In november 2019 organiseerden we vanuit a&m impact een kennisdag. Dit leverde veel waardevolle inzichten en perspectieven op. Eén van de sprekers op de kennisdag was Elza de Haan van IT-Value. Zij ging in op de waarde van één inlogportaal als startpunt van de werkdag van álle medewerkers. Daar voegde ze een interessante invalshoek aan toe: zo’n portaal gedijt het beste bij intensieve samenwerking tussen de Communicatie- en IT-afdeling. Zeker bij zorgorganisaties waar veel ambulant wordt gewerkt.
Veel van onze klanten zitten op dit moment in een transitie naar volwaardige digitale werkplek. Vaak hebben wij, met hen, al grote stappen gezet om die werkplek vorm te geven. De basis van deze transitie is integratie. In de uitgangssituatie beschikken organisaties over een systeem-inlog met toegang tot afzonderlijke applicaties, vaak weer met eigen, afzonderlijke inlog.
Dat deze situatie niet ideaal is, heeft altijd onze volle aandacht. Meestal pakken we hierbij het perspectief van de werknemer. Voor hem of haar is één inlog voor alles, overal toegankelijk, natuurlijk de ideale oplossing. Wat Elza echter benadrukt is dat integratie – inclusief verplaatsing van applicaties naar de cloud – ook aan de beheerzijde een hoop problemen oplost. Tenminste, zolang interne afdelingen die kans pakken.
Die kansen liggen er vooral voor Communicatie en IT. Waarom? Voor IT ligt er een kans om zaken te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Van een gefragmenteerd applicatielandschap waarvan tal van applicaties op eigen servers draaien, gaat men over naar één inlogsysteem en applicaties in de cloud. Dat scheelt veel technische vragen en problemen bij medewerkers. Problemen die in de meeste gevallen ook nog eenvoudiger op te lossen zijn. Ook Communicatie heeft veel te winnen bij het sociaal portaal. Interne communicatie verloopt in de oude situatie vaak over verschillende kanalen en is vrijwel niet te personaliseren op functie of persoonlijke voorkeur. Een centraal inlogportaal biedt één omgeving die door iedereen gebruikt wordt en waar notificaties of berichten of functie(groepen) kunnen worden afgestemd. Minder ruis, meer effectiviteit.
De voordelen van een moderne, digitale werkplek ten opzichte van de gefragmenteerde traditionele werkplek lijken een vanzelfsprekend gevolg van de transitie naar zo’n digitale werkplek. Simpel gesteld: realiseer je een sociaal portaal, centraliseer je daarin applicaties en maak je dit alles op afstand beschikbaar, dan wordt werk direct een stuk eenvoudiger. Dat is slechts ten dele waar. Zowel IT als Communicatie hebben een belangrijke rol te spelen bij de invulling en de personalisatie van het nieuwe portaal. Want zo’n portaal functioneert past echt naar de mogelijkheden, wanneer de informatiestroom naar individuele medewerkers gepersonaliseerd is.
Communicatie en IT hebben samen de sleutel in handen om het sociaal portaal tot een succes te maken. Want medewerkers – zeker de ambulante zorgmedewerkers – zijn volledig afhankelijk van werkende digitale infrastructuur. Technisch werkend, maar ook zeker functioneel werkend. Dat technische aspect spreekt redelijk voor zich, maar zonder goede inrichting en gebrek aan overzicht gaat tijd verloren. Tijd die juist voor zorgorganisaties zo cruciaal is. Medewerkers moeten, ongeacht hun eigen digitale vaardigheid, bij de hand worden genomen en optimaal worden gefaciliteerd. Dit gaat dus net zoveel over content en inrichting als over technische functionaliteit. Die functionaliteit bestaat uit hele concrete zaken: signaleren wat de informatiebehoefte is en het systeem daarop inrichten. Zodat enkel de medewerkers die nog uren moeten invullen of facturen moeten accorderen, daar een herinneringsnotificatie voor krijgen, bijvoorbeeld. De realisatie van zoiets komt dan weer op IT aan.
Het is belangrijk dat IT en Communicatie onderkennen dat ze beide hierin een rol hebben te spelen. Ook voor wat betreft de doorontwikkeling en verbetering van het proces en het uitvragen hiervan bij het eigen personeel. Want zelfs een voorspoedige overgang naar een digitale werkplek verloopt nooit 100 procent vlekkeloos, laat staan dat er geen ruimte meer zal zijn voor verbetering. Een sociaal portaal schept juist een hoop nieuwe kansen, die alleen benut kunnen worden met een aanpak die zowel het technische als functionele perspectief meeneemt.
