In 2023 fuseerden Zonboog en Gezond op Zuid samen tot één nieuwe organisatie: Zovida. Na eerst verder te zijn gegaan onder de naam Zonboog, inclusief oude intranet, werd het vorig jaar tijd om van twee organisaties echt één organisatie te maken. Met een nieuwe naam, bijpassende huisstijl en de lancering van een nieuwe website. Om het ook intern bij elkaar aan te laten sluiten, was de volgende stap een nieuw sociaal intranet. Samen met a&m impact ontwikkelde Zovida deze nieuwe digitale werkplek zodat zij als organisatie klaar zijn voor de toekomst.
Zovida zet zich in voor de versterking van de eerstelijnszorg door veertien multidisciplinaire gezondheidscentra en een servicecentrum te laten samenwerken, zodat zorgverleners zich volledig kunnen richten op hun hoofdtaak: zorg verlenen. Door ondersteunende taken zoals ICT, administratie en huisvesting uit handen te nemen, blijven zorgprofessionals efficiënt en houden zij ruimte voor eigen ontwikkeling. De organisatie is ontstaan uit een fusie tussen Zonboog en Gezond op Zuid. Na een jaar lang te hebben geopereerd uit naam van eerstgenoemde, was het in 2024 tijd voor een nieuwe naam, huisstijl, website en dus ook een nieuw sociaal intranet.
“Na de fusie hebben we, naast de naam, ook eerst het oude intranet van Zonboog gehouden,” aldus Anne de Man, Manager Stafbureau/Bestuurssecretaris bij Zovida. “Dat was een statisch intranet waar we vooral aan het zenden waren en er weinig ruimte was voor interactie. Informatie was te vinden, mits je wist waar het stond. Dat werkt natuurlijk niet. Met de nieuwe naam en identiteit van Zovida wilden we iets neerzetten waar iedereen blij van wordt en kan vinden wat hij/zij zoekt. Een plek waar alle medewerkers relevante informatie kunnen vinden én met elkaar kunnen communiceren. Zo is uiteindelijk ons sociaal intranet, genaamd Zovi, ontstaan.”
Zovi is de digitale collega van alle medewerkers bij Zovida. Anne legt uit: “We hebben ervoor gekozen om ons intranet een persoonlijk gezicht te geven. Zovi begroet je ’s ochtends als eerste met een vriendelijke goedemorgen en helpt je vervolgens op weg. De illustratie van Zovi is ontworpen door het externe bureau dat ook onze nieuwe huisstijl heeft ontwikkeld. Deze stijl is doorgetrokken over het hele intranet, zoals de achtergrond, de kleuren en alle tegels. Het bureau heeft de ontwerpen van de huisstijl in Canva aangeleverd, zodat we het intranet nu zelf eenvoudig kunnen aanvullen. Hierdoor sluit het intranet perfect aan bij de uitstraling van onze andere communicatiemiddelen. We onderzoeken nu, vier maanden na de lancering, hoe we de personificatie van Zovi nog verder kunnen integreren in het intranet.”
Anne: “De belangrijkste behoefte van ons als organisatie was de vindbaarheid van informatie verhogen. Het moest een centraal informatiepunt worden voor medewerkers waar je protocollen, nieuws en informatie over de organisatie terug moet kunnen vinden. Iets makkelijk en snel kunnen vinden is voor iedereen prettig en scheelt mailtjes en telefoontjes. We hebben dan ook veel tijd gestoken in het op orde brengen en aanvullen van informatie. Wat moet er allemaal op het intranet komen? Waar zetten we het neer? En welke woorden gebruiken we zodat het makkelijk vindbaar is? Met het toevoegen van synoniemen aan pagina’s maak je het namelijk veel makkelijker om informatie te vinden via de zoekbalk. En die zoekbalk is echt geweldig want hij doorzoekt werkelijk alles, van pagina’s tot losse documenten. Als medewerkers nu informatie niet kunnen vinden, zeggen wij altijd direct ‘gebruik die zoekbalk!’ Als ze het dan nog niet kunnen vinden, dan is het een moment voor ons om content te evalueren: gebruiken we wel de juiste zoektermen, is het wel gekoppeld aan de juiste categorie of missen we die informatie nog op Zovi. Zo houden we het overzichtelijk en maken we het met elkaar steeds een stukje beter.”
Om het goed aan te laten sluiten bij de behoeften van medewerkers hebben we medewerkers uit verschillende functies en disciplines aan laten haken bij de contentworkshops om te inventariseren wat zij belangrijk vinden. Het oude intranet was vooral op huisartsen gericht, maar we wilden juist ook de andere disciplines van Zovida zoals apothekers en fysiotherapeuten aanspreken. Daarbij ontstonden twee behoeftes: wat wil en moet ik als medewerker weten én wat heeft de organisatie of leidinggevende nodig in het werk? Het onderscheid tussen deze twee moest heel duidelijk zijn voor medewerkers. Hun input tijdens deze workshop heeft ons echt geholpen om het sociaal intranet vorm te geven. We hebben nu dan ook een kopje ‘Mijn Zovida’ en ’Over Zovida’”
Als Zovi opent, dan zie je direct wat er speelt binnen de organisatie. Op de homepagina vinden medewerkers nieuws, kalenderitems, eventuele storingen en een tijdlijn. Een grote verbetering ten opzichte van oude intranet. Anne. “Het vorige intranet was een webpagina die je zelf moest openen om er te komen. Hoe krijg je mensen daar dan heen, tenzij ze specifiek iets zoeken? In de zorg heb je over het algemeen geen tijd om bij aanvang van je werkdag eerst het intranet te gaan lezen of er nog wat leuks te vinden is. Het moet echt van waarde zijn. Omdat Zovi nu onze startpagina is, krijg je meteen het nieuws in beeld bij het opstarten van je computer. Daarom delen we al het nieuws nu via het intranet, niet meer via een andere weg. Zo worden gebruikers gedwongen het intranet te gebruiken en als ze daar eenmaal zijn, proberen wij ze te triggeren door te lezen.
Verder hebben we de kalender ook goed gevuld. We kregen vaak de vraag: ‘wanneer is nou wat?’ en ‘Waarom hebben we daar niks over gehoord?’ In de kalender kun je nu alle evenementen die Zovida organiseert zien én je direct aanmelden via het intranet. Het intranet is daarmee de startplek om alles te regelen.”
Met de aankomende migratie naar M365 is de verwachting dat het nog meer als startplek wordt gebruikt. Dan worden namelijk ook alle applicaties toegankelijk via het sociaal intranet. Kevin Remmen, projectmanager bij a&m impact, legt uit: “Met de migratie van een on-premise oplossing, waar Zovida nu gebruik van maakt, naar MS365 kunnen we het portaal nog beter laten aansluiten bij de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker. Hiermee kunnen we o.a. gepersonaliseerde informatie en applicaties aanbieden. Zo krijgen medewerkers alleen die informatie en applicaties te zien die zij ook daadwerkelijk gebruiken gedurende hun werkdag.”
Je weet wat ze zeggen: geen bericht is goed bericht. Toen er na livegang weinig vragen kwamen, vatten ze dat bij Zovida dan ook op als iets positiefs. Anne: “We hadden allerlei digitale vragenuurtjes ingepland, maar daar kwam eigenlijk niemand op af. Later hebben we alle medewerkers die aan het begin van het traject bij de contentsessie aanwezig waren nog apart om een reactie gevraagd. Toen bleek dat ze echt nog wel dingen hadden. Dat is goed, want zo zie je dat het toch leeft bij mensen. We hebben ook duidelijk aangegeven: wij doen het niet voor ons, maar voor jullie. En kun je iets niet vinden, laat het dan vooral weten. Op Zovi hebben we nu een formulier geplaatst waar medewerkers aan kunnen geven wat ze graag terug willen zien op het intranet. Onze afdeling communicatie gaat daar dan mee aan de slag.”
Alhoewel interactie een belangrijke pijler is, is er gekozen om te starten met alleen drie algemene groepen. Iedereen binnen de organisatie zit standaard in deze groepen en informatie is momenteel dan ook voor iedereen inzichtelijk. De volgende stap is dan ook het aantal groepen uitbreiden. Anne: “Straks met de mogelijkheid om specifieke groepen voor een discipline of locatie aan te maken, kunnen we echt de interactie en communicatie stimuleren. Zo kunnen praktijkondersteuners bijvoorbeeld onderling kennis delen of kunnen logopedisten informatie uitwisselen die voor hen relevant is. Nu zijn alle berichten nog voor iedereen inzichtelijk, maar met kleinere groepen wordt het delen van relevante informatie een stuk gerichter en laagdrempeliger voor medewerkers. Dat gaat niet alleen efficiënter werken, maar zorgt hopelijk ook voor meer betrokkenheid binnen de organisatie.”
Een sociaal intranet opzetten is best een proces. Leuk, soms hectisch, maar volgens Anne ook heel leerzaam. Anne: “Zowel ik als de externe projectmedewerker zijn niet heel technisch aangelegd. De samenwerking met Kevin was daarin heel prettig en laagdrempelig. Hij was geduldig, dacht mee over de mogelijkheden en wat het best bij onze organisatie past. Soms betekende dat bijschaven. In eerste instantie wilden we heel graag groepen op het intranet, dus het is even balen als dat toch niet één keer kan. Achteraf zie je dat het wel goed is om eerst de basis te hebben en dan verder uit te breiden en door te ontwikkelen. Gelukkig staat er al genoeg op de planning voor Zovi 2.0, dus daar kunnen we komende periode mee aan de slag.”
