onze 5 succesfactoren voor samenwerking binnen website- en intranetprojecten

De opzet van een intranetportaal of nieuwe website vliegen onze klanten doorgaans aan via een projectteam. Vaak met representanten van de afdelingen communicatie, hr en ict, maar veelal denken en kijken ook uitvoerende zorgcollega’s mee. Namens a&m impact begeleidt een van onze interne projectmanagers het project. Met een van hen, Daan Derksen, zetten we de factoren op een rij waarmee je het maximale uit zo’n samenwerking kunt halen.

Wat we maken moet optimaal aansluiten bij de wensen van onze klant, dus die wensen moeten we precies weten. Daarom is een goede communicatie over en weer ontzettend belangrijk. Wat niet op tafel wordt gelegd tijdens een projectbespreking, zal ook niet automatisch in een eindresultaat terecht komen.

Daan: ‘Bereid een eerste briefing goed voor. Vertel ons helder wat je als organisatie wilt bereiken en meld ook zeker wat je absoluut niet wilt hebben in je nieuwe intranet of website. Als ik als projectmanager die punten zelf niet helder voor ogen heb, dan kan ik dat ook niet goed doorspelen naar onze webdevelopers die de portal of site straks gaan bouwen.’

Duidelijke communicatie zorgt vaak automatisch voor een plezierige samenwerking. Dat is wenselijk, want je gaat voor een aantal maanden een hecht partnerschap aan. Spreek verwachtingen naar elkaar uit, sta open om regelmatig te sparren en stel gerust veel vragen (domme vragen zijn er nooit!). Zet erop in dat beide partijen hun afspraken nakomen, zich aan deadlines houden en dat er wordt opgeleverd wat is afgesproken. Het zijn allemaal ingrediënten die een prettig en succesvol samenspel bevorderen.

Daan: ‘Wij werken in projecten graag open en informeel. Dat gaat eigenlijk vanzelf als je plezierig samenwerkt. Verder is een goede bereikbaarheid essentieel. En ook is het belangrijk te weten wie er beslissingen kan nemen. Inmiddels hebben we veel ervaring binnen de zorg opgebouwd en weten goed waar zorgmedewerkers dagelijks mee bezig zijn. Dat maakt dat we snel met onze klanten kunnen schakelen. Vaak worden we dan ook gezien als hun technische sparringpartner!’

Natuurlijk heb je als zorgorganisatie heel wat wensen die je graag gerealiseerd ziet in een nieuwe portal of website. Begrijpelijk, want je bedient in de praktijk vaak meerdere doelgroepen die je allemaal van specifieke informatie wilt voorzien. Toch is het handig om uit te splitsen wat primaire wensen zijn, wat secundair en wat mogelijk ook in een follow-up is aan te pakken. Op die manier werk je naar een helder doel en dat maakt besluiten nemen ook makkelijker. Bovendien kan de website of portal dan met een vlottere doorlooptijd worden gerealiseerd.

Daan: ‘Vaak is het moeilijk voor opdrachtgevers zulke doelen vast te stellen. Het is dan handig om met een bepaalde insteek te starten. Wat moeten gebruikers kunnen? Wat levert het voor de zorgorganisatie zelf op? Die ideeën kunnen wij vervolgens omzetten naar functionaliteiten. We visualiseren die opties via schetsmodellen op een groot scherm en laten aan de hand van concrete voorbeelden zien wat technisch mogelijk is. We adviseren en denken mee, maar de keuze is altijd aan de klant.’

Veel intranetten en websites die we voor de zorg ontwikkelen zijn technisch niet nieuw. Vaak vraagt de structuur en werkroutine van de organisatie echter wel om een stuk maatwerk. Door gebruik te maken van onze bestaande portalen en structuren lift je automatisch mee op beproefde technologie en bespaar je ontwikkelkosten. Bovendien krijg je meteen een makkelijke beheermodule aangereikt die automatisch up-to-date wordt gehouden.

Bij elk webproject bedenken we hoe we dat zo efficiënt mogelijk kunnen insteken. Een mooi voorbeeld is dan ook onze recente oplevering voor MEE NL, de landelijke vereniging van 20 regionale MEE-organisaties, die zich inzetten voor een samenleving waarin mensen met een beperking gewoon kunnen meedoen.

Femke Berends, communicatieadviseur bij MEE NL: ‘Omdat MEE De Meentgroep net als wij een nieuwe corporate website nodig had, zijn we dit project gezamenlijk aangegaan. We hebben daarbij gekozen voor a&m impact. Van meet af aan was daarbij de gedachte om voor een website te kiezen die gemakkelijk gekopieerd zou kunnen worden door andere regionale MEE-organisaties. We hebben onder meer voor a&m impact gekozen omdat zij een basis-MEE website konden realiseren, die MEE-organisaties gemakkelijk kunnen aanpassen aan de eigen wensen en behoefte. Dit scheelt niet alleen tijd en kosten voor de MEE-organisaties, maar zorgt er ook voor dat de websites van alle MEE’s dezelfde look & feel hebben.’

Sommige klanten hebben al een heel concreet beeld hoe een portal of site er straks uit moet zien. Die willen bijvoorbeeld een navigatie die precies volgt hoe de werkstructuur van de organisatie is opgezet. Strikt daaraan vasthouden kan jammer genoeg vaak zorgen voor een stroef resultaat. Loslaten is daarom ons devies. Denk creatief en bekijk met een open blik andere mogelijkheden. Ga vooral zelf op de stoel van de gebruiker zitten. Of liever nog, ga naast een echte gebruiker zitten en ga in gesprek over zijn wensen en ervaringen.

Femke kan daarover meepraten: ‘MEE zet zich in voor mensen met een beperking, daarom moeten onze websites goed toegankelijk zijn. Een uitklapmenu is dan geen optie aangezien deze lastig te bedienen is door mensen met een motorische beperking. Dat dwong ons om afstand te nemen en weer te focussen op ons einddoel: zorgen dat alle bezoekers snel bij de juiste informatie kunnen komen. a&m impact heeft toen een extra menublok toegevoegd. Dat werkt perfect.’