De digitale ontwikkelingen in de zorgsector volgen elkaar razendsnel op. Wil je als organisatie up-to-date blijven met deze ontwikkelingen, dan moet je snel kunnen schakelen én een manier vinden om dit laagdrempelig aan te bieden aan je zorgmedewerkers. Terwijl GGZ-organisatie Lister al wel gebruikt maakte van een sociaal intranet als algemeen platform, bood het voor doorontwikkeling te weinig ruimte. Eind 2022 lanceerde zij daarom hun nieuwe sociaal intranet genaamd Lissy, met o.a. een Google Workspace integratie en alle ruimte om verder te ontwikkelen richting de toekomst.
Al 40 jaar begeleidt Lister volwassenen met een psychiatrische kwetsbaarheid en/of verslaving. De cliënt staat bij de werkzaamheden altijd centraal: wat willen zij, wat hebben zij nodig en wat kunnen zij zelf. Vanuit het vertrouwen in de eigen herstelkracht en regie over het eigen leven, biedt Lister zorg aan ongeveer 1900 cliënten en hun verwanten. Thuis of op een zorglocatie in de regio Utrecht staan de 900 medewerkers voor de cliënt klaar.
Mirjam Aveskamp, Communicatieadviseur bij Lister, vertelt: “Twee jaar geleden zaten we met Lister in een periode waarin digitalisering steeds belangrijker werd. We zijn toen veel gaan rondkijken naar wat er al mogelijk was. Als je dat dan vergeleek met wat wij hadden, dan kon het allemaal zoveel makkelijker gemaakt worden voor de medewerkers. Het oude intranet was niet alleen gedateerd, maar ook een maatwerkoplossing. Nieuwe functionaliteiten toevoegen of aanpassen kostte niet alleen veel tijd, maar ook geld. Kortom, het werd echt tijd voor een nieuwe oplossing.”
De organisatie was dus klaar voor een nieuw sociaal intranet, maar wat willen medewerkers? Mirjam: “Vanaf moment één hebben we collega’s gevraagd naar hun wensen en behoeften. Waar lopen zij tegenaan en wat voor functionaliteiten hebben zij nodig? Nog voordat we hadden gekozen voor een leverancier, zijn we begonnen met een intern onderzoek, waaronder vragenlijsten, workshops en interviews. Zo benadrukten collega's het belang van de vindbaarheid van informatie, een goed werkende zoekmachine, en een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke interface. Niet meer hoeven schakelen tussen systemen, maar alles op één plek kunnen vinden. Een duidelijke briefing waar we wat mee konden.”
Dat direct betrekken van medewerkers, wierp ook in een later stadium zijn vruchten af. Mirjam: “Juist doordat we collega’s direct betrokken bij het intranet, verliep de overgang naar de nieuwe werkplek eigenlijk heel soepel. Terwijl we er helemaal geen groot moment van hebben gemaakt. We hebben alleen een mailing rond gestuurd en een introductiefilmpje gemaakt op het portaal waarin we Lissy, zoals ons intranet heet, voorstelden. Een zogenoemde soft launch, maar voor ons zeker de juiste beslissing. Op ons feedbackformulier komen praktisch geen negatieve reacties binnen en er zijn geen problemen gemeld, zoals inlogproblemen of klachten. Heel positief allemaal dus!”
Lister werkt als organisatie al jaren met Google Workspace. Het nieuwe intranet moest daar dan ook mee kunnen integreren. Mirjam: “De koppeling met Google was een harde eis vanuit onze organisatie en speelde mee in onze keuze voor a&m impact. Onze Google Workspace sluit naadloos aan op het sociaal intranet. Collega’s vinden nu hun mail en agenda op de homepagina van het intranet. Ook kunnen de verschillende Google-applicaties zoals Drive en Docs eenvoudig vanuit het intranet worden geopend. Zo hoef je ook daarvoor niet meer te schakelen tussen externe systemen, heel fijn!” Guusje Vrieze, projectmanager bij a&m impact, vult aan: “Op de achtergrond synchroniseren we daarnaast de gegevens van gebruikers op het intranet met de informatie vanuit de Google-omgeving. Denk aan functie, afdeling/team en telefoonnummers. Zo hoeven medewerkers dit niet zelf in te vullen op het systeem. Deze synchronisatie met specifiek aangegeven Organisatie Eenheden in Google, maakt het ook mogelijk dat de juiste medewerkers toegang krijgen tot het intranet.”
Overstappen naar een nieuwe digitale werkplek vraagt in veel gevallen ook om een grondige opschoning van content. Mirjam: “Ook daar zijn we voor het project al mee begonnen. Op het oude intranet zijn we alle content al gaan controleren, zodat we het daarna gemakkelijk over konden zetten op het nieuwe intranet.” Zodra je live bent komt er echter ook weer nieuwe content bij, hoe gaat Lister daarmee om? Mirjam: “Als communicatieadviseur ben ik beheerder van het intranet, maar collega’s kunnen zelf ook veel content plaatsen. We hebben nieuwsberichten en groepen waar medewerkers zelf berichten kunnen plaatsen. Wij moedigen hen ook aan om dit vooral zelf in de groepen te plaatsen. Dit maakt de berichten zichtbaarder en zorgt ook voor meer interactie onder medewerkers.”
Dat groepen niet alleen geschikt zijn om in samen te werken, maar ook om informatie op een overzichtelijke manier te verzamelen, blijkt wel uit de werkwijze die ze bij Lister gebruiken. Mirjam: “Op ons oude intranet hadden we geen mogelijkheid voor teams om groepen aan te maken, waardoor informatie verspreid was over verschillende Google Sites en moeilijk vindbaar was. Bij de overgang naar een nieuwe digitale werkplek besloten we deze Google Sites uit te faseren en alle benodigde groepen op de nieuwe werkplek aan te maken. Hoewel de groepen nu vooral als naslagplaats voor documenten worden gebruikt en communicatie vaak via andere wegen, zoals WhatsApp plaatsvindt, worden algemene groepen zoals een Marktplaats-groep wel actief door alle collega's gebruikt.”
Mirjam: “De ontwikkelingen van het intranet lopen door vanuit a&m impact of vanuit zorgorganisaties in hun netwerk, zoals de beeldbank die we momenteel aan het inregelen zijn en de ONS-integratie die eraan zit te komen. Daarnaast heb je bij a&m impact een heel mooi basispakket wat je kan afnemen en waar je deze modules en koppelingen dan aan kan toevoegen. Zoals de koppeling met Zenya voor onze kwaliteitshandboeken. Zo is het toch nog op maat gemaakt voor Lister, maar wel met de mogelijkheden om telkens uit te breiden.”
Een van die modules die Lister toevoegde aan hun intranet was de mailingenmodule. Met deze module kan er direct vanuit het intranet een mailing worden verstuurd met content van het intranet. Mirjam: “De mailingenmodule hebben we direct vanaf het begin aan ons intranet toegevoegd. Zo houden we collega’s die niet iedere dag op het intranet kijken toch op de hoogte met een overzicht van alle berichten die zijn geplaatst. Je merkt echt dat er vlak na zo’n mailing meer lezers en meer kliks zijn, dus het stimuleert het gebruik van het intranet dus zeker.”
Het is best een project, een nieuw sociaal intranet ontwikkelen. Een fijne samenwerking is daarbij heel belangrijk. Gelukkig zat dat wel goed. Mirjam: “Het wekelijkse contact met onze projectmanager werkte prettig, vooral in het begin toen alles nieuw was, maar nu nog steeds. In alle stappen van het proces werden we begeleid en ook met doorontwikkelingen richting de toekomst. Voor je gevoel koop je gewoon echt een totaalpakket. Dat werkt heel fijn!” Mooie woorden en extra tof om te zien dat onze samenwerking zich komend jaar verder verdiept met de ontwikkeling van het cliëntenportaal voor Lister. Samen kijken we vooruit!
