De realisatie van een sociaal intranet vormt een goede stap om meer digitaal te gaan (samen)werken. Maar hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers het zo gaan gebruiken dat de gewenste effecten in gemak en tijdwinst kunnen worden behaald?
Een goede adoptie, - ofwel acceptatie en gebruik - bepaalt het succes van een intranet portaal. En daarbij staat de zorgmedewerker centraal. Zij moeten er namelijk dagelijks mee gaan werken. Is het intranet voornamelijk het stokpaardje van éen afdeling, bijvoorbeeld communicatie of IT, dan zien we vaak genoeg dergelijke projecten stranden. Daarom is bij elk intranetproject steeds weer de vraag; Wie is de eindgebruiker? Wat doet zij dagelijks? En waar hecht zij belang aan?
Tijn Bakker, projectmanager bij a&m impact: ‘In feite zet je een intranet neer om medewerkers makkelijker hun werk te laten doen. Niet alleen zorgt het voor een eenvoudigere afhandeling van hun administratie en registratie, het kan ook contacten onderling bevorderen waardoor er sneller informatie wordt gedeeld. In de zorgsector kan dat veel tijd schelen, zodat meer ruimte ontstaat voor fysieke zorg aan patiënt of klant. Dat betekent dat je als ontwikkelaar precies moet weten wat medewerkers dagelijks doen en waar die tijdwinst in valt te behalen.'
Een goed voorbeeld is het onlangs gelanceerde intranet bij jeugd- en gezinshulpverlener Oosterpoort, die over de gehele regio noordoost Brabant klanten en medewerkers heeft. Tijn: ‘Bij Oosterpoort opent het intranet nu automatisch bij het opstarten van de computer of laptop. Na het inloggen kan iedereen ook direct bij al zijn applicaties, dus zonder tusseninlogs. We hebben dat gerealiseerd dankzij volledige integratie met Office 365 en een Azure koppeling. Bovendien hebben we daar een handig zoekfilter aan gekoppeld waarmee je dwars door alle bestanden snel gegevens en documenten kunt vinden. Zo heb je alles bij de hand.’
Ook de ‘fun’ factor is bepalend voor een geslaagd intranet. Tijn: ‘Je moet er plezier in hebben en je vooral uitgenodigd voelen om nieuwtjes te lezen, die met elkaar te delen en contact te zoeken. En dat ook makkelijk kunnen doen. De mogelijkheid om aparte subgroepen te kunnen maken op grond van bijvoorbeeld expertise, afdeling of interesse, wordt bij onze klanten dan ook vaak gebruikt. Zo creëer je vanzelf meer betrokkenheid bij je organisatie.’
Maar onbekend maakt onbemind. Hoe goed een intranet ook is opgetuigd, het moet zich dan nog wel verankeren in het dagelijkse werkritueel. Tijn: ‘Als je er niet mee aan de slag gaat, zul je nooit de waarde van zo’n systeem ten volle ontdekken. En bijvoorbeeld ook niet weten dat je via single sign on eenvoudig al je applicaties kunt bereiken. Dat is dan echt zonde van alle tijd en moeite die je als organisatie in de ontwikkeling hebt gestopt.’
Een geslaagde uitrol is uiteraard voor iedere klant anders. Toch zijn er een paar bekende formules die op zichzelf of in combinatie vaak worden toegepast:
- Meestal wordt er een feestelijke opening aan het intranet gekoppeld om het in een keer bekendheid te geven. Veelal in de vorm van een fysiek feestje of borrel op de dag van de livegang.
- Je kunt ambassadeurs aanstellen; dit zijn medewerkers die je al vanaf de ontwikkeling van het intranet bij het project betrekt. Zij kunnen de rest meetrekken, enthousiast maken en de voordelen in de praktijk uitleggen.
- Een andere vorm is het werken met coaches, zoals zorgverlener Jeugdformaat - een andere klant van ons - heeft gedaan. Ze gingen gestructureerd alle teams langs om het intranet uit te leggen en gaven introductiesessies plus trainingen. De coaches mochten elk 4 uur per week tijd hiervoor vrijmaken.
- Een adoptie kan ook alleen maar slagen als het management een kernrol speelt. Door vanaf het begin het intranet zelf te gebruiken, de waarde ervan op allerlei vlakken uit te dragen en ook tijd en geld vrij te maken voor de aangestelde ambassadeurs, coaches en hun sessies.
Als ontwikkelaar zijn we erg bewust van een goed adoptieproces. Want zonder dat lever je eigenlijk een onvolledig product. Tijn: ‘Aan het begin van het traject vertellen we klanten al hoe ze dat het beste kunnen aanpakken. Maar wij weten ook dat dit niet altijd even makkelijk is. Daarom gaan we kijken hoe we daar nog meer handreikingen voor kunnen geven. Bijvoorbeeld door klanten sneller met elkaar in contact te brengen om ervaringen en tips uit te wisselen.’
Tijdens een uitrol willen we als a&m impact ook fysiek op de werkvloer meer assisteren. Of kunnen we onze afdelingen aan die van de klant koppelen. Tijn: ‘Onze marketing kan bijvoorbeeld prima helpen met de organisatie van de feestelijke livegang of ludieke online acties uitdenken. Zeker als iedereen wordt ondergesneeuwd door de laatste technische details en data aanvullingen, kan juist hulp op dat vlak veel schelen in de PR van het intranet.'
Ook technisch zijn er allerlei te gebruiken foefjes. Voor de medewerkers van Oosterpoort voegden we bijvoorbeeld een laagdrempelige speurtocht aan het intranet toe. Via een aantal opdrachten loop je dan het hele intranet door. Tijn: ‘Ze moesten eerst op zoek naar de gegevens van een collega en een bepaald document zoeken. Vervolgens kregen ze op die plek weer een nieuwe opdracht. Zo word je snel wegwijs gemaakt. In het vervolg willen we meer van dergelijke interactieve rondleidingen door onze systemen bieden.’
Hoe ervaren onze klanten dan zelf zo’n adoptie? Voor Lisa van Lier, Marketing- en communicatieadviseur bij Oosterpoort is het zeker een geslaagd proces geweest. ‘We zijn blij dat we het nieuwe intranet hebben ingevoerd. Daarvoor hadden we een oud en statisch systeem, dus we merkten dat iedereen ook wel toe was aan iets moderns. Het draait bij ons nu zo’n jaar en we kunnen wel zeggen dat het best goed wordt gebruikt. Nieuwsberichten worden vaak gelezen en geliked en het helpt ook dat het meteen opstart als mensen aan het werk gaan. Ook hulpverleners die met hun iPad onderweg zijn, zitten dus direct in het systeem. De uitgebreide speurtocht en demo’s hebben bij de introductie dan ook wel geholpen. Ik kan daarom echt aanbevelen te investeren in een goede uitrol. Want als niemand het gaat gebruiken, schiet jouw intranet echt zijn doel voorbij.’
