Het verbinden van medewerkers, vrijwilligers, cliënten en naasten op één platform. SGL deed het met de lancering van 'Kompas'. Jaimy Scholte, communicatieadviseur bij SGL, deelt haar belangrijkste les: "Het heeft veel meerwaarde om al je doelgroepen op één centrale plek te bereiken. Maar maak vanaf de start een goed plan voor de adoptie. Zo haal je direct de meeste waarde uit je nieuwe platform!"
Samen met Jaimy blikken we terug op dit traject.
Hersenletsel verandert je leven. SGL ondersteunt mensen met hersenletsel bij het hervinden van hun leven na revalidatie of ziekenhuisopname. Zij kijken individueel met de cliënt en zijn of haar naaste(n) naar hulp die passend is. SGL biedt onder andere begeleiding, behandeling, daginvulling en woonvoorzieningen op locaties in heel Limburg. De cliënt, hun ambities en persoonlijk geluk staan centraal.
Bij SGL zochten ze een manier om alle betrokkenen: medewerkers, vrijwilligers, cliënten en naasten, op een plek met elkaar te verbinden. Dit was nog geen makkelijke zoektocht, want in het zorglandschap worden cliënten en naasten vaak als externe groepen gezien.
De vraag om externe doelgroepen te integreren in een intern systeem bleek out of the box. Na een aantal gesprekken met potentiële leveranciers, kwam a&m als best passend bij onze lijst aan eisen en wensen uit de bus.
In de zorg is goede communicatie met cliënten en naasten vaak een uitdaging. Informatie is versnipperd of onbereikbaar. Wij brengen alles samen op één veilige plek. Met onze multi-doelgroep oplossing maken we de drempel zo laag mogelijk. Dit verhoogt de zelfredzaamheid en ontlast de zorgprofessional.
Maar hoe werkt dit in de praktijk? Jaimy neemt ons mee.
"Bij de meeste organisaties zijn cliënten en naasten externe doelgroepen, voor ons zijn dit interne doelgroepen," vertelt Jaimy. "Zij moeten geïnformeerd worden, net als medewerkers en vrijwilligers. We zochten een systeem waarin dit allemaal kon en waarin de vier doelgroepen met elkaar kunnen communiceren. We hadden nog geen communicatiemiddel dat iedereen snel en eenvoudig bereikte."
Ze legt uit dat dit technisch vaak onmogelijk lijkt of lastig is qua privacy. "Nu is het goed geregeld: medewerkers en vrijwilligers hebben de meeste rechten. Zij plaatsen nieuws, chatten en werken samen in groepen. Vrijwilligers zien daarbij alleen de informatie die voor hen relevant is; zaken die voor hen geen waarde hebben, tonen we niet. Ook voor cliënten en naasten is het veilig: zij zien de informatie die specifiek voor hen is opengesteld. Privacygevoelige gegevens, zoals telefoonnummers van medewerkers, blijven voor hen afgeschermd."
"De projectgroep gaf in enkele weken presentaties aan alle teams en locaties," blikt Jaimy terug. "Zo informeerden we alle medewerkers en vrijwilligers. Daarnaast gebruikten we flyers en posters om de meerwaarde van Kompas te laten zien via nieuwsberichten. De ene locatie ging enthousiaster aan de slag dan de andere. Iedereen ziet de meerwaarde in, maar het daadwerkelijk gebruiken van een nieuw systeem blijft een drempel."
Uit de medewerkersenquête blijkt dat de vindbaarheid van informatie, de zoekfunctie en de uitstraling erg fijn zijn. Toch zijn er ook leerpunten, merkt Jaimy op: "Nieuwsberichten plaatsen bleek minder makkelijk dan gehoopt door de vele keuzemogelijkheden. Ook de digivaardigheid van mensen en de verandering zelf zijn spannend. Soms zijn er te veel berichten waardoor medewerkers de essentie missen."
"We sturen het gebruik aan door bepaalde informatie alleen nog op Kompas aan te bieden," vertelt ze. "Ook verwijzen we er vaak naar. Per onderdeel is er een inhoudsverantwoordelijke die toeziet op de actualiteit. a&m impact staat stand-by voor al onze vragen en problemen."
