet met de organisatiestructuur.Veel intranetten zijn ingericht op basis van afdelingen of thema’s zoals HR, ICT of Beleid, maar medewerkers zoeken meestal niet op basis van de structuur van de organisatie. Ze zoeken informatie omdat ze iets moeten doen. Denk aan processen als verlof aanvragen, een declaratie indienen, het melden van een MIC-incident of het opzoeken van werkinstructies voor wondzorg of medicatie. Door content te koppelen aan deze herkenbare werkprocessen wordt informatie niet alleen sneller gevonden, maar blijft ze ook beter up-to-date, omdat de inhoud direct verbonden is met wat mensen dagelijks doen.
-
Geef content een eigenaar met de opruimcoach.
Op ons sociaal intranet met opruimcoach heeft alle content altijd een eigenaar. Een eigenaar die verantwoordelijk is voor het actualiseren en eventueel verwijderen van die content. Op vaste momenten ontvangen contenteigenaren een notificatie over het actueel houden van de content. Ook is er altijd een overzicht beschikbaar waardoor het altijd inzichtelijk is hoeveel content (wellicht) niet meer actueel is en welke eigenaren hun content moeten checken op actualiteit. Een goede stok achter de deur dus om afspraken rondom content te waarborgen. En dat is écht nodig, zeker wanneer een intranet in werkprocessen is verankerd.
-
Laat gebruikers actief helpen signaleren wat verouderd of dubbelop is.
Je collega’s zien vaak als eerste wanneer iets niet klopt, verouderd is of op meerdere plekken staat. En dan hebben we het niet direct over de aangewezen contenteigenaren, maar vooral ook over de medewerkers die dagelijks gebruikmaken van de informatie. Maak het ze makkelijk om dat te melden. Als ze met één klik kunnen melden dat iets onduidelijk of verouderd is, verlaag je de drempel om het te doen. Zorg er dan voor dat het zo is ingeregeld dat het direct terechtkomt bij de intranetbeheerder, die het weer kan uitzetten bij de contenteigenaar van die pagina.
-
Sluit content aan op dagelijks gebruik.
Een van de beste manieren om je intranet actueel te houden, is door regelmatig te controleren of content überhaupt nog wordt gebruikt. Als bepaalde pagina’s of documenten structureel lage aantallen weergaven per maand hebben, is dat een signaal om kritisch te kijken naar de relevantie ervan. Soms blijkt dat een pagina wel degelijk belangrijk is, maar dat deze lastig te vinden is of onder de verkeerde categorie valt. In andere gevallen kan verouderde content beter worden verwijderd of samengevoegd met andere informatie. Door deze periodieke check voorkom je dat pagina’s op het intranet blijven staan "voor het geval dat", zonder dat iemand ze werkelijk nodig heeft.
Zoals altijd bij opruimen is beginnen het lastigst. Je stopt er veel tijd in voordat het resultaat echt zichtbaar wordt. Daarom overstap naar een nieuw (sociaal) intranet of naar Office 365 is een logisch moment om orde op zaken te stellen. Want dat is een moment waarop je al je oude content en hoe je die hebt ingericht, logischerwijs tegen het licht houdt. Het is maar al te verleidelijk om te ‘copy-pasten’ bij zo’n overgang, maar daarmee doe je je organisatie echt tekort. Begin in plaats daarvan opnieuw en beoordeel per artikel of proces of oude content nog voldoet en dus over kan. Dat kost in het begin meer moeite maar levert op langere termijn heel veel op.
Meer weten of brainstormen over hoe je (met een opruimcoach) je intranet schoon en functioneel kan houden? We kijken graag met je mee!
